Контроль использования материалов в производстве

  При контроле проверяют также эффективность использования горючего: соответствие количества использованного горючего. Экономию и перерасход необходимо установить в целом по предприятию, установить конкретные автомобили и сумму перерасхода, а также причины. Ими могут быть причины технического и эксплуатационного характера. Аудиторам необходимо установить количество израсходованного горючего в пределах установленных норм на выполнение определенной транспортной работы, также недостатки в организации перевозки грузов и разработать мероприятия, направленные на уменьшение до минимума количества холостых пробегов за счет рационализации маршрутов. Значительным резервом экономии горючего является использование прицепов. 
 

2.3. Организация последующего  контроля использования  материалов в производстве. 

      Последующий контроль проводится после отпуска  и израсходования материалов на производство строительно-монтажных работ.

      Одним из видов такого контроля является контроль за расходованием материалов на производство строительно-монтажных работ путем составления отчета по форме № М-29 «Отчет о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам». Данные этого отчета служат основанием для списания материалов на себестоимость строительно-монтажных работ и сопоставления фактического расхода материалов с расходом, определенным по производственным нормам. Отчет составляется ежемесячно материально ответственным лицом (прорабом, мастером) отдельно по каждому строящемуся объекту в натуральных измерителях.

Отчет составляется на основании:

-  подписанных  заказчиком справок о стоимости  выполненных работ и затрат по форме № С-3 или актов приемки выполненных строительно-монтажных работ по форме № С-2 за соответствующий период и журнала учета выполненных работ по форме № КС-6;

- утвержденных  производственных норм расхода  материалов;

- первичных  документов по учету материалов: товарно-транспортных накладных и т.п.

      Данные  о нормативном расходе материалов, а также количестве фактически израсходованного материала заполняются материально ответственным лицом (прорабом, мастером) и проверяются работниками производственно-технического отдела. Экономия или перерасход материалов за каждый месяц определяется как разность между фактическим расходом и расходом, рассчитанным по производственным нормам. По каждому случаю перерасхода или экономии материалов материально ответственное лицо представляет письменное объяснение, которое прилагается к отчету.

      На  основании объяснений работниками  производственно-технического отдела, а в некоторых случаях руководителем  организации принимаются соответствующие  решения, и работником отдела проставляется  количество материалов, списываемых на себестоимость строительно-монтажных работ. После заполнения всех данных отчет подписывается всеми ответственными исполнителями, утверждается главным инженером или руководителем организации и передается в бухгалтерию. Цифровые данные из строки  «Списать на себестоимость» производителем работ переносятся в материальный отчет формы № М-19 в графу «Списано на производство» по конкретному объекту строительства. После этого производится таксировка списываемых материалов и определение общей суммы затрат по объекту по статье «Материалы». Таким образом, контроль за использованием материалов в производстве одновременно осуществляют работники технической и экономической службы, а также руководитель предприятия.

      При приемке отчетов по форме №  М-29 работники бухгалтерии должны обращать внимание на следующие факты. Иногда материально ответственные лица (прорабы, мастер экономию материалов объясняют тем, что материалы фактически получены и израсходованы на производство строительно-монтажных работ, однако первичные документы на их приход не оформлены поставщиком или утеряны. По этой причине в бухгалтерском учете материалы не числятся и соответственно не могут быть списаны. В данном случае в форме № М-29 в текущем месяце надо отразить экономию материалов, а в следующем - перерасход.

      Однако  такое объяснение не может быть признано обоснованным в связи с тем, что факт совершения хозяйственной операции должен быть оформлен первичным документом.

      В отдельных случаях экономия одного материала объясняется перерасходом другого, т.е. заменой материала. Такое объяснение может быть принято при соблюдении следующих условий:

- замена  материала допускается в тех  случаях, когда отсутствует исходный материал требуемого качества и количества;

-замена  осуществляется на материал, близкий к исходному по функциональному назначению;

- использование  другого материала не нарушает  технологию производства и резко не увеличивает себестоимость строительно-монтажных работ.

      Например, может быть произведена замена железобетонных перемычек на металлический профиль (швеллер), арматуру. В данном случае решение о замене дает главный инженер, а в некоторых случаях (например, при замене несущих конструкций) - проектный институт, разработавший проектно-сметную документацию на данный объект. В форме № М-29 факт замены оформляется путем уменьшения количества одного материала или исключения его из формы и одновременно увеличения количества другого материала.

      При списании строительных материалов деталей  и конструкций на себестоимость строительно-монтажных работ надо учитывать также, что сборные железобетонные изделия, металлоконструкции, столярные и другие штучные изделия не могут расходоваться в количествах более чем производственная норма. Никакие потери также недопустимы. Не может существовать экономия и для товарных смесей (раствор, бетон), так как они теряют свои технологические свойства в течение короткого периода времени и должны укладываться в дело непосредственно после получения. По этой причине в материальном отчете формы № М-19 по состоянию на 1-е число каждого месяца не может числиться остаток товарных смесей. При наличии такой ситуации надо взять объяснение у материально ответственного лица.

