- регистрация поступивших в администрацию предложений, заявлений и жалоб граждан, передача их на рассмотрение руководству администрации района и в дальнейшем структурным подразделениям администрации района;

     - осуществление контроля за своевременным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан, обобщение и анализ состояния этой работы в администрации района;

     - составление графика приема граждан по личным вопросам руководством администрации района, осуществление контроля за состоянием этой работы;

     - осуществление заверения документов печатью;

     - оформление мобилизационных документов, в пределах своих полномочий, для организации перевода администрации района на работу в условиях военного времени;

     - участие       в       мобилизационных       мероприятиях,       проводимых       в Железнодорожном районе;

     - оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг;

     - подготовка предложений по текущему и капитальному ремонту основных фондов; 

     - хозяйственное обеспечение инвентарем, канцелярскими принадлежностями, мебелью структурных подразделений администрации района.

ПРАВА

     Отдел имеет право:

     - запрашивать и получать от структурных подразделений администрации района материалы и информацию, связанную с осуществлением функций, возложенных на отдел;

     - осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации района;

     - возвращать исполнителям в структурные подразделения администрации района для доработки служебную корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;

     - организовывать учебу кадров по вопросам делопроизводства;

     - изучать накопленный опыт в области документоведения.

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

     Отдел возглавляет начальник отдела, который  назначается на должность и освобождается  с должности муниципального образования  мэром города Орла, в соответствии с установленным законодательством.

     Начальник отдела осуществляет действия от имени  отдела, представляя его интересы перед всеми организациями по вопросам, относящимся к компетенции  отдела; координирует деятельность отдела.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ

     Начальник отдела несет персональную ответственность  за выполнение основных функций и  задач, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных ему настоящим  положением.

     Специалисты отдела и технические служащие несут  ответственность за выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностными инструкциями.

3.Должностная  инструкция главного специалиста  отдела делопроизводства администрации  Железнодорожного района администрации  г. Орла

 
 

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     Должность главного специалиста отдела делопроизводства администрации Железнодорожного района администрации г. Орла (далее -главный специалист) относится к группе старших должностей муниципальной службы.

     Основной  задачей главного специалиста является осуществление порядка работы с документами в структурных подразделениях в администрации Железнодорожного района администрации города Орла (далее - администрация района), обеспечение оперативного хранения и сохранности документов.

     Главный специалист назначается на должность  и освобождается от должности распоряжением главы администрации города Орла по согласованию с заместителем главы администрации города по территории -главой администрации Железнодорожного района администрации города Орла (далее — глава администрации), находится в непосредственном подчинении начальнику отдела делопроизводства администрации Железнодорожного района администрации г.Орла.

     В своей деятельности главный специалист руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами  Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Орловской области, нормативными правовыми актами органов исполнительной власти Орловской области, Уставом города Орла, постановлениями и распоряжениями администрации города Орла, решениями Орловского городского Совета народных депутатов, Положением об отделе делопроизводства, настоящей должностной инструкцией.

     На  должность главного специалиста  назначаются лица с высшим образованием и стажем работы по специальности не менее 3 лет.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

     Главный специалист в пределах своей компетенции:

     1) в установленном порядке планирует  свою работу и отчитывается  об исполнении планов;

     2) исполняет и организует исполнение  задач, стоящих перед ним и  отделом делопроизводства администрации района;

     3) готовит:

     - проекты писем и обращений  администрации района;

     - проекты ответов администрации  района на письма и обращения  граждан, организаций и органов  власти;

     - статистическую информацию;

     - иные   документы   по   поручению   начальника   отдела   делопроизводства администрации района;

     4) осуществляет контроль за исполнением  поручений главы администрации,  поручений заместителя главы  администрации Железнодорожного  района;

     5) обеспечивает прием, учет, регистрацию  и передачу обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц, входящей и исходящей документации и корреспонденции исполнителям;

     6) формирует в дела документы  в соответствии с утвержденной  номенклатурой дел;

