Аудит персонала организации: теория и методика проведения

     4. Не прерывайте ответ собеседника  на поставленный вопрос. Следующий  вопрос задавайте только после  того, как собеседник ответит  на вопрос – это правило связано с предыдущим. Если прерывать ответы собеседника, то это с одной стороны помешает самому аудитору получить наиболее полную информацию по интересующему его вопросу, а с другой стороны может сбить собеседника с темы.

     5. Если проверяемый сотрудник не  понимает или обеспокоен вопросом, необходимо переформулировать вопрос. Не всегда вопросы, которые  задает аудитор, бывают понятны сотрудникам, особенно, когда аудитор применяет в вопросах терминологию стандартов системы качества.

     6. Необходимо задавать открытые  вопросы, требующие развернутого  ответа.

     7. Вопросы должны быть целенаправленными  и иметь деловую, предметную  основу – в ходе аудитных  бесед нет необходимости подходить  к интересующей теме издалека. Все вопросы должны задаваться  по конкретной теме или конкретному  предмету. Не нужно задавать абстрактные  вопросы или вопросы риторического  плана. 

     8. Вопросы должны быть четко  сформулированы. Повторять их нужно  только с определенной целью  – в ходе аудитных бесед  старайтесь не повторять один  и тот же вопрос. Во всяком  случае, не повторять его в  той же формулировке. Повторение  вопроса необходимо только в  том случае, когда сотрудник что-то  не расслышал или видно, что  сотрудник сознательно уходит  от поставленного вопроса.  

     Правила регистрации несоответствий

     Одним из важных элементов технологии проведения аудита является правильная регистрация  несоответствия. Регистрация несоответствия должна точно отражать суть выявленной проблемы и указывать на конкретные факты нарушения проверяемых  требований, а также должна давать возможность сотрудникам определить причины несоответствия. 

     Для этого существуют определенные правила  регистрации несоответствий, которые аудитор должен выполнять при документальном оформлении несоответствия:

     1. Необходимо ясно и коротко  представить суть выявленной  проблемы. В формулировке не должно  быть лишних слов или двояко  воспринимаемых фраз.

     2. Необходимо указать, почему выявленная  проблема является несоответствием,  требование какого документа,  стандарта или регламента нарушено  – просто наличие проблемы  еще не является несоответствием.  Для того чтобы сформулированная  проблема была определена как  несоответствие, необходимо точно  указать на требование, или пункт  документа, которые оказались  невыполненными из-за этой проблемы.

     3. Необходимо определить место,  где выявлено несоответствие, т.е.  точно указать в каком отделе, виде деятельности или процессе  выявлена проблема – определение  места выявления проблемы позволит  определиться с причиной возникновения  несоответствия и выявить взаимосвязанные  несоответствия.

     4. Далее определяется ответственность  за несоответствие – необходимо  указать, кто несет ответственность за допущенное несоответствие – если несоответствие выявлено, то не всегда сотрудник, у которого оно обнаружено, бывает ответственным за это несоответствие. Возможно, что это несоответствие есть следствие нарушения на более ранней стадии или это следствие ошибки в системе управления организацией. Для того чтобы устранить несоответствие и его причину может понадобиться привлечение ресурсов или властных полномочий, которыми не обладает сотрудник у которого обнаружено несоответствие. 

     Эти правила взаимосвязаны с рассмотренными выше правилами аудитных бесед, т.к. выявление несоответствий и информирование о них проверяемого сотрудника является неотъемлемой часть проверки. 

     2.3 Этапы аудиторской проверки персонала: 

     Аудит проводится, как правило, в 3 этапа, каждый из которых включает в себя определенную последовательность работ.

Основными этапами аудита являются следующие:  

     — подготовка к аудиту;  

     — проведение проверок;  

     — завершающие действия.  

     Эти этапы аудита выполняются при  любом виде аудита, как внешнем, так  и внутреннем. В зависимости от того, какой вид аудита проводится (первой стороны, второй стороны или  третьей стороны) изменяется ответственность  за работы этапов аудита, при этом состав работ остается одинаковым при всех видах аудита. 

Начальное планирование аудита

     Аудит, это процесс, который отвлекает  много временных ресурсов организации, поэтому для сокращения затрат времени  и повышения эффективности аудита каждый аудит необходимо планировать.  

     Начальное планирование аудита включает в себя следующие действия:

     1. Определение необходимых спецификаций  или требований, по которым будет  проводиться аудит. В зависимости  от вида и масштаба аудита  такими спецификациями могут  быть – стандарты, документированные  процедуры системы качества, документированные  требования на процессы или  отдельные регламенты и правила  работы.

     2. Ознакомление с документацией  (положения о подразделении, схемы  процессов, документированные процедуры и т.п.). Это необходимо с одной стороны для того, чтобы аудиторы лучше разбирались в деятельности проверяемых сотрудников и подразделений, а с другой стороны позволяет наметить необходимый круг вопросов к сотрудникам и определиться со сценарием аудита.

     3. Проверка соответствия документации  нормативным требованиям. Документация  подразделений разрабатывается  на основании определенных требований, поэтому перед началом аудита  необходимо проверить саму документацию, все ли требования по управлению  процессами или работой подразделений  в ней отражены.

