Введение………………………………………………………..………………3

Глава 1.Теоретические основы выставочной деятельности туроператора……………………………………………………………..….5

1.1. Понятие выставки и ярмарки…………………………………………..5

1.2.Значение выставочных мероприятий для предприятий сферы туризма…………………………………………………………………….……8

1.3. Классификация выставочно-ярмарочных мероприятий……………11

1.4. Характеристика выставочно-ярмарочных мероприятий в туризме..14

1.5. Порядок организации и проведения выставочных мероприятий…..18

Глава 2. Анализ выставочной деятельности туроператора ООО «Премиум Сервис»…………………………………………….........................................…20

2.1. Краткая характеристика предприятия………………………………...20

2.2. Анализ выставочной деятельности предприятия……………………………………………………………………..22

     Глава 3. Совершенствование выставочной деятельности туроператора ООО «Премиум Сервис»……………………………………………………….24

3.1. Планирование выставочной деятельности…………………………....24

3.2. Подведение итогов выставки…………………………………...………28

3.3. Успешное участие в зарубежной выставке……………………………31

Заключение……………………………………………………...……………37

Список литературы……………………………………………….………….41

Введение.

Выставки и ярмарки в туристской отрасли относительно новое и специфическое явление, ведь в качестве экспонатов выставляются услуги. Очевиден и тот факт, что выставочно-ярмарочная деятельность является одним из средств маркетинговых коммуникаций. Маркетинг представляет собой деятельность производителей по продвижению товара на рынок. Среди разных видов такого продвижения (реклама, формирование общественного мнения, личные продажи) выставки признаны одним из самых эффективных инструментов маркетинга, поскольку в них одновременно участвуют и специалисты, и производители, и потребители, это дает возможность участникам параллельно решать проблемы сбыта, определять круг покупателей и партнеров.

Во всем мире ярмарки, выставки, презентации и сопровождающие их мероприятия (семинары, симпозиумы) фактически играют роль двигателя экономики, катализатора технического и коммерческого прогресса. Радикально меняются подходы к выставочному бизнесу. Выставочные мероприятия стали сегодня полноправными участниками глобального экономического развития любой страны, континентов, всего мира. Без преувеличения можно сказать, что в совокупности эти мероприятия представляют собой третье крупнейшее средство массовой информации после прессы, радио и телевидения, а для малых и средних предприятий служат важнейшим средством обеспечения их доступа к рынкам.

Предметом данного исследования является комплекс мероприятий составляющих выставочную деятельность, а объектом – туристское предприятие, готовящееся к непосредственному участию в выставке, а так же, как объект, будет рассмотрена деятельность одной из международных выставок.

Выбранная тема, большей частью заслуживает теоретического рассмотрения, поэтому основная цель работы – всестороннее изучение многочисленных аспектов выставочной деятельности.

Для систематизации информации по данной теме уместно поставить ряд задач, среди которых:

- рассмотреть определения и классификацию выставочно-ярмарочных мероприятий;

- рассмотреть характеристику выставочно-ярмарочных мероприятий в туризме;

- изучить процесс организации участия туристской фирмы в работе выставки;

-  рассмотреть деятельность туроператора ООО «Премиум Сервис».

В ходе работы попытаемся рассмотреть проблему значимости выставочной деятельности для туристского предприятия, ведь в современных условиях отечественные предприниматели нередко рассматривают выставки как элемент чистой рекламы, не учитывая, что выставки способны оказать существенную помощь и в формировании политики ценообразования, и в разработке стратегии распространения продукции, и в совершенствовании самого продукта. 

Глава 1. Теоретические основы выставочной деятельности туроператора

1.1    Понятия выставки и ярмарки

В Концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации употребляются следующие понятия: выставки и ярмарки – это рыночные мероприятия, на которых экспоненты представляют на основе выставочных образцов производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и  содействия их сбыту.

Отличительной чертой ярмарок является то, что они, как правило, предполагают непосредственное осуществление прямых продаж экспонентами демонстрируемой продукции, хотя в настоящее время границы между понятиями «выставки» и «ярмарки» сведены до минимума.

Выставки и ярмарки – как правило, многокомпонентные мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией товаров и услуг также конференции, семинары, «круглые столы» и другие мероприятия выполняющие информационную функцию.