     7) формирует исполненные обращения  граждан в дела;

     8) осуществляет подготовку поступающей  корреспонденции, документации к  последующему хранению и использованию,  передает законченные производством  дела в архив;

     9) получает и хранит канцелярские  принадлежности, обеспечивает ими  структурные подразделения администрации района, а также ведет учет их расходования;

     10) приобретает и обеспечивает технических  работников администрации района  моющими средствами, а также ведет  учет их расходования;

     11) осуществляет хозяйственное обслуживание  проводимых совещаний, семинаров и других мероприятий;

     12) осуществляет размножение документации  и корреспонденции;

     13) участвует, в пределах компетенции  отдела делопроизводства администрации  района, в организации и проведении  массовых общегородских и районных  мероприятиях, подготовке Железнодорожного района к государственным праздникам и знаменательным датам;

     14) регистрирует корреспонденцию с  применением компьютерной технологии;

     15) осуществляет контроль за телефонными  переговорами с выходом на  «8».

     Главный специалист исполняет обязанности начальника отдела делопроизводства администрации района на период его временного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации.

     Главный специалист обязан исполнять основные обязанности муниципального служащего, установленные статьей 12 Федерального закона от 02.03.2007г. №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

ПРАВА

     Для выполнения возложенных на него обязанностей, главный специалист пользуется правами, закрепленными в Федеральном законе от 02.03.2007г. №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Положением об отделе делопроизводства;

     Главный специалист имеет право:

     1) запрашивать у структурных подразделений администрации района, в соответствии с законодательством и в установленном порядке справки и документы, необходимые для выполнения своих обязанностей;

     2) осуществлять проверки по вопросам в пределах установленных должностных обязанностей;

     3) вносить предложения по совершенствованию деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений;

     4) осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Орловской области, Уставом города Орла и Регламентом администрации города Орла.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

     Главный специалист несет дисциплинарную и иную предусмотренную законом ответственность в пределах своей компетенции, в соответствии с действующим законодательством, Положением об отделе делопроизводства администрации района и настоящей должностной инструкцией, за:

     - некачественное, ненадлежащее и несвоевременное исполнение, по его вине, обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией;

     - несоблюдение ограничений и запретов, связанных с муниципальной службой, в соответствии со статьями 13, 14 Федерального закона от 02.03.2007г. №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», нарушение трудовой дисциплины.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ  ТРЕБОВАНИЯ

     Главный специалист должен знать Конституцию  Российской Федерации, Устав Орловской  области, Устав города Орла, федеральные  законы и другие нормативные акты, нормативные правовые акты, регулирующие делопроизводство, нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, правила делового этикета.

     Главный специалист должен уметь работать с  людьми, пользоваться компьютерной и  другой организационной техникой.  
 
 

Заключение

 

    Администрация Железнодорожного района является территориальным органом администрации города Орла, действующим в рамках компетенции, установленной в соответствии со схемой управления города.

    В процессе прохождения учебной (ознакомительной) практики было выявлено, что деятельность администрации Железнодорожного района города Орла основывается на исполнении Конституции Российской Федерации, Федеральных Законов, Указов президента Российской Федерации, Постановлений Правительства, правовых актов Орловской области, Устава города, решений городского Совета народных депутатов и постановлений администрации г. Орла. Исходя из этого структурные подразделения администрации свою работу строят на основе разработанных Положений о структурном подразделении, где определены их задачи, ответственность и функции.

    Выводы  и предложения по совершенствованию  деятельности администрации Железнодорожного района г. Орла:

     1. создание и развитие официального  сайта администрации Железнодорожного района г. Орла;

    2.   создание электронной базы муниципальных  правовых актов. 

    Данные  меры будут способствовать: снижению нагрузки для отдела делопроизводства, так как люди  со своими предложениями и замечаниями смогут обращаться к администрации посредствам официального сайта; повышению информированности граждан о деятельности администрации; уменьшению нареканий со стороны населения в адрес администрации города и, как результат, доверие граждан к администрации вырастит.