      Любое необоснованное отклонение от норм говорит  о несоблюдении технологии производства работ. Неподтвержденная экономия также свидетельствует о завышении объемов выполненных работ (приписках). Исключением могут быть случаи, когда по данному виду работ внедрено рационализаторское предложение. Необоснованный перерасход материалов может подтверждать и предположение о допущении брака или других непроизводительных потерях, что требует расследования и оформления дополнительных документов.

      Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности строительные организации обязаны проводить инвентаризацию материальных ценностей, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

      До  начала проведения инвентаризации материально-ответственное лицо делает все записи в карточках складского учета материалов, сдает в бухгалтерию все документы по приходу и расходу и дает расписку об этом в инвентаризационной описи.

      В процессе инвентаризации все материальные ценности пересчитываются, перемериваются, взвешиваются, и записывайся в инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей по форме № инв.-З. Они составляются по местам хранения и материально-ответственным лицам.

      Описи подписываются всеми членами  комиссии и материально- ответственными лицами и передаются в бухгалтерию. На выявленные расхождения в остатках составляются сличительные ведомости по форме № инв.-19.

      Результаты  инвентаризации подлежат отражению  в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации - в  годовом бухгалтерском отчете. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МАТЕРИАЛОВ В ПРОИЗВОДСТВЕ. 

      Наличие у предприятия материальных запасов во многом определяют финансовое состояние.

     Эффективное использование материалов играет большую  роль в обеспечении нормализации работы предприятия, повышения уровня рентабельности производства и зависит от множества факторов. В современных условиях огромное негативное влияние на изменение эффективности использования материалов оказывают факторы кризисного состояния экономики:

• снижение объёмов производства и потребительского спроса;
• высокие темпы инфляции;
• разрыв хозяйственных связей;
• нарушение договорной и платежно-расчетной дисциплины;
• высокий уровень налогового бремени.

     Все перечисленные факторы влияют на использование материалов вне зависимости от интересов предприятия. Вместе с тем предприятие имеет внутренние резервы на повышение эффективности использования материалов, на которое оно может активно влиять. К ним относятся:

• рациональная организация материалов (ресурсоснабжение, оптимальное нормирование, использование прямых длительных хозяйственных связей);
• более экономное использование имеющихся запасов (внедрение новейших технологий, особенно безотходных, применение современных более дешевых материалов);
• обновление производственного аппарата;
• эффективная организация обращения (рациональная организация сбыта, приближение потребителей продукции к ее изготовителям, выполнение заказов по прямым связям).

     Конкретные  размеры материалов определяются текущей  потребностью и зависят от:

• характера и сложности производства;
• длительности производственного цикла;
• сезонности работы;
• темпов роста производства, изменений объемов и условий сбыта продукции;
• финансовых возможностей предприятия.

     Полнота и достоверность расчета и  анализа показателей использования материалов зависит от степени совершенства бухгалтерского учета, отлаженности систем регистрации операций с материальными запасами, полноты заполнения учетных документов, достоверности инвентаризационных описей, глубины разработки и ведения регистров аналитического учета.

     Необходимо  отметить, что возможности анализа  эффективности функционирования материалов на предприятиях ограничены низким уровнем  организации управленческого и  производственного учета. На предприятии зачастую не проводится сравнительный анализ данных по аналогичным материальным запасам других предприятий и хозяйственных единиц.

     Перечисленные особенности информационного обеспечения  сдерживают возможности изменения  полноценного факторного моделирования  и анализа материалов для целей управления.

     Проанализировав финансовое состояние организации, можно сделать вывод о том, что организация находится в  кризисном состоянии и применение рекомендаций по внедрению мероприятияй по сокращению затрат в целом, в том  числе и материальных затрат будет способствовать улучшению финансовых показателей деятельности предприятия. А совершенствование бухгалтерского учета ТМЦ будет способствовать дальнейшему улучшению использования материальных ресурсов.

     Основными резервами сокращения издержек могут  быть:

     - рациональное размещение подразделений  организации по отношению к  местам хранения и закупок  материалов с учетом производства, что минимизирует транспортные  расходы;

     - рациональная организация перевозок  с наименьшими транспортными  расходами, поиск партнеров с минимальными тарифами и ставками транспортных услуг;

     - рациональное расходование средств  на рекламу, проценты за коммерческий кредит, подработку, подсортировку, упаковку товаров, хранение, на тару;

     - оптимизация материальных запасов;

     - минимизация материальных потерь при хранении, транспортировке;

     - совершенствование бухгалтерского  учета ТМЦ, контроля за их  расходованием.

     Помимо  отмеченных путей снижения издержек обращения, на относительный их размер могут влиять и другие факторы. Так  же необходимо исключение отвлечения оборотных средств в дебиторскую задолженность. Следует проводить контроль за использованием и внедрением мер материальной заинтересованности работников за обеспечение экономии энергетических и материальных ресурсов, повышать рациональное и полное использование основных фондов, производственных мощностей.