Комитет немецкой экономики по делам торговых выставок и ярмарок дает свои определения:

Ярмарки – регулярно организуемые рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения. Адресуя свои экспонаты преимущественно квалифицированным специалистам – посетителям ярмарок, многочисленные участвующие в ярмарке предприятия представляют основные товары и услуги одной или нескольких отраслей, предлагаемые промышленным заготовителям и реализуемые преимущественно на основе выставленных образцов.

Выставки рыночные мероприятия с ограниченным временем проведения. Адресуя свои экспонаты преимущественно обычным посетителям-неспециалистам, многочисленные участвующие в выставке предприятия представляют и реализуют характерные товары и услуги одной или нескольких отраслей или информируют потребителей с целью содействия сбыту товаров.

Налицо очевидное подобие определений. Главное общее – это подчеркивание рыночного характера выставочно-ярмарочных мероприятий. При этом ярмарки ориентируются главным образом на специализированного посетителя-покупателя, оптовика, на осуществление продаж экспонентам демонстрируемой продукции, в то время как выставки – на более широкий круг возможных потребителей, на привлечение их внимания к товару.

На Марсельском конгрессе (октябрь 1995 г.) Международного союза ярмарок (УФИ) было принято следующее определение ярмарки: «Ярмарка – это международная экономическая выставка образцов, которая независимо от ее наименования в соответствии с обычаями страны, на территории которой она проводится, представляет собой рынок товаров широкого потребления и действует в установленные сроки в течении ограниченного периода времени в одном и том же месте и экспонентам которой разрешается представлять образцы своей продукции для заключения сделок в национальном или международном масштабах».

Фактически сегодня в первоначальном значении этого слова выставками с позиции терминологии, укоренившейся в России, следовало бы называть выставочные мероприятия, не преследующие торговые (коммерческие) цели, к которым в первую очередь относятся всемирные выставки ЭКСПО, выставки произведений искусств из коллекций музеев, не предназначенных для продажи, и выставки, организуемые при проведении конгрессов. В соответствии с Парижской конвенцией 1928 г. О международных выставках (сегодня это всемирные выставки ЭКСПО) введено понятие международной официальной или официально признанной выставки как мероприятия, «главная цель которого состоит в выявлении успехов, достигнутых различными странами в одной отрасли или нескольких отраслях производства, и во время которого, по существу, не делается никакого различия между покупателями или посетителями».

Однако, как видим, такого узкого понимания за термином «выставки» из-за сложившейся их коммерческой направленности не сохранилось. Как правило, главная направленность любой выставки в настоящее время – реклама инноваций в виде товаров и услуг, заключение контрактов на продажу образцов после окончания выставки, поскольку партий показанного товара или заключения сделок. Поэтому в современном выставочном лексиконе  выставка и ярмарка хотя и имеют различные названия,  а порою несколько отличные организационные формы, в русском языке представляют близкие по содержанию мероприятия и могут быть классифицированы по общим признакам.

1.2. Значение выставочных мероприятий для предприятий сферы туризма

На современном этапе экономических преобразований в Российской Федерации выставочно-ярмарочная деятельность превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.

Выставочно-ярмарочная деятельность является инструментом макроэкономической и инвестиционной политики. Сегодня выставки и ярмарки обеспечивают мобильность рынка, создают необходимое информационное поле, формируют значительные финансовые потоки, а также приносят дополнительный доход в бюджеты всех уровней. Выставки являются связующим звеном между внутренними и международными рынками и способствуют привлечению иностранных инвестиций для реализации инвестиционных проектов российских организаций.

По экспертным оценкам, оборот в сфере выставочно-ярмарочной деятельности составляет примерно 200-300 млн. долл. в год. Важным аспектом выставочно-ярмарочной деятельности является ее социально-экономическая направленность, выражающаяся в создании новых рабочих мест. Количество занятых непосредственно в выставочных организациях составляет примерно 20 тыс. человек, а с учетом вторичной занятости (в инфраструктуре выставок на срок их проведения) достигает 150 тыс. человек

Позитивную роль в развитии выставочно-ярмарочной деятельности играют:

-                     положительные изменения в экономике;

-                     восстановление и развитие межрегиональных и кооперационных связей;

-                     увеличение объема инвестиций в российскую экономику;

-                     рост числа выставочных организаций и, как следствие, образование конкурентной среды, стимулирующей повышение уровня выставочного сервиса и современной выставочной инфраструктуры;

-                     повышение внимания федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Федерации к проблемам выставочно-ярмарочной деятельности.

