Аудит денежных средств

       Для осуществления расчетов наличными  деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

       Движение  денежных средств отражается в бухгалтерских регистрах и финансовой отчетности организации:

• журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по учету кассовых операций;
• главная книга;
• баланс предприятия (форма № 1), 2-й раздел актива;
• отчет о движении денежных средств (форма № 4).

       В целях проведения аудиторской проверки кассовых операций необходимо проверить  и проанализировать следующие документы:

       1) Кассовая книга. Следует проверить:  прошнурована ли, пронумерованы ли листы; наличие подписей и печати организации; наличие подписей и печати организации.

       2) Приходный кассовый ордер. Проверяется:  правильность заполнения; отражение  хозяйственных операций на счетах  бухгалтерского учета; наличие  подписей руководителя предприятия, главного бухгалтера, кассира и лица сдающего денежные средства и ценности; регистрацию в журнале приходных/расходных ордеров.

       3) Расходный кассовый ордер. Проверяется:  целевое использование наличных  денег; наличие двух подписей  – руководителя и главного бухгалтера; фактическое получения денег; соответствует ли дата получения денег; отражен ли документ удостоверяющий личность получателя.

       4) Журнал регистрации приходных  и расходных документов. Необходимо проверить: прошнурован ли, пронумерован ли и указано ли количество листов; наличие подписи руководителя; наличие регистрации в момент выписки ордера.

       5) Отчеты кассира.

       6) Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц.

       7) Выписки банка;

       8) Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе.

       9) Чековые книжки.

       10) Хозяйственные договоры (в том числе с банками).

       11) Договоры о материальной ответственности.

       12) Документы по контрольно-кассовым машинам.

       13) Кассовая книга. Проверяется: прошнурована ли, пронумерованы ли листы; наличие подписей и печати организации; наличие подписей и печати организации.

       14) Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей.

       15) Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;

       16) Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей.

       17) Приказы руководящего органа.

       18) Акты ревизии кассы, акты инвентаризации.

       19) Учетная политика в части документооборота.

       В первую очередь, надо проверить наличие  с кассиром договора о полной материальной ответственности. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

       На  предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной  его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. Исходя из этого, следует проверить, происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности.

       Приступая к проверке кассовых операций, аудитор  выясняет правильность их документального  оформления: наличие подписей ответственных  лиц, отсутствие исправлений, полнота  заполнения реквизитов приходных и расходных документов. Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами. Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам.

       Прибыв  на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира  и главного бухгалтера организации. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или несписанных в расход денег. При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ о назначении кассира; заключен ли с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности установленной формы; соответствует ли помещение кассы рекомендациям по обеспечению сохранности денежных средств, по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.

       Результаты  инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который  подписывают кассир и главный  бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

       Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

• обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
• имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
• застрахована ли касса организации;
• соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа);
• соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

       При проверке следует установить, соблюдает ли предприятие установленный лимит хранения наличных денег, так как в кассе можно хранить лишь небольшие денежные суммы для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности и премий.

       Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям.

       При проведении аудита необходимо уделить  особое внимание правильному, всесторонне  грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах, проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным образом для каждой кассовой операции.

       Типичные  ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

• не указывается название организации;
• не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
• неправильно указывается или не указывается дата;
• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
• отсутствуют необходимые подписи и печати;
• отсутствуют росписи получателей денежных средств.

       Типичные  ошибки при заполнении кассовой книги:

• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
• ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
• иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.

       Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.

       Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

       Наличные  деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками  кассы и зачисляются в доход  предприятия.

       Проверяя  расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы и другое). Аудитор также проверяет обоснованность выделения НДС в приходных и расходных кассовых документах, выясняет соблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. В Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 тысяч рублей. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.

       Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на предприятие в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

       Следовательно, проверка проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.

       Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование  и присвоение денежных средств, поступивших  от различных физических, юридических  лиц по приходным ордерам, а также  денежных сумм из банков. Для выявления  случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.

       Проверка  правильности и своевременности  оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку __», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка. Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека.

       При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить  расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

       При проверке правильности отражения в балансе денежных средств не следует ограничиваться только сопоставлением их остатков по главной книге с балансовыми данными. Необходимо провести хотя бы выборочную проверку правильности ведения кассовых операций (не менее чем за 3–4 месяца) с привлечением всех необходимых учетных регистров и первичных документов. Это позволит также сделать определенные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии и определить круг тех операций (и счетов), проверке которых должно быть уделено особое внимание.