Аудит товарно-материальных ценностей принятых в переработку, на хранение или на комиссию

В процессе аудиторско-контрольных процедур объектом исследования являются оперативная и служебная информации. В оперативном учете приводятся данные по каждому поставщику. Изучается, как осуществляется оперативный учет в проверяемой организации: указываются ли по каждому поставщику в отдельности ассортимент и сроки поставки материалов по договору и приводится ли на основании документов фактически поступивший ассортимент материалов с указанием даты поступления. Важно выяснить достоверность приведенной информации, выявить поставщиков, нарушавших условия договора. Устанавливают, предъявлялись ли штрафные и другие санкции к нарушителям договорной дисциплины, возмещены ли они организации.

Приступая к проверке полноты оприходования и правильности оценки покупных материальных ценностей, прежде всего, устанавливают, соответствуют ли итоговые суммы, отраженные в ведомостях учета материальных ценностей, данным учетных регистров.

В случае расхождения устанавливают их причины. Они могут быть результатом небрежного отношения бухгалтеров к выполнению своих обязанностей: иногда такие расхождения являются следствием неполного оприходования ценностей. Особое внимание уделяется проверке операций по счету 671 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

По авансам, выданным на поставку материальных ценностей, выставленным аккредитивам, векселям, выданным и акцептованным, устанавливают по каждой сумме в отдельности полноту оприходования материальных ценностей, не истекли ли сроки поставки, выясняют причины задержки поступления материалов. Основными документами для оприходования материальных ценностей являются сопроводительные документы поставщиков, приложенные к отчетам материально ответственных лиц: товарно-транспортные накладные, налоговые счета-фактуры, спецификации, упаковочные ярлыки, качественные удостоверения, приемные квитанции и другое в зависимости от вида груза, его упаковки и способа доставки. Внутренними документами, которыми оформляются поступившие ценности, могут быть сопроводительные документы поставщиков с наложенными штампами получателя груза, приемные акты, приходные накладные и некоторые другие документы, в зависимости от принятого порядка оформления приема груза.

При проверках полноты оприходования материальных ценностей внутренние документы сверяются с сопроводительными документами поставщиков. Проверяющие изучают правильность составления актов на расхождение по количеству и качеству поступивших материальных ценностей и своевременность предъявления претензий к поставщикам или транспортной организации. Многие такие расхождения обусловлены присвоением материальных ценностей и оформлением подложных актов в целях сокрытия недостач или пересортица материальных ценностей. Сомнительные документы надо сверить с записями в отчетах материально ответственных работников, проверить правильность корреспонденции счетов и производственных записей в регистрах бухгалтерского учета (накопительных ведомостях, журналах-ордерах), в которых сделаны записи по оприходованию ценностей, приведенных в сомнительных документах.

Одновременно с проверкой полноты оприходования материальных ценностей изучают правильность их оценки. Если учет материалов осуществляется по учетным ценам, проверяют, правильно ли подсчитано отклонение в стоимости материалов.

Проверяют первичные документы, на основании которых отражены в учете покупная стоимость материальных ценностей и транспортно-заготовительные расходы по их приобретению. При большом документообороте используется прием выворотки документов по интервалу в заданной совокупности.

При проверке документов, по которым оплачены или начислены расходы, устанавливают, предусмотрены ли они договором и не превышают ли действующих тарифов на перевозку грузов, а также выясняют, правильно ли они присоединены к тем группам или отдельным наименованиям ценностей, за которые произведена или начислена оплата.

В ходе обследования особое место отводится проверке закрепления материальной ответственности за работниками, связанными с приемом, хранением и отпуском ресурсов.

По имеющимся документам у материально ответственных работников проверяют своевременность оформления и записей в книги или карточки складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья. Они могут создаваться несколькими способами: за счет замены сырья при изготовлении готовой продукции; в результате обвеса, обсчета, обмера покупателей; оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

Для выявления неучтенных излишков материалов, готовой продукции и других ценностей в процессе обследования следует использовать данные складского учета. Если создаются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных видов ценностей за определенные периоды превышает их приход и, таким образом, накапливаются неучтенные излишки соответствующих ценностей. Этот перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований сортов. Такие излишки обычно изымаются в счет последующих поступлений или выписки бестоварных документов до проверки их фактического наличия при последующей инвентаризации.

Важнейшими условием предупреждения расхищения материальных ценностей является должная постановка пропускной системы при ввозе на территорию организации и вывозе. Источниками проверки являются книги регистрации пропусков, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, сообщения охранников-контролеров и органов милиции о вывозе и выносе с территории организации материальных ценностей без должного оформления, приказы о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и др.

