Анализ финансового состояния и организация бухгалтерского учета на предприятии

       Кроме того, программа имеет функции  сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых  документов.

       Основное  окно и главное меню программы.

       После запуска программы выводится основное окно и главное меню.

       Главное меню программы состоит из следующих  столбцов:

       1. Операции: для обращения к Журналу  операций, справочникам счетов, аналитики,  констант, другим режимам и выхода  из программы.

• справочник счетов;
• справочник видов субконто;
• справочник субконто;
• справочник констант;
• журнал операций;
• интервал видимости операций;
• типовые операции.

       2. Действия: для выполнения определенных  действий над строками списков  операций и справочников (ввод, корректировка,  удаление и т.д.).

       3. Отчеты: для обращения к функции  расчета итогов и к функциям  формирования различных ведомостей  и отчетов.

• расчет итогов;
• сводные проводки;
• оборотно-сальдовая ведомость;
• анализ счета;
• карточка счета;
• анализ счета по субконто;
• анализ счета по датам;
• анализ субконто;
• карточка субконто;
• журнальный ордер;
• формирование отчетов;
• создание и модификация отчетов.

       4. Сервис: для установки параметров, выполнения служебных функций  программы, сохранения и восстановления  архивной копии информации, и  т.д.

• установка параметров;
• принтер;
• сохранение данных;
• восстановление данных;
• архив текстовых документов.

       5. Окна: для выбора окон и различных  действий с ними.

       6. Помощь: для обращения к различным  разделам помощи.

       К конкретным функциям программы можно  обратиться, выбрав соответствующий  пункт меню, нажав определенную клавишу или выбрав мышью соответствующую иконку на панели иконок под главным меню.

       В нижней части основного окна программы  при выборе из меню или выборе иконки выводится полное наименование выбираемой функции.

       Установка параметров:

       Выбор данного пункта меню активизирует окно, в котором устанавливаются параметры  работы программы:

       - "Дата" устанавливает текущую  дату, она используется при вводе  новых проводок.

       - "Коды принтера" - устанавливает  последовательность кодов, посылаемых на печатающее устройство, перед каждым документом. Данные коды предназначены для установки на принтере нужной ширины символов и высоты строк для получения требуемых размеров документов. Коды символов вводятся в десятичном виде через запятую. Например, для принтера типа «Epson FX-80» используется код 15;

       - "Количество строк на странице" - используется для постраничного  разбиения ведомостей. Если в  параметре "количество строк  в странице" задать 0, при формировании  документов будет опущен символ "разделитель страниц". Это удобно при формировании документов только для просмотра или для печати на рулонной бумаге.

       - "Номер рабочего места" - устанавливает  номер рабочего места данного  компьютера. Все проводки, вводимые  в журнал операций будут иметь  данный номер рабочего места. В последствии, он может быть использован для организации учета на нескольких рабочих местах с использованием режима переноса операций.

       После изменения параметров для их сохранения следует нажать клавишу «Enter»  или выбрать кнопку "ОК", если вы хотите отказаться от изменений - нажать "Esc" или выбрать кнопку "Cancel".

       Сохранение  данных.

       Данная  функция предназначена для записи всей хранимой информации на дискеты  и восстановление с дискет. Она  используется для создания резервных  копий на случай сбоев оборудования. Кроме того, данные функции могут быть использованы для переноса информации с одного компьютера на другой.

       Перед сохранением следует указать  имя диска и директории, в которую  будут сохраняться данные.

       Если  сохранять данные на дискеты, перед началом данной функции следует подготовить одну или несколько (в зависимости от объемов данных и емкости дискет) отформатированных чистых дискет.

       Дискеты поочередно устанавливаются в дисковод.

       При сохранении данных записывается вся  информация по операциям, справочникам и установкам программы.

       Для начала сохранения следует нажать клавишу  «Enter» или выбрать кнопку «ОК». Для отказа от сохранения следует  нажать клавишу «Esc» или выбрать  кнопку «Cancel».

       Главное назначение архивной копии - подстраховка от потери информации из-за поломки компьютера, перепадов напряжения в электросети, вирусов. Архивную копию рекомендуется сохранять ежедневно  или после ввода данных в больших объемах. Имеет смысл держать два варианта архивной копии: последний и предпоследний. Это защитит Вас от потери информации из-за некачественных дискет. Дискеты рекомендуется подписывать: номер дискеты, дата создания копии.

       Типовые операции.

       Типовые операции предназначены для упрощения  ввода проводок. Эту возможность  целесообразно использовать, если Вы часто проводите однотипные операции или делаете операции из нескольких проводок. Кроме того, данный режим позволяет Вам передать часть работы оператору, не владеющему БУ, настроив для него систему типовых операций.

       Типовая операция является "сценарием" отражения в БУ определенного хозяйственного акта.