Выставочные мероприятия занимают особое место в туристском маркетинге, предоставляя туристскому предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно сориентироваться в ценовой политике, перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который может выражаться как в расширении клиентской базы туристской фирмы, так и в количестве заключенных договоров с турагентствами и поставщиками туристских услуг.

Преимущество также состоит и в том, что туристское предприятие (экспонент) обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки в праздник при помощи, например, организации шоу-программ, викторин, лотерей.

Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным средством формирования маркетинговых коммуникаций туристских предприятий, включающим такие элементы комплекса маркетинговых коммуникации, как:

-                     реклама (печатная, щиты, выставки и т.д.),

-                     пропаганда, личная продажа (работа стендистов),

-                     стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.п.).

В туристском бизнесе сегодня используются понятия, общие для всей выставочной деятельности, такие как «выставка», «ярмарка», «биржа» и т.п. Но в настоящее время термины «выставка» и «ярмарка» приобрели настолько близкое смысловое значение, что используются часто как слова-синонимы. Несмотря на такие схожие черты, как адресованность определенному рынку, ограниченная продолжительность, периодическое проведение в конкретных местах, эти понятия в туристической сфере несколько различны.

Ценность исследований на проводимых выставках состоит в том, что они

-                     дают возможность получить большой объем данных быстрее и дешевле, нежели в обычных условиях;

-                     позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременный массовый сбор данных;

-                     позволяют отслеживать динамику различных показателей, а число таких трендов может быть достаточно велико, поскольку выставки проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике;

-                     позволяют определить новые тенденции в развитии рынка, выявить образовавшиеся ниши и сосредоточить внимание на изучении тех сегментов, которые представляются самыми перспективными.

Таким образом, участники выставки образуют вполне конкретное сообщество и обладают огромным объемом самой разнообразной и надежной маркетинговой информации.

1.3.           Классификация выставочно-ярмарочных мероприятий

Исходя из мирового опыта, выставочные/ярмарочные мероприятия классифицируются по шести основным признакам:

- по цели проведения: торговые; информационно-ознакомительные;

- по географическому составу экспонентов: всемирные; международные; национальные; межрегиональные; местные;

- по тематическому (отраслевому) принципу: универсальные; специализированные; отраслевые; многоотраслевые;

- по значимости мероприятия для экономики города/региона/страны: федерального; межрегионального; местного значения;

- по территориальному расположению: проводимые на территории своей страны или в других странах;

- по времени функционирования: постоянно действующие (от 6 месяцев до 1 года); временные (от нескольких недель до 5 месяцев); краткосрочные (от 2-5 дней до нескольких недель).

В настоящее время в европейских странах признаки классификации сужены. Ярмарки/выставки принято группировать как по территориальному признаку (происхождение экспонатов), так и по тематическому (единая концепция или конкретные группы представленных продуктов/услуг).

Ярмарки и выставки считаются международными при значительном количестве иностранных участников (обычно не менее 10%) и посетителей-специалистов (обычно не менее 5%). На международных ярмарках и выставках демонстрируются товары и услуги одной или нескольких отраслей. Все международные выставки в наше время специализируются на определенных группах товаров и услуг.

Межрегиональные ярмарки и выставки предлагают потребителю продукты и услуги, производимые несколькими регионами.

Местные (региональные) ярмарки и выставки демонстрируют продукты и услуги преимущественно производителей данного региона.

На современных многоотраслевых выставках с подробной и продуманной классификацией представлен основной ассортимент многих отраслей крупной и мелкой промышленности. Отраслевые выставки или выставки по специальным интересам концентрируются на одной или нескольких группах производителей или потребителей или же на определенной сфере услуг. С точки зрения территориального охвата и значения таких выставок, они могут быть как международными, так и национальными или региональными.

Сегодня самый распространенный тип выставки за рубежом – тематическая специализированная ярмарка. Выставляемые продукты и группы товаров перечислены в номенклатуре. Экспозиция продукции, отличной от указанной в номенклатуре, не допускается. В основу номенклатурной классификации положены, как правило, технические характеристики представленных товаров или групп продуктов.

Существуют также специализированные ярмарки/выставки, ориентированные на конкретные группы потребителей, определенные технологии (темы). Такие выставки сосредотачивают внимание на возможностях применения и представляют весь комплекс разнообразных продуктов, предназначенных для определенной группы потребителей, независимо  от технических характеристик и типов продукции.

