Аудит расходов по основной деятельности

     К договору аренды нежилого здания, заключенного с ЗАО «Альфа не приложены копии планов БТИ (план-спецификация) с указанием конкретных помещений, переданных в аренду.

Согласно  вышеназванного договора в аренду передается часть нежилого здания.

Нормативное регулирование:

Правоотношения  по договорам аренды регулируются положениями  главы 34 ГК РФ. В частности, согласно п.3 ст.607 ГК РФ в договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие  определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается  не согласованным сторонами, а соответствующий  договор не считается заключенным.

В соответствии  с п.2 ст.611 ГК РФ имущество сдается  в аренду вместе со всеми его принадлежностями и относящимися к нему документами (техническим паспортом, сертификатом качества и т.п.), если иное не предусмотрено  договором.

Договоры  аренды должны содержать:

- сведения  об этажах, на которых расположены  арендуемые помещения, их номерах,  а также размер площади арендуемого  помещения; 

местонахождение помещения (точный адрес здания, в  котором оно находится);

- техническое  состояние помещения, обеспеченность  тепло- и водоснабжением, охраной.

Все необходимые  сведения о предмете аренды могут  содержаться, как непосредственно  в договоре, так и в отдельном  документе, который составляется при  передаче имущества арендатору и  является неотъемлемой частью договора, например в акте приема - передачи.

При передаче объекта аренды арендатору необходимо не только дать подробное описание имущества, но и четко отразить в  договоре (акте приемки - передачи) его  техническое состояние (наличие  неисправностей или иных недостатков).

Рекомендации

Для обоснования  произведенных расходов приложить  следующие документы:

- план-спецификацию - поэтажный план здания с указанием  расположения внутри него сдаваемых  в аренду помещений;

В актах приемки-передачи помещений указывать все необходимые  сведения о предмете аренды. 

     2. В  бухгалтерском учете  и для целей  налогообложения  Обществом признавались  расходы с нарушениями  установленного порядка  оформления первичных  документов, подтверждающих  указанные расходы.

Так, например, в актах ОАО «Научный центр» № 73 от 31.03.2009г.  на сумму 38 036,88 руб., в  т.ч. НДС 5802,24 руб., ЗАО «Премьер-Л» № 00000391 от 29.02.2008г. на сумму 126 763,91 руб., в т.ч. НДС 19 336,87 руб. отсутствуют наименования должностей лиц, подписавших документы;

Нормативное регулирование

Согласно  п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные  учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в частности, дату составления документа, наименование должностей лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Согласно  ст.313 НК РФ первичные учетные документы  являются подтверждением данных налогового учета.

Таким образом, нарушения в оформлении актов  выполненных работ (оказанных услуг) влекут за собой риск непризнания  расходов налоговыми органами для целей  налогообложения прибыли.

Рекомендации

Устранить указанные  нарушения. Не принимать к учету  документы, оформленные с нарушениями.

3. Расходы могут быть сочтены документально неподтвержденными для целей бухгалтерского и налогового учета по причине отсутствия в документах необходимых реквизитов.

В ряде актов  выполненных работ (оказанных услуг) отсутствуют наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления: например, акты  ООО «Март» на общую сумму 373 тыс. руб., акты ООО «Флиппост» на общую сумму 27 тыс. руб.

Нормативное регулирование:

Согласно  п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные  учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в частности, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления.

Согласно  п. 1 ст.252 НК РФ под документально  подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством  РФ. Письмом ФНС РФ от 05.09.2005 № 02-1-07/81 разъяснялось, что все хозяйственные  операции организации должны соответствовать  требованиям ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Следовательно, в целях обоснованного подтверждения  расходов для целей бухгалтерского и налогового учета необходимо иметь  документы, содержащие все обязательные реквизиты. 

4. В состав затрат были включены транспортные расходы, не подтвержденные документально.

В течение  проверяемого периода Общество приобретало  товарно-материальные ценности. Для  доставки грузов Общество заключило  договор транспортной экспедиции № 00126 от 01.03.2009 г. с ЗАО «Столичное грузовое агентство».

В соответствии с условиями договора ЗАО «Столичное грузовое агентство» принимает на себя обязательства за вознаграждение и  за счет Общества выполнить или организовать выполнение транспортно-экспедиционных услуг, связанных с перевозкой грузов, принадлежащих Обществу.

В качестве документов, подтверждающих выполнение ЗАО «Столичное грузовое агентство» обязательств перед  Обществом является акт выполненных  работ, в котором указывается  стоимость транспортных операций по доставке грузов и сумма вознаграждения экспедитора. Документы, подтверждающие транспортные расходы Общества, экспедитор (ЗАО «Столичное грузовое агентство»)  не предоставляет.

Нормативное регулирование

Согласно  ст. 805 ГК РФ экспедитор имеет право  привлекать для исполнения своих  обязанностей других лиц.

Если экспедитор воспользуется этим правом и обязанности  по договору транспортной экспедиции будут выполняться третьим лицом, деятельность экспедитора будет  являться посреднической.

Следовательно, в данном случае необходимо руководствоваться  ст. 1005  и 1008 ГК РФ.

В соответствии  со ст. 1005, по агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершать по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия от своего имени, но за счет принципала либо от имени и за счет принципала.

В соответствии со ст. 1008, в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и  в сроки, которые предусмотрены  договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Если агентским  договором не предусмотрено иное, к отчету агента должны быть приложены  необходимые доказательства расходов, произведенных агентом за счет принципала.

Принципал, имеющий  возражения по отчету агента, должен сообщить о них агенту в течение тридцати дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет  считается принятым принципалом.

Кроме того, в соответствии  со ст. 252 НК РФ, в  состав расходов включаются документально  подтвержденные и экономически обоснованные расходы.

Таким образом, если экспедитор оказывает услуги по организации перевозки груза  для клиента, а также дополнительные услуги, он должен в подтверждение  выполнения договора представить:

- договор  на оказание транспортно-экспедиционных  услуг;

- договор  с перевозчиком;

- отчет экспедитора,  к которому должны быть приложены  перевозочные документы или их  копии;

- документы,  подтверждающие оказание и оплату  дополнительных услуг.

Рекомендации 

Запросить у  ЗАО «Столичное грузовое агентство» документы, подтверждающие факт перевозки  грузов и сумму расходов на перевозки.

Не подтверждена экономическая обоснованность рекламных  расходов. 

5. Размещение рекламного  ролика  на радиостанциях  по договору с  РМА «Медиа Мир». По договору без  номера от 3.07.09. Отсутствует  подтверждение текста  размещаемой рекламы:  Акт от 31.07.09 на  сумму 327092,50 руб.

Нормативное регулирование

Согласно  п. 1 ст. 252 НК РФ Общество может уменьшить  полученные доходы на сумму обоснованных и документально подтвержденных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Под обоснованными  расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых  выражена в денежной форме. Под документально  подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством  РФ. Расходами признаются любые затраты  при условии, что они произведены  для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, расходы на продажу Общества в  целях налогового учета завышены на сумму руб. Налог на добавленную  стоимость по этим расходам вычету не подлежит.

Рекомендации

Внести изменения  в  налоговый учет Общества.

Сдать в инспекцию  МНС РФ по месту регистрации Общества уточненные декларации по налогу на прибыль  и налогу на добавленную стоимость.

 

2.9. Отчёт о  результатах проверки расходов  ООО «Фармамед» 

    Таблица 13

     Отчетный  документ о результатах проверки расходов