Аудитору  необходимо также проверить полноту  и правильность регистрации исходных данных в компьютерной системе. Полнота  ввода информации означает, что все необходимые данные, содержащиеся в первичных документах, включены в систему обработки. Правильно зарегистрированными данными можно считать те, которые по форме соответствуют принятым в системе электронной обработки данных обозначениям и терминам, а по содержанию несут точную информацию о хозяйственной операции или факте хозяйственной деятельности и способе ее обработки.

   Также аудитор должен оценить возможности  системы компьютерной обработки  данных в части:

• гибкого реагирования на изменения хозяйственного, налогового или иного законодательства с точки зрения настройки программного обеспечения;
• формирования бухгалтерской и внутренней управленческой отчетности;
• осуществления аналитических процедур;
• расширения функций компьютерной системы.

   Аудитор должен оценить квалификацию бухгалтерского персонала в области компьютерной обработки данных, в частности: имеют  ли специалисты соответствующее  высшее или среднее специальное  образование, или прошли курс обучения в области информационных технологий, или изучение системы компьютерной обработки данных происходило самостоятельно.

   При проведении аудиторской проверки расчетов с поставщиками и покупателями в  системе компьютерной обработки  данных, аудитор проверяет, составляются ли в данной системе все необходимые документы, такие как: счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера, закрепляются ли ТМЦ за материально ответственными лицами, все ли документы отмечаются в журналах регистрации и т.д.  
 

Глава 2. Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, дебиторами и кредиторами 

2.1. Расчеты с поставщиками  и подрядчиками. Авансы  поставщикам. Что  такое исковая  давность? 

 Прежде  чем говорит об аудите  расчетов  с поставщиками и подрядчиками, хотелось бы  вкратце рассказать  о том, кто такие поставщики и подрядчики, почему они иногда называются кредиторами, а также о том, чем отличается счет от договора.

          Если поставщик выполняет какие-то  работы, он чаще всего называется  подрядчиком или исполнителем. Если  речь идет об оказании услуг,  то лицо, поставляющее (оказывающее) нам услуги, также обычно именуется исполнителем. С точки зрения бухгалтерского учета это не имеет большого значения. Все эти персонажи учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

      Никакие товары, работы или услуги не поступают просто так, ни с того, ни с сего. Поэтому фирмы должны как-то письменно оформить сделку.

      Прежде  всего, это может быть договор. Чаще всего так оно и бывает. В  договоре стороны описывают вид  обязательства (поставка  товара, ремонт оборудования и т.д.), оговаривают сроки исполнения обязанностей, порядок оплаты, порядок приемки, ответственность сторон за нарушение договора и т.д. Договор подписывается руководителями предприятий или иными уполномоченными на это лицами, и скрепляются печатями сторон. Стороны договора обязательно имеют по одному экземпляру договора. В случае изменения условий договора к нему может быть заключено дополнительное соглашение, в котором указывается, что пункт такой-то договора теперь будет звучать иначе, и далее приводится новая формулировка изменяемого пункта. В дополнительном соглашении обязательно должно быть сказано, что оно является неотъемлемой частью договора. Дополнительное соглашение обычно подписывается  теми же лицами, что подписывали договор, но это могут быть и другие лица уполномоченные руководителем лица. Таких дополнительных соглашений может быть сколько угодно. Если один и тот же пункт договора меняется несколькими дополнительными соглашениями, то действует последний вариант. Бухгалтер должен знать обо всех дополнительных соглашениях.

      В договоре написано, как подтверждается его исполнение. Если это поставка, то исполнение договора подтверждается накладными, если оказание услуг, то актом. В зависимости от этого бухгалтер  принимает к учету то самое, что и было предметом договора: материал, товар, работу, услугу. В договоре может быть указано, что выполнение работ принимается частями, по этапам, но тогда и этапы должны быть описаны. Все накладные и акты должны обязательно поступать бухгалтеру. На  основании этих документов и делаются записи:

      Дт 10 Кт 60

      Дт 41 Кт 60

      Дт 08 Кт 60

      Дт 26 Кт 60

      Одновременно  фирма получает и «нагрузку» в  виде НДС.

      Дт 19 Кт 60

      Предприятия не всегда оформляют свои отношения  договором. С точки зрения законодательства это необязательно. Если фирма всем оказывает одинаковые разовые услуги или продает имущество на одинаковых условиях, то она может не оформлять договор, а просто выставить покупателю-получателю счет. Покупатель-получатель счет оплачивает, и эти взаимоотношения действующим законодательством  приравниваются к договорным.

      Если  мы получили от поставщиков и подрядчиков  материалы, оборудование, работы и т.д., но еще не заплатили им, мы им должны. Они наши кредиторы, и кредит счета 60 ясно указывает на это. Поэтому задолженность перед поставщиками и подрядчиками называется кредиторской задолженностью. Рассчитываясь с нашими поставщиками, мы погашаем кредиторскую задолженность перед ними.

      Дт 60 Кт 51

      Дт 60 Кт 50

Авансы  поставщикам

      Довольно  часто фирма-покупатель выдает аванс своему поставщику. Авансом (предоплатой) называется сумма, которую перечисляют до выполнения работ, оказания услуг, даже если это произошло на один день раньше. Поскольку движение денег произошло раньше выполнения обязательств, в этом периоде возникает дебиторская задолженность поставщика, ведь не мы должны ему деньги за товары, а он должен нам товары за наши деньги. И так, дебиторской  задолженностью называется задолженность других лиц перед организацией. В случае с перечисленными авансами  она отражается на том же счете 60, но на отдельном субсчете. Мы назовем его 60-авансы.