В процессе проверки устанавливают соответствие данных складского учета с показателем синтетического учета со счетом подраздела 20 - "Материалы". Для этого общий итог остатков (в суммарном выражении) по сальдовой ведомости сверяют с остатками на конец месяца, приведенными в оборотной ведомости. Такое сопоставление проводится по каждому складу в отдельности. Общие обороты выбытия материалов за месяц по всем складам и остатки материалов на конец месяца, приведенные в ведомости, сверяют с кредитовым оборотом и остатками со счетом подраздела 20 - "Материалы" в Главной книге. Если все расхождения явились результатом запущенности учета материальных ценностей, то проверка прекращается до восстановления бухгалтерского учета.

Отпуск материальных ценностей со складов в производство оформляется различными документами в зависимости от принадлежности предприятия к соответствующей отрасли. Ими могут быть лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами, акты-требования на замену материалов или на дополнительный их отпуск, комплектовочные ведомости, раскройные карты, заборные листы и другие.

Одновременно следует внимательно проанализировать данные складского учета после отпуска материальных ценностей. В результате представляется возможным выявить размер завышенных списаний, что приводит к созданию не учетных излишков материалов на складах с последующим их изъятием.

Основная цель анализа материальных ценностей инвентаризации заключается в проверке соблюдения требований Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации.

Как предусмотрено Методическими указаниями, проведение инвентаризации обязательно:

* при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

* перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября;

* при смене материально ответственных лиц (на день приема - передачи дел);

* при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

* в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

* при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством Республики Казахстан или нормативными актами Министерства финансов РК.

Проверяют наличие в бухгалтерии всех необходимых документов, подтверждающих факт проведения инвентаризаций:

* приказов или распоряжений о проведении и составе комиссий;

* материальных отчетов;

* инвентаризационных описей, сличительных ведомостей;

* письменных объяснений материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций;

* протоколов, приказов и других документов по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций.

Для проверки качества инвентаризаций нужно проанализировать данные инвентаризационных описей и установить:

* указано ли в них место, где проводилась инвентаризация (склад, цех, кладовая), и время ее проведения;

* полностью ли записаны наименования материалов, их марки, сортность, артикулы и другие отличительные признаки;

* оговорены ли исправления в установленном порядке;

* приведены ли на каждой странице описей прописью показатели числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей общий итог количества всех единиц в натуральном выражении;

* наличие на инвентаризационных описях подписей членов комиссии, а также записи материально ответственных лиц о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

Потери от порчи, брака и боя оформляются отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования по каждому виду ценностей, причин потерь и возможного их использования. Списание же их за счет предприятия может быть произведено лишь по решению руководителя организации.

В процессе проверки выясняют, соблюдается ли порядок оформления списания потерь и не производится ли их повторное списание. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета должны регулироваться в следующем порядке.

Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных законодательством, списываются по распоряжению руководителя организации соответственно на издержки производства и обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах норм определяется после зачета недостач ценностей излишками в результате пересортицы. В том случае,

если после зачета все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача, произошедшая по вине материально ответственных лиц.

Неотъемлемой частью контроля сохранности материальных ценностей на складах предприятия является проверка складского учета. Практика работы показывает, что основные нарушения в ведении складского учета состоят в наличии отрицательных переходов остатков ("красивое сальдо") по видам материальных ценностей отсутствие записи о поступлении материалов по отдельным приходным документам, расхождении между данными карточек складского учета и бухгалтерского учета, завышении количества списываемых документов на расход материалов, неправильном подсчете переходящих остатков и др. Известно, что учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках складского учета материалов. Карточка открывается на каждый номенклатурный номер отдельно, поэтому такой учет называют сортовым и осуществляют его в натуральном выражении. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходный ордер требование, накладная и др.) в день совершения операции. Поэтому, проверяя состояние учета движения материальных ценностей на складах предприятия, аудитор должен обратить внимание на достоверность записи и правильность составления ведомости учета движения материалов по первичным документам на прием и отпуск материалов, сданных в бухгалтерию предприятия.

Для анализа запасов материальных ценностей используют карточки складского учета, оборотные (сальдовые) ведомости и инвентаризационные описи, а также первичные документы.

Проводя аудит производственных запасов, следует иметь в виду, что первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью к рациональному использованию материальных ресурсов. Проведя акты и другие документы на покупку у физических лиц материальных ценностей по рыночным ценам, оплаченных наличными деньгами из кассы или из подотчетных сумм, аудитор устанавливает достоверность этих операций и правильность оформления актов: наличие в них паспортных реквизитов, адресов и расписок граждан в получении денег;

достоверность подписей сотрудников предприятия, подтверждающих факт покупки материалов по рыночным ценам; наличие подписи руководителя предприятия, утвердившего акт совершения покупки; полноту оприходования закупленных ценностей - под отчет материально ответственного лица.

Далее аудитору следует тщательно проводить правильность бухгалтерских записей по отпуску материальных ценностей со склада на различные цели. При этом должны делаться следующие записи на счетах бухгалтерского учета: