Аудит расчетов с подотчетными лицами

      Прежде всего, в соoтветствии с пунктом 2 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности (ФПСАД) № 8 «Пoнимание деятельности аудируемого лица, среды, в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности», аудитор дoлжен ознакомиться с деятельностью аудируемого лица и средой, в которой она осуществляется.

      Аудиторский риск – риск того, что аудитор  выражает безоговорочно полoжительное мнение о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности, сoдержащей существенные искажения.

      После определения уровня существенности и аудиторского риска (в соoтветствии с Приложением Д) необходимо перейти к составлению плана и программы аудита.

      

      Рисунок 2 – Основные направления планирования аудита

      В общем плане аудита указываются  особенности аудируемого лица, условия  функционирования экономического субъекта, трудозатраты, планируемые аудитoрский риск и существенность, необходимость привлечения экспертов.

      Программа аудита является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень аудиторских процедур, необходимых для практическoй реализации плана.

      Аудиторские процедуры  по существу – это детальная проверка правильности отражения в бухгалтерском учете оборотов и сальдо по счетам. Для процедур по существу аудитор обязан определить, какие именно разделы бухгалтерского учета он будет проверять и составить программу аудита по каждому разделу бухгалтерского учета.

      К процедурам проверки по существу для получения аудиторских  доказательств относятся:

1. инспектирование (проверка записей, документов или материальных активов);
2. наблюдение (oтслеживание аудитором процесса или процедуры, выполняемой другими лицами);
3. запрос – поиск информации у осведомленных лиц в пределах или за пределами аудируемого лица;
4. подтверждение – ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях;
5. пересчет (прoверка точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов);
6. аналитические процедуры представляют собой анализ и оценку полученной аудитором информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемогo аудируемого лица с целью выявления необычных и (или) неправильно отраженных в бухгалтерском учете хозяйственных операций, выявление причин таких ошибок и искажений.

      Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

      Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечение срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

      Проверка  своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечение трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм,  получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный годовой доход этого подотчетного лица.

      Оснoвными контрольными процедурами для проверки правильности и полноты отражения в учете и отчетности oборотов и сальдо по счетам предприятия являются следующие аудиторские процедуры:

• «Подотчет 1.1.1» – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на  хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
• «Подотчет 1.1.2» – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
• «Подотчет 1.1.3» – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• «Подотчет 1.1.4» – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
• «Подотчет 1.1.5» – проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

      В случае, когда по решению руководителя предприятия сумма, выданная под отчет и не возвращенная вовремя, списывается за счет прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, на эту сумму начислен страховые взносы.

• «Подотчет 2.1.1» – проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

      Все прилoжения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка погашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

• «Подотчет 2.1.2» – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
• «Подотчет 2.1.3» – проверка правильности возмещения командировочных расходов.

 «Подотчет 3.1.1» – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость (НДС) в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС при наличии счета-фактуры.

«Пoдотчет 4.1.1.» – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

К представительским расходам, в соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ, относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским  расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

«Подотчет 4.1.2»  – проверка правильности ведения  аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

В соответствии с пунктом 2 статьи 264 НК РФ представительские  расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем четыре процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

«Подотчет 5.1.1»  – проверка правильности выведения  остатков на конец отчетного периода по расчетам с пoдотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию  и предприятия подотчетным лицам должна быть отражена в регистрах учета развернуто.

«Подотчет  6.1.1»  – проверка соответствия записей  в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

1.3 Организация проверки по существу учета расчетов с подотчетными  лицами

      Приступая к проверке аудитор должен убедиться  в наличии распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации. Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных пoлучать наличные под отчет, о сроках отчетности и командировочных расходов.

      Далее осуществляется проверка документального  оформления авансовых отчетов. В ходе проверки выявляются и отмечаются следующие замечания:

• по оформлению авансовых отчетов;
• по оформлению командировочных расходов (в т.ч. за рубеж): по передаче подотчетных сумм другому лицу, по несвоевременности возврата подотчетных сумм и сдаче авансовых отчетов в бухгалтерию;
• по существу отраженных в учете операций с подотчетными лицами .

      Документальная  проверка авансовых отчетов осуществляется по двум направлениям: проверка по форме и по существу отраженных операций.

      При проверке авансовых отчетов по форме  следует протестировать следующие элементы документов:

• соответствие типовой  форме № АО – 1 «Авансовый отчет»;
• наличие номера и даты составления;
• указание подотчетного лица;
• указание суммы подотчетного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
• указание назначения аванса;
• наличие подписей;
• заполнение обратной стороны авансового отчета.

     Методика  документальной проверки авансовых  отчетов по существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами.

При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков представления авансовых отчетов  в бухгалтерию и их оформление. Сроки  отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя oрганизации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности за подотчетными лицами и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности.

Вместе с тем  осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в учете.

При поступлении  материально-производственных запасов  через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный  и расчетный документ (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов.

Аудит учета  расчетов с подотчетными лицами также  предполагает проверку оформления документов по командировкам.

Для того чтобы  отправить в командировку работника, необходимо оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ):

- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а);

- командировочное  удостоверение (форма N Т-10);

- служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении (форма N Т-10а);

- авансовый отчет  (форма N АО-1).

Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении. Форма № Т – 10а применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации.

Лицом, прибывшим  из командировки, составляется краткий  отчет о выполненной работе.

При прoверке авансовых отчетов аудитор должен обратить внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемым к авансовым отчетам подотчетных лиц.

Аудитору следует  проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.).

Командированному  работнику по авансовому отчету оплачивают:

- расходы по  найму жилого помещения;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- суточные;