Выставки, организуемые при проведении конгрессов, выполняют главным образом функцию дополняющих и иллюстрирующих экспозиций. Посетители этих выставок обычно не многочисленны, но представляют собой круг высококвалифицированных специалистов.

Вопрос классификации выставок по территориальному признаку, т. е. в плане охвата производителей-участников или заинтересованных посетителей, в настоящее время широко обсуждается в связи с развитием европейского внутреннего рынка и слиянием бывших национальных рынков. Эта классификация, учитывающая процессы глобализации, европеизации, регионализации и локализации, также призвана помочь определить значение той или иной выставки или аналогичного мероприятия.

Классификация призвана помочь сориентироваться в мире ярмарок и выставок и свидетельствует о том, что выставки весьма и весьма неоднородны. Каждая конкретная выставка, которую можно в большей или меньшей степени отнести к тому или иному типу, обладает в конечном итоге собственной индивидуальностью и характерными чертами, изменяющимися с течением времени.

1.4.           Характеристика выставочно-ярмарочных мероприятий в туризме

          Выставочные мероприятия занимают особое место в арсенале средств современного туристского маркетинга. Они предоставляют туристскому предприятию большие возможности одновременного распространения и получения широкого спектра экономической, организационной, технической и коммерческой информации при относительно доступной ее стоимости.              Выставочные мероприятия являются своего рода зеркалом развития отрасли, биржей информации, термометром цен, средством прогнозирования конъюнктурных изменений, а также социальным явлением. Туристское предприятие (экспонент) обладает многочисленными возможностями, позволяющими превратить посещение выставки во впечатляющее переживание, например, при помощи организации шоу-программ, викторин, лотерей и т.д.

Участие в работе выставок и ярмарок является эффективным и мощным средством формирования маркетинговых коммуникаций туристских предприятий. Давно уже став самостоятельным направлением коммуникационной деятельности, участие в выставках и ярмарках представляет собой совокупность таких основных элементов комплекса маркетинговых коммуникаций, как реклама, связи с общественностью, личная продажа (работа стендистов), стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.п.).

Выставочно-ярмарочные мероприятия позволяют:

-  продемонстрировать потенциальным клиентам возможности путешествий в ту или иную страну (регион);

-  привлечь внимание к предлагаемым туристским продуктам;

-  расширить представление иностранных туристов о стране (регионе);

-  проинформировать их о туристской политике и мерах, направленных на обеспечение устойчивого развития туризма в стране (регионе);

-  установить контакты с представителями туристских администраций и предприятий, заключить договоры о сотрудничестве и продажах;

-  установить контакты с представителями средств массовой информации, воспользоваться возможностью с их помощью расширить представления туристов о туристском потенциале страны (региона);

- изучить передовой опыт организации туризма и его рекламы;

-  проанализировать предложения конкурирующих туристских направлений, предлагающих туристские продукты с аналогичными им близкими характеристиками, что и заинтересованная страна (регион);

-  определить существующий спрос на предлагаемые поездки по данному направлению, сделать прогноз развития спроса;

-  получить информацию о состоянии конъюнктуры рынка туризма.

В мире проводится много выставочных мероприятий, так или иначе связанных с туризмом. Особо следует выделить международные туристские биржи. Это выставочные мероприятия, на которых наряду с рекламой туризма проводится активная работа по установлению контактов и заключению сделок между производителями туристских услуг (гостиницами, транспортными предприятиями) и их продавцами (туристскими фирмами). Такими биржами обычно открывается или завершается период активной рекламы туров, объявленных на следующий год.

Крупнейшими международными туристскими выставками и биржами являются:

-   международная туристская биржа в Берлине (International Tourismus Borse — ITB);

-   международная туристская выставка-биржа в Мадриде (FITUR);

-   всемирная туристская выставка в Лондоне (World Travel Market - WTM);

-   международная туристская биржа в Милане;

Наиболее солидными по составу участников и масштабам дополнительных мероприятий являются выставки в Лондоне и Берлине. Время их проведения также максимально удобно: ноябрь — обычное для европейцев время для принятия решений о предстоящем отпуске, а для туроператоров — это период подведения итогов прошедшего сезона и разработки планов на предстоящий сезон, возможность установления прямых контактов между специалистами разных стран, заключения договоров с перевозчиками и предприятиями средств размещения. Сам факт участия в этих выставках свидетельствует о солидности организации, что создает ей особый имидж и престиж.

