Аудит операции с денежными средствами

Таблица 1 - Реестр кассовых документов с превышением лимита наличных денег

 

   В соответствии с Положением Банка  России от 05.01.98 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного  обращения на территории РФ», решение  о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы принимается учреждениями банков ежегодно на основании письменных заявлений предприятий и представленного расчета по форме 0408020 с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам.

   В представленном к проверке расчёте  на установление лимита остатка кассы  должно быть определено, на какие цели разрешено расходование наличных средств  из выручки, поступившей в кассу.

   В ходе аудита надо провести проверку на предмет соответствия расходования наличных средств из выручки, поступившей  в кассу, предусмотренного расчётом на установление лимита остатка кассы, установленным Банком.

   Результаты  следует занести в таблицу 2: 

Таблица 2 - Реестр кассовых документов с не целевым использованием денежных средств:

Проверка  правильности, своевременности  и полноты оприходования  наличных денежных средств

    При проведении аудита необходимо уделить  особое внимание правильному, всесторонне  грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей получателей денег на расходных  кассовых ордерах.

    Проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным  образом для каждой кассовой операции.

      Типичные  ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

• не указывается название организации;
• не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
• неправильно указывается или не указывается дата;
• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
• отсутствуют необходимые подписи и печати;
• отсутствуют росписи получателей денежных средств.

     Все поступления и выдачи наличных денег  предприятия учитываются в кассовой книге. Каждое предприятие должно вести  только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями  руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

      Типичные  ошибки при заполнении кассовой книги:

• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
• ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
• иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

    В соответствии с п. 14 Порядка ведения  кассовых операций наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным  ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера. Документы  на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем, главным бухгалтером  предприятия или лицами на это  уполномоченными. В случаях, когда  на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись  руководителя предприятия, подпись  на его расходных кассовых ордерах  не обязательна.

   Под распиской, используемой для маскировки растраты денежных средств, следует  понимать, как правило, расходный  кассовый ордер, не подтвержденный хотя бы одной из приведенных подписей:

• получателя денег;
• главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия должностного лица;
• руководителя предприятия или должностного лица, уполномоченного приказом руководителя предприятия.

   В соответствии с п. 27 Порядка ведения  кассовых операций выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской  получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его  документе (см. табл. 3), в оправдание остатка наличных денег в кассе  не принимается. Эта сумма считается  недостачей и взыскивается с кассира.

Проводки:

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - К-т 50 «Касса»;

Д-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Д-т 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

      Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками  кассы и зачисляются в доход  предприятия.

Проводка: Д-т 50 «Касса» - К-т 91 «Прочие доходы и расходы». 

Таблица 3 Реестр кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег

    1.4 Аудит кассовых  операций в иностранной  валюте

    Прежде, чем приступить к проверке кассовых операций в иностранной валюте следует  узнать, сколько валют использует организация и открыты ли отдельные  субсчета для каждой валюты. При  аудиторских проверках кассовых операций и расчетов в наличной иностранной  валюте прежде всего снимаются остатки  валютной кассы и составляется акт  о сумме наличных денежных средств  в иностранной валюте, находящихся  в кассе. В акте указывается также, соответствует ли сумма наличных денежных средств данным кассовой книги  и бухгалтерского учета.

    Затем необходимо проверить полноту оприходования  и списания валютных средств. Для  этого записи в кассовой книге  сличаются с документами, приложенными к отчетам кассира. Суммы, записанные в кассовой книге, должны соответствовать  тем суммам, которые указаны в  первичных документах.

    При проверке кассовых операций следует  исходить из норм валютного законодательства, разрешающих расчеты в наличной иностранной валюте в Российской Федерации.

    Проведение  расчетов в наличной иностранной  валюте при осуществлении финансово-хозяйственной  деятельности российских организаций  может быть связано только с загранкомандировками. Расчеты в наличной иностранной  валюте не входят в перечень текущих  валютных операций, содержащийся в  Законе Российской Федерации от 9.10.92 г. № 3615-1 «О валютном регулировании и валютном контроле» (с последующими изменениями и дополнениями). Поскольку этот перечень является закрытым, такие расчеты следует относить к разряду капитальных операций, порядок осуществления которых в соответствии с данным Законом устанавливается Банком России.

    Положением  «О порядке покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных  расходов», утвержденным Банком России 25.06.97 г. № 62 (далее - Положение № 62), предусмотрена  возможность выдачи организациям наличной иностранной валюты для оплаты расходов по загранкомандировкам. Наличная валюта может быть выдана организации с  ее текущего валютного счета из средств, полученных ею в результате осуществления  хозяйственной деятельности. Валютное законодательство Российской Федерации  разрешает организациям приобретать  иностранную валюту для оплаты командировочных  расходов на внутреннем валютном рынке (Инструкция Банка России от 29.06.92 г. № 7 с последующими изменениями и  дополнениями). В этом случае купленная  валюта согласно указанию Банка России от 20.10.98 г. № 383-У (в ред. от 21.06.2000 г.) «О порядке совершения юридическими лицами - резидентами операций покупки и  обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» зачисляется на специальный  транзитный валютный счет организации  и должна быть использована на заявленные цели в течение 7 календарных дней. В пределах этого срока организация  может получить наличную валюту для  выдачи авансов работникам, выезжающим в загранкомандировки. Не использованная в течение указанного срока валюта подлежит обратной продаже. Полученная, но неиспользованная валюта должна быть возвращена организацией для осуществления  обратной продажи.

    Иностранная валюта, полученная организацией на командировочные  расходы, может быть использована строго по целевому назначению, т.е. только на оплату тех расходов, которые признаются командировочными.

    Перечень  командировочных расходов по загранкомандировкам  утвержден постановлением Госкомтруда  СССР от 25.12.74 г. № 365 (далее - постановление  № 365). К ним относятся:

• стоимость проезда;
• стоимость проживания;
• суточные;
• провоз 30 кг багажа;
• оформление загранпаспорта и визы;
• прописка паспорта (регистрационный сбор);
• расходы по обмену банковского чека на валюту страны пребывания.

    Другие  расходы командированного работника  не являются командировочными, хотя и  связаны с загранкомандировками, поэтому они не подлежат возмещению работнику в иностранной валюте. Такие расходы организация может  возместить ему по отдельному авансовому отчету только в рублях с учетом действующего налогового законодательства как в отношении организации - юридического лица, так и в отношении  работника - физического лица. Возмещение работнику этих расходов в иностранной  валюте означает нецелевое расходование валютных средств. Кроме того, при  покупке за рубежом каких-либо материальных ценностей, предназначенных для  юридического лица, помимо нецелевого расходования валюты имеются и другие нарушения, а именно:

• приобретение за рубежом материальных ценностей юридическим лицом без заключения контракта;
• расчеты наличными денежными средствами без разрешения Банка России;
• ввоз материальных ценностей на таможенную территорию Российской Федерации без декларирования;
• неуплата на таможне пошлины, сборов, НДС.

    Следовательно, командированный работник мог приобрести за рубежом материальные ценности только для себя лично, оплатить их за счет суточных или личных валютных средств, а затем передать их организации  по договору купли-продажи, заключенному между ними.

Валютное  регулирование операций с наличной иностранной  валютой

    Положением  ЦБ РФ № 62 определено, что организации  могут покупать наличную иностранную  валюту за рубли только через уполномоченные банки в безналичном порядке. Покупка наличной иностранной валюты (через обменные пункты) для оплаты командировочных расходов запрещена.

    Для снятия наличной иностранной валюты с валютных счетов организация должна представить в банк заявку. Заявка оформляется на основании:

    - приказа об установлении нормы  суточных;