Аудит расчетов с подотчетными лицами

- другие расходы  (оплату услуг связи или почты).

Размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Командировочные расходы, возмещаемые работнику, не являются доходом физического лица и не облагаются НДФЛ. При этом возмещаемые командировочные расходы освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

Для целей обложения  НДФЛ возмещаемые командировочные расходы подлежат нормированию, в частности, необлагаемый размер суточных для целей НДФЛ составляет:

- не более  700 руб. за каждый день нахождения  в командировке на территории Российской Федерации;

- не бoлее 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

На оплату командировочных расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. Аудитору необходимо проверить возмещение суммы расходов по найму жилого помещения, расходов по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание.

Аудитор должен удостовериться в том, что первичные  документы установленной формы имеют все обязательные реквизиты, квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо, так как документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают.

Суммы НДС, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания принимаются к вычету. Для этого аудитору необходимо удостовериться, что расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой НДС. В этом случае данные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль организации. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры гостиницы. Расходы на проезд к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают:

- стоимость билета  на транспортное средство общего  пользования (самолет, поезд и  т.д.);

- оплату услуг,  связанных с предварительной  продажей (бронированием) билетов;

- плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- стоимость проезда  транспортом общего пользования  к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

- сумму страховых  платежей по обязательному страхованию  пассажиров на транспорте.

Аудитору необходимо удостоверить факт наличия соответствующих  оправдательных документов, служащих основанием для признания расходов по служебным командировкам (в частности, проездных билетов), а также соответствия размера возмещаемых сотруднику расходов по служебным командировкам размеру, установленному коллективным договором или приказом руководителя организации.

Сумма НДС дoлжна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Далее аудитору необходимо проверить обоснованность выплаты суточных за каждый день нахождения командированного работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).

Направление работника  в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения. Выплата  работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Работнику при  направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право  въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

Еще одним аспектом аудита является проверка правильности возмещения сумм представительских  расходов.

Аудитор должен проверить произведенные представительские  расходы, которыми считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 НК РФ.

Для кoнтроля за затратами по приему делегаций в организации должны быть установлены предельные размеры отдельных видов представительских расходов. Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Аудитору необходимо удостовериться в наличии такого приказа.

После окончания  приема работник, ответственный за расходование средств на представительские  расходы, должен составить авансовый отчет по форме N АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные документы, подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки, закупочные акты и т.п.).

Сумма представительских  расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% затрат организации на оплату труда. Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма НДС по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету.

В бухгалтерском  учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным  суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по подотчетным лицам и оборотной ведомости или журнале-ордере.

Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и конец месяца и обороты по счету в аналитическом и синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

При выдаче рабoтнику наличных денег из кассы организации на хозяйственные расходы аудитору необходимо удостовериться, что в бухгалтерском учете сделана запись:

Дебет 71, субсчет  «ФИО», Кредит 50.

При утверждении  авансового отчета по данной подотчетной  сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм, что отражается записью:

Дебет 44, 10, 08, Кредит 71.

Если организация  является плательщиком НДС, то суммы  налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается записью:

Дебет 19, Кредит 71.

Если подотчетное  лицо не использовало всю сумму выданного  аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция должна быть отражена записью:

Дебет 50, Кредит 71.

Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94:

Дебет 94, Кредит 71.

В дальнейшем, если сумма неизрасходованного аванса удержана из заработной платы работника, то в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет 70, Кредит 94.

При погашении  работником суммы долга по подотчету  можно также использовать счет 73. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки, в бухгалтерском учете производятся записи:

Дебет 94, Кредит 73,

Дебет 73, Кредит 50.

Так как в  настоящее время достаточно широкое  применение получают расчеты с применением пластиковых карт, подотчетные лица нередко оплачивают командировочные или представительские расходы с помощью такого платежного средства. Для того чтобы иметь возможность рассчитаться карточкой, организация должна предварительно зачислить денежные средства на специальный счет в банке. При этом в учете делаются записи:

Дебет 55, Кредит 51 (52) - переведены денежные средства на специальный карточный счет,

Дебет 71, Кредит 55 - перечислены денежные средства работнику  для оплаты командировочных (представительских) расходов.

1.4 Заключительный этап

На завершающей  стадии аудиторской проверки аудиторская  организация должна подготовить  и предоставить проверяемому экономическому субъекту письменный отчет по результатам проведения аудита.

Аудиторская организация, в соответствии с ФПСАД № 22 «Сообщение информации, получаемой по результатам аудита, руководству аудируемого лица и представителям его собственника», обязана указать в письменном отчете аудитора все связанные с фактами хозяйственной жизни экономического субъекта ошибки и искажения, которые оказывают или могут оказать существенное влияние на достоверность его бухгалтерской отчетности. Кроме того, в письменном отчете аудитора может быть указана любая информация, касающаяся проведенного аудита и фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, которую аудитор сочтет целесообразной.

Письменный отчет - это конфиденциальный дoкумент, поэтому он может быть передан только следующим лицам:

- лицу, подписавшему  договор (контракт, письмо-обязательство)  на оказание аудиторских услуг;

- лицу, прямо  указанному в качестве получателя письменного отчета аудитора в договоре (контракте, письме-обязательстве) на оказание аудиторских услуг;

- любому другому  лицу в случае письменного  указания на то в адрес аудиторской организации лица, подписавшего договор (контракт, письмо-обязательство) на оказание аудиторских услуг.

Письменный отчет готовиться не менее чем в двух экземплярах, один из которых приобщается к рабочей информации, другой передается аудируемому лицу. Когда все выявленные ошибки обсуждены и исправлены либо остались неисправленными в силу разногласий между аудиторской организацией и клиентом составляется аудиторское заключение.

В соответствии с пунктом 1 закона «Об аудиторской  деятельности» № 307-ФЗ аудиторское заключение – официальный документ, предназначенный для пользователей финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица, содержащий выраженное в установленной форме мнение аудитора о достоверности во всех существенных отношениях финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица и соответствии порядка ведения им бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации.

Описание распределения  ответственности в отношении  бухгалтерской отчетности между аудируемым лицом и аудитором, а также объема аудита приводится в частях аудиторского заключения, озаглавленных «Ответственность аудируемого лица за бухгалтерскую отчетность» и «Ответственность аудитора».

В части аудиторского заключения «Ответственность аудируемого  лица за бухгалтерскую отчетность»  должно быть приведено:

а) указание на уполномоченных аудируемым лицом лиц, отвечающих за составление и достоверность бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами отчетности;

б) oписание ответственности указанных лиц за составление и достоверность бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами отчетности.

В части аудиторского заключения «Ответственность аудитора»  приводится описание объема аудита и  указывается, что:

а) ответственность  аудитора заключается в выражении  мнения на основе проведенного аудита;

б) аудит был  проведен в соответствии с федеральными стандартами аудиторской деятельности, а также что эти стандарты требуют соблюдения применимых требований профессиональной этики аудиторов (этических норм), а также планирования и проведения аудита таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность достоверна во всех существенных отношениях;