      Перечислив  авансы, мы показываем дебиторскую  задолженность:

      Дт 60-авансы Кт 51

      Когда-то, подо что мы выдали аванс, поступает, мы отражаем это поступление в  обычном порядке:

      Дт 10, 08 Кт 60

      А вместо расчета показываем, что ранее  выданный аванс «закрывается»

      Дт 60 Кт 60-авансы

Исковая давность

      Представим, что некоторое  имущество от поставщика поступило, а мы его не оплачиваем. Это конечно нехорошо, но поскольку  в жизни такое нередко случается, рассмотрим и этот вариант.

      Итак, ценности поставлены, работы выполнены  и возникла кредиторская задолженность.

      Дт 10, 08 Кт 60

      По  закону, кредитор имеет право через  суд требовать выполнения обязательств по оплате в течение 3 лет. Этот срок называется сроком исковой давности, и установлен он в статье 196 Гражданского кодекса. Он является обязательным, стороны не могут в договоре установить другой срок. По истечении этого срока поставщик, конечно, может пойти в суд, но покупатель вправе сослаться на истечение срока исковой давности, и суд откажет поставщику в иске. Правда, покупатель может и после истечения срока давности заплатить своему поставщику, но он не обязан этого делать, и если он это сделает, то это уже большая любезность с его стороны.

      Если  истек срок давности, покупатель списывает  кредиторскую задолженность проводкой:

      Дт 60 Кт 91

      Это считается доходом покупателя, ведь он приобрел в свое время некоторые  ценности, но так и не отдал ничего взамен. С этого дохода фирма заплатит налог на прибыль.

      Такая проводка не делается просто так. Сначала  должна быть произведена инвентаризация кредиторской задолженности, составлен  акт инвентаризации, затем издан  приказ руководителя о списании кредиторской задолженности. Вот тогда и списываем. Ведь бухгалтер не имеет права решать за руководителя, что ему делать – заплатить все-таки поставщику или забыть о нем.

      Точно такая же проводка будет сделана  и в том случае, если наш кредитор объявлен банкротом или вовсе  прекратил свое существование. Ведь с этой минуты нам просто некому будет платить. Если это событие произошло до истечения срока в 3 года, то нам уже незачем дожидаться истечения срока давности, ведь в любом случае требовать долг некому. Опять-таки, для проведения такой записи необходим приказ руководителя.   
 
 

2.2. Аудит состояния  расчетов с поставщиками  и подрядчиками 

     Одним из важнейших моментов, которые характеризуют  финансовое состояние предприятия, является состояние расчетов с дебиторами и кредиторами.

     Проверка  правильности отражения в бухгалтерской отчетности расчетных операций является важным и трудоемким этапом аудиторской проверки. Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками - лишь часть проверки финансово-хозяйственной деятельности организации. Его целью является установление соответствия применяемой в организации методики учета, нормативным актам, действующим на территории Российской Федерации. Расчеты с поставщиками и подрядчиками имеют место практически на любом предприятии. К ним можно отнести следующие расходы:

• приобретение товарно-материальных ценностей для дальнейшей перепродажи или для собственного потребления;
• оплата услуг оказанных другими организациями;
• оказание услуг сторонним организациям.

   Основными задачами при аудите расчетов с поставщиками и подрядчиками являются:

• установление реальности дебиторской и кредиторской задолженности;

проверка  наличия просроченной дебиторской  и кредиторской задолженности;

• установление дебиторской и кредиторской задолженности, по которой прошел срок позывной давности;
• проверка списания задолженности, срок позывной давности, по которой прошел;
• проверка правильности учета дебиторской и кредиторской задолженности в зависимости от принятого метода определения реализации и видов реализации;
• проверка правильности и обоснованности списания задолженности.

   Источниками информации для поведения аудита расчетов с  поставщиками, подрядчиками, дебиторами и кредиторам являются:

• регистр синтетического учета и отчетность (баланс (ф. № 1), главная книга).
• регистры синтетического и аналитического учета расчетов.

       договора и др.).

     Эти основные вопросы аудитор должен изучить, дать им оценку, высказать  суждение в аудиторском заключении и сделать предложения по выявленным нарушения и отступлениям от установленных  правил учета.

     Непосредственную  проверку начинают с установления соответствия данных бухгалтерского баланса, Главной книги, регистров синтетического и аналитического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», актов сверки расчетов с данными по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет».

     Проверка  по счетам расчетов должна осуществляться по следующим основным направлениям: наличие и правильность оформления документов, определяющих права и  обязанности сторон по поставке материальных ценностей (работ, услуг); правильность оплаты или получения сумм за полученные или отгруженные материальные ценности; полнота оприходования и списания полученных ценностей.

     При проверке следует обратить внимание на следующее:

• имеются ли договора на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;

  При этом следует иметь в виду, что  к важнейшим основам правопорядка при осуществлении сделок на поставку товаров (выполнения работ или оказания услуг) относятся соблюдение формы  договора, полнота и своевременность  исполнения обязательств сторонами соответствующих договоров вне  зависимости от срока договора. (Указ Президента РФ от 20 декабря 1994г. №2204 «Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнения работ или оказания услуг)»). Сделки, осуществляемые сторонами умышленно без соблюдения установленной Гражданским кодексом РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, в соответствии с Гражданским кодексом РФ являются ничтожными. Установлено, что обязательным условием договоров, предусматривающих поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг), является определение срока исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы или оказанные услуги).