       Работа  с типовыми операциями включает два  этапа. Первый: задание (настройка) типовой  операции. Второй: использование типовой  операции для ввода проводок в  журнал хозяйственных операций.

       Каждая  типовая операция состоит из одной или нескольких проводок. Суммы проводок могут автоматически рассчитываться. При использовании типовых операций можно автоматически получать первичный документ.

       Программа может быть полностью настроена  бухгалтером на текущее законодательство и конкретные формы учета.

       Система БУ на предприятии почти полностью  автоматизирована (вручную заполняются  некоторые виды первичных документов и отчетность, предназначенная для  сдачи в ГНИ). Компьютеры и установленные  на них бухгалтерские программы работают в сети, что позволяет эффективно обмениваться необходимой информацией пользователям.

       Для автоматизированного ведения БУ на предприятии используются пакеты прикладных программ (ППП) "1С: Бухгалтерия" - версия 6 и "1С: Торговля" - версия 7,5.

       Рассмотрим  ППП "1С: Бухгалтерия".

       ППП "1С: Бухгалтерия" является универсальным  бухгалтерским инструментом и может  быть настроена самим бухгалтером  на любую схему учета. Однако, при  поставке программы, она уже имеет  определенную настройку.

       Стандартная настройка включает в себя список счетов, соответствующий Плану счетов БУ, содержит образцы типовых операций, документов, расчетов, произвольных отчетов, форм первичных документов и комплект отчетности для налоговой инспекции.

       Основные  особенности "1С: Бухгалтерии":

• ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;
• возможность ведения количественного учета;
• получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;
• полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, формы первичных документов, формы отчетности и пр.;
• возможность автоматической печати выходных и первичных документов.

       Программа устроена таким образом, что возможно ведение учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

       Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных  операций, при этом необходимо вводить  все проводки, отражающие хозяйственную  деятельность организации. "1С: Бухгалтерия" может хранить большое число проводок. При этом их ввод возможен несколькими способами, что является весьма удобным моментом при работе с программой.

       На  основании введенных данных программа  формирует отчетность и различные  вспомогательные документы, в частности: оборотно-сальдовую ведомость; шахматку; анализ счета; обороты счета; журнал-ордер и ведомость по счету; анализ счета по данным; карточку счета; отчет по журналу операций.

       Документы могут содержать данные за месяц, за квартал, год и любой другой промежуток времени. 

       Следует отметить, что в программе синтетический  и аналитический учет тесно связаны  друг с другом. Так, при вводе проводок программа запрашивает реквизиты  как синтетического, так и аналитического учета. Пользователь может с одинаковой легкостью получать данные как по синтетическому, так и по аналитическому учету. Программа ведет аналитический учет в количественном (если данный параметр установлен) и денежном выражениях.

       При входе в "1С: Бухгалтерию" появляется окно (титульный экран). В верхней части окна находится строка заголовка окна. Под строкой заголовка окна располагается меню программы, с помощью которого выполняется обращение к основным функциям программы. Каждому пункту в строке меню соответствует группа подчиненных ему подпунктов меню.

       Рассмотрим  ППП "1С: Торговля".

       По  сути "1С: Торговля" является системой "1С: Предприятие", которая настроена  на автоматизацию того или иного  вида торговой деятельности.

       "1С:  Торговля" является универсальной  системой для учета наличия и движения средств и может быть настроена на различные схемы учета складских запасов, взаиморасчетов, средств на расчетном счете и в кассе, кредиторов и др.

       Кроме вышеперечисленного, данная система  предназначены также и для  решения следующих задач:

• учет складских запасов;
• резервирование товаров и контроль оплаты;
• автоматический расчет цен списания товаров;
• учет выданных на реализацию товаров, их возврата и оплаты;
• учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками, др.

       Возможности системы позволяют организовать учет по нескольким фирмам и складам; учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах; получение разнообразных форм отчетности и аналитической информации о движении финансовых средств и товарных запасов.

       Система имеет широкие возможности для связи с другими программами. Конкретная конфигурация может поддерживать автоматическую загрузку справочников из внешних приложений, передачу отчетов в другие программы, в том числе формирование проводок для программы "1С: Бухгалтерия".

       Система "1С: Торговля" позволяет организовать максимально полезный ввод информации. Например, при заполнении документов можно осуществлять подбор товаров  из каталога или прайс-листа с  автоматическим расчетом цен. Документ может быть заполнен на основании данных другого документа, также возможно просмотреть список связанных документов.

       Программа ориентирована на работу в реальном времени. Она автоматически поддерживает в актуальном состоянии текущие  остатки товарных и денежных средств. При вводе документов может выполняться контроль наличия товаров на складе или состояние взаиморасчетов клиента.