Аудиторская проверка денежных средств

Соблюдение предельного размера при расчетах наличными между юридическими лицами – один из объектов проверки, он не должен превышать 100 000 (Сто тысяч) рублей в рамках одного договора.

Если из кассы выдавались ссуды физическим лицам - работникам, аудитор проверяет, за счет каких источников они выдавались (так как ссуды, о которых идет речь, могут быть выданы только за счет собственных средств), а также состояние учета выданных ссуд и наличие задолженности по ранее выданным ссудам, анализирует их остатки.4

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.5

 

2. Аудит операций по расчетному счету.

 

Аудиторская проверка операций по счетам в банке начинается с того, что аудитор знакомится со сведениями о рублевых счетах и счетах в иностранной валюте в банках, приложенными к налоговой отчетности.

При проверке операций по расчетному счету необходимо в первую очередь определить количество открытых расчетных счетов, определить, к какому типу они относятся, в какой валюте производятся расчеты по ним. Это необходимо для определения законности и достоверности операций безналичных расчетов. Аудитор сверяет остатки на расчётных счетах с остатками, указанными в справках банка об остатках денежных средств на определенную дату.

Операции по движению денежных средств на расчётных счетах оформляются первичными документами. К таким документам относятся:

- выписки банка с приложенными  утвержденными банком формами  расчетно - платежных документов: платежное  поручение, платежное требование, платежное  требование 

- поручение, платежный ордер, инкассовое поручение (распоряжение), заявление на взнос наличных  денег на расчетный счет, бланк  денежного чека на снятие наличных  денег с расчетного счета, поручение  на обязательную продажу валюты, поручение на покупку валюты, распоряжение резидента о переводе  купленной валюты и др.;

- первичные документы, прилагаемые  к расчетным банковским документам  и обосновывающие правомерность  совершаемых операций.6

Для достоверности операций, отраженных в регистрах бухгалтерского учета проверяемого предприятия необходимо сличить  показатели банковских выписок.

Аудит операций по валютному счету во многом имеет сходство с подходами, используемыми при проверке операций по рублевым расчетным счетам страховой организации, однако валютные операции имеют определенные особенности, которые аудитор проверяет, а именно:

- соблюдение требований  при работе с наличной валютой;

- своевременность и правильность  определения курсовых разниц  и их учета на бухгалтерских  счетах;

- правильность пересчета  в рубли стоимости активов  и обязательств, денежных и платежных  документов, выраженных в иностранной  валюте, для отражения в бухгалтерском  учете и бухгалтерской отчетности;

- использование курса  валюты на соответствующие даты  при проведении пересчета стоимости  активов и обязательств в рубли.

Серьезное внимание следует уделять содержанию операций, которые позволяет выявить перечисление авансов поставщикам по товарным операциям, операциям по оплате за выполненные работы, услуги.

Проверяя перечисления средств с расчетного счета за материалы, работы и услуги аудитору необходимо установить фактическое оприходование предприятием оплаченные ценности и принятие их по актам выполненных работ и оказанных услуг.

При выявлении расхождений необходимо показать сумму отклонений и выявить их причины.

 

3. Проверка выдачи средств на оплату труда.

 

По расчетам с работниками выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

Для проверки выдачи денежных средств на оплату труда аудитор запрашивает следующие документы:

-первичные документы  бухгалтерского учета, подтверждающие  выплаты физическим лицам: расчетные  ведомости, платежные ведомости, расходные  кассовые ордера, ведомости или  реестры на выдачу авансов, заработной  платы, премий,

-платежные банковские  документы по перечислению денежных  средств на счета или карты  физических лиц.

Также необходимо сверить правильность корреспонденции счетов по кассовым и банковским документам, проверить своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

Если имела место оплата труда в натуральной форме, то проверяющие анализируют документы, подтверждающие факты таких расчетов: приказы, договоры, соглашения, накладные, счета, счета-фактуры и др.

 

4. Аудит расчетов с подотчетными лицами.

 

Данные хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы организации (или  из банка) под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки достаточно трудоемок. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами представлена на рис. 1.