     4. Анализ результатов предыдущих  аудитов, если предстоящий аудит  будет не первым. При планировании  нового аудита необходимо в  первую очередь проверить исправление  несоответствий, выявленных в ходе  предыдущего аудита и устранение  причин несоответствий.

     5. Определение структуры и группы  аудита. Под структурой аудита  понимается выбор вида проводимого  аудита и порядок проверки  подразделений.

     6.Определение  продолжительности аудита. На основании  изучения документации и предварительной  информации о последовательности  проверки, необходимо определить, сколько  времени может понадобиться для  проведения аудита в подразделениях.

     7.Согласование  времени проведения аудита. Это  необходимо, чтобы и аудиторы  и сотрудники подразделений могли  спланировать свою работу на  время проведения аудита.  

     В зависимости от того, внешний это  аудит или внутренний ответственность  за планирование аудита будет лежать на внешних аудиторах (в случае внешнего аудита), либо внутренних аудиторах (в случае внутреннего аудита).  

Детальное планирование и согласование условий  проведения аудита.

     Детальное планирование аудита завершает этап подготовки к аудиту. В ходе выполнения этой работы окончательно формируется  необходимая информация для проведения аудита, выясняются условия проведения аудита, уточняется время и порядок  аудитных бесед. Условия проведения аудита на предприятиях могут быть разные, поэтому возможно, для проведения аудита потребуется административная поддержка, выделение сопровождающего (например, представителя высшего  руководства), соблюдение специальных  требований по безопасности, использование  спецсредств или спецодежды. Все  эти вопросы должны быть решены до открытия аудита. Кроме того, детальное  планирование аудита должно включать в себя следующие виды работ:

      1. Анализ информации о проверяемых  подразделениях. Необходимо обобщить  все данные, полученные в результате  изучения документации каждого  из подразделений и на основании  этой информации определить более  детально проверяемые требования, а также состав сотрудников  каждого из подразделений, с  которыми должны быть проведены  аудитные беседы. Кроме того, анализ  информации позволяет уточнить  время проведения аудита в  подразделении и состав необходимой  документации, записей по качеству, которые должны предоставить  сотрудники во время аудита.

      2. Подготовка программы аудита. Программа  аудита это документ, в котором  указан состав проверяемых подразделений  и сотрудников, время (в часах)  проведения аудитных бесед в  каждом подразделении, состав  требований, которые должны быть  проверены в подразделениях или  у сотрудников. Также в программе  аудита указываются сотрудники  подразделений, ответственные за  проведение аудита в их подразделении. 

      3. Распределение аудиторов по подразделениям. В том случае, когда аудиторов  несколько, необходимо спланировать  работу аудиторов по подразделениям. Как правило, распределение аудиторов  по подразделениям указывается в программе аудита. Для случая внутреннего аудита важно обратить внимание на соблюдение требований объективности аудита. Распределение внутренних аудиторов должно быть выполнено таким образом, чтобы они не проверяли свою собственную работу или работу своего подразделения.

      4. Подготовка вопросника по аудиту. Каждый из аудиторов готовит  свой вопросник, по тем подразделениям  или области проверки, на которые  он назначен аудитором. Вопросник  – это документ, в котором аудитор  определяет состав вопросов, требующих  уточнения в ходе аудита в  подразделении. 

      5. Проведение инструктажа аудиторов.  Инструктаж проводится в том  случае, если аудиторов несколько.  Проводит его ведущий аудитор.  Как правило, инструктаж касается  вопросов взаимодействия между  аудиторами по ходу проведения  аудита, соблюдения правил техники  безопасности в проверяемых подразделениях, а также правил ведения записей  по ходу аудита.

Открытие  аудита

     После завершения мероприятий по подготовке аудита начинается этап аудита, связанный  с проведением проверок подразделений  и сотрудников организации. Проведение проверок начинается с открытия аудита. При внутреннем аудите, в том случае, когда организация большая, открытие аудита проводится в виде собрания представителей проверяемых подразделений, руководства организации и аудиторов. В ситуации внешнего аудита, собрание открывающее аудит, проводится всегда, вне зависимости от размеров организации. 

     1. На собрании, открывающем аудит, ведущий аудитор напоминает про цели аудита и критерии, по которым будет проводиться аудит. Далее осуществляется краткое представление порядка аудита. Если аудит будет проводить группа аудиторов, то представляется порядок работы группы.

     2. В ходе собрания проверяется  выполнение необходимых условий  для проведения аудита. Ведущий  аудитор объясняет, что по завершении  аудита будет подготовлен отчет  по аудиту, в котором определены  все результаты аудита. При необходимости,  может даваться объяснение классификации  несоответствий, которые будут обнаруживаться  в ходе аудита.

     3. Возможно, что со стороны руководителей  подразделений, или других участников  собрания открывающего аудит  возникнут вопросы по порядку  аудита, тогда аудиторы должны  ответить на все эти вопросы. 

      4. В том случае, когда проводится  внутренний аудит, и организация  небольшая, открытие внутреннего  аудита может проходить менее  официально. Тем не менее, желательно  перед началом аудита собрать  руководителей подразделений и  еще раз напомнить им о проведении  аудита, целях аудита и его  порядке. 

Проверка  на местах.

     Проверка  на местах – это одна из главных  составляющих процесса аудита. В ходе проверки на местах аудиторы осуществляют сбор информации и объективных свидетельств для подтверждения соответствия, либо несоответствия проверяемых подразделений  критериям аудита.