 

Общая схема проверки учета расчетов

с подотчетными лицами

 

                                           Рассчитанная

                                               сумма

┌───────────────┐Информация┌──────────────┐   остатка  ┌──────────────────┐

│Выдача денежных│о выданном│  Оформление  ├───────────>│Возврат остатка   │

│    средств    │  авансе  │  авансового  │Рассчитанная│подотчетной суммы │

│  подотчетному ├─────────>│    отчета    │    сумма   └──────────────────┘

│      лицу     │          │              │ перерасхода┌──────────────────┐

│               │          │              ├───────────>│Выдача перерасхода│

└───────────────┘          └─┬────────────┘            └──────────────────┘

                             ├─Покупка ТМЦ по чеку

                             ├─Расчеты с поставщиком

                             └─Отнесение на затраты

 

Рис. 1

 

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитор может использовать тест, содержащий следующие вопросы:

- соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на командировки по территории  Российской Федерации;

- соответствуют ли положениям  нормативных актов порядок, размеры  и условия возмещения расходов  на зарубежные командировки;

- соответствует ли положениям  нормативных актов налогообложение  расходов на командировку;

- соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  хозяйственные нужды;

- соответствует ли положениям  нормативных актов порядок выдачи  и расходования средств на  представительские расходы;

- соответствует ли положениям  нормативных актов документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами;

- соответствуют ли положениям  нормативных актов расчеты суточных (в том числе по загранкомандировкам) в бухгалтерском и налоговом  учете;

- имеется ли на предприятии  список лиц (приказ руководителя), которым разрешено выдавать деньги  на хозяйственные нужды;

- выдаются ли новые  авансы лицам, не отчитавшимся  по ранее полученным под отчет  суммам;

- оформляется ли письменная  документация (распоряжения руководителя  предприятия) по направлению работников  в командировки;

- организован ли аналитический  учет командировочных расходов;

- производится ли расчет  сумм, причитающихся работнику на  командировки.7

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами в организации. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он впоследствии установит достоверность отчетных данных.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств: наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов по форме, проверка арифметических расчетов, анализ и пр.

Операции с подотчетными лицами ведутся в соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации 12 октября 2011 г. N 373-П.

Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Аудитору необходимо удостовериться в том, что приказом руководителя утвержден перечень сотрудников, отвечающих за закупку материальных ценностей. В приказе должны быть оговорены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций работник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы.

Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Аудитору необходимо удостовериться в наличии соответствующего документа. Также аудитору необходимо проверить нормирование суточных для целей налогообложения. Размер суточных, которые организация выплачивает своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для бюджетных организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Типичные ошибки аудита  денежных средств.

 

Практика аудита расчетов наличными денежными средствами свидетельствует о множестве нарушений в этой области, в частности в оформлении кассовых документов. Типичными ошибками при заполнении кассовых документов являются:

- небрежность в заполнении  строк отдельных форм, если они  заполняются вручную, и смещение  строк, если заполняются на ПЭВМ;

- отсутствие номеров приходных  и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов;

- в приходных и расходных  кассовых ордерах не указаны  корреспондирующие счета и субсчета;

- в строке "Приложение" к приходному кассовому ордеру (ПКО) и расходному кассовому ордеру (РКО) даны не все реквизиты  соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей  и т.д.);

- даты квитанций к ПКО  не совпадают;

- суммы НДС выделяются  неверно;

- фамилии, имена и отчества  лиц, подписывающих кассовые документы, заполняются неразборчиво, а в  некоторых случаях отсутствуют;

- имеются подчистки, помарки, исправления;

- бухгалтеры и кассиры  вносят исправления не по установленным  правилам.

Анализ нарушений в кассовых документах показал, что большое число ошибок возникает при оформлении авансовых отчетов и кассовых книг. Например, при проверке авансовых отчетов обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами в первичных документах, принятых к учету. При большом количестве прилагаемых документов имеются ошибки в подсчете сумм.

Нарушения и злоупотребления возникают при отражении в авансовых отчетах остатков или перерасхода предыдущего аванса. Бухгалтеры часто пренебрегают необходимостью регистрировать все авансовые отчеты в отдельном журнале, что приводит к нарушению последовательности в их оформлении.