Особое место в календаре туристских событий занимает выставка-биржа FITUR, проводимая ежегодно в конце января — начале февраля в Мадриде. Проходя в начале года, она определяет ценовые и иные тенденции на рынке туризма в новом сезоне. По тому вниманию, какое специалисты и посетители уделяют экспозициям разных стран, можно судить о перераспределении туристских потоков, развитии тех или иных туристских регионов. В Мадриде особенно активно продвигаются предложения латиноамериканских туроператоров.

Международная туристская биржа в Милане, проводимая в феврале, по числу экспонентов соперничает с мадридской и лондонской, а по стендовой площади уступает только берлинской. В работе биржи принимают участие представители туристского бизнеса со всего мира.

Самая широкая экспозиция, обычно занимающая несколько павильонов, посвящена Италии. Крупные стендовые площади занимают Франция, Испания, Германия, Австрия, США. Популярность миланской биржи с каждым годом возрастает. Подтверждением этому служит тот факт, что бронирование выставочных площадей осуществляется за год до начала ее работы.

Региональные туристские выставки обычно предлагают туристский продукт, ограниченный географическими рамками того или иного региона. Так, известны выставки стран Черноморского и Средиземноморского бассейнов, выставки стран Юго-Восточной Азии, Тихого океана, а также различных регионов Европы: Центрального, Восточного, Северного (Скандинавия).

Международный туристский выставочный бизнес стремительно развивается. Увеличивается число выставок и ярмарок, расширяется их география и круг участников, становится более разнообразной тематическая направленность. Так, большой популярностью пользуются «Всемирная неделя туризма» в Париже. Сюда же можно добавить известные разделы по туризму на универсальных ярмарках, например Базельской. Также проводятся специализированные выставки гостиничного и ресторанного хозяйства, спортивного, экологического, познавательного и делового туризма, ярмарки туристского и спортивного инвентаря и т.д.

Для того чтобы сделать участие в выставке (ярмарке) более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристская фирма  должна с особой тщательностью планировать свое участие и работу в выставочных мероприятиях.

1.5. Порядок организации и проведения выставочных мероприятий

Анализ порядка организации и проведения выставочных мероприятий на территории России позволил сделать следующие выводы: для того, чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристическая фирма должна тщательно спланировать свою работу. Процесс организации выставки представляет собой сложный комплекс организационных, договорных, дипломатических мероприятий. Иногда организация крупной международной выставки занимает более одного года.

За последнее десятилетие резко возросло количество выставок, следовательно, возросло количество фирм, специализирующихся на услугах данного рода, а конкуренция между ними способствует росту уровня профессионализма. Однако именно на руководителе туристической фирмы лежит ответственность за принятие решения об участии в той или иной туристской выставке, ярмарке. Чтобы участие было эффективным, предварительно необходимо ответить на следующие вопросы:

-                     какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует качеству,

-                     какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участия туристической фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1) принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;

2) определение целей участия фирмы в работе выставки;

3) выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;

4) подготовительно-организационный период;

5) разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;

6) работа в ходе функционирования выставки;

7) подведение итогов участия фирмы в работе выставки после ее окончания.

Глава 2. Анализ выставочной деятельности туроператора ООО «Премиум Сервис»

2.1. Краткая характеристика предприятия

Компания «Премиум Сервис» работает на рынке туризма с 2003 года и является туроператором  по Москве, Санкт-Петербургу, Золотому кольцу и Киеву. За время работы компании были организованы принципиально новые  программы по приему в Москве и  интересные маршруты по городам Золотого кольца! Кроме сборных туров, компания уделяет большое внимание организованным школьным и взрослым группам, а также обслуживанию индивидуальных туристов. Компания осуществляет прием иностранных групп и оказывает качественное обслуживание корпоративным клиентам.  

Миссия ООО «Премиум Сервис» - содействовать развитию российского туристского рынка путем предоставления по доступным ценам качественных туристских услуг, соответствующих международным стандартам.

Компания является постоянным участником крупных московских и региональных выставок MITT, «Отдых», «УралТурЭкспо» и других. И с каждым годом увеличивает объем продаж!

Компания «Премиум Сервис» сотрудничает с множеством российских и зарубежных агентств и крупных туроператоров, для удобства бронирования туров создана система online-бронирования, благодаря которой возможно быстрое бронирование и подтверждение туров.

Большое значение уделяется профессиональному обслуживанию частных клиентов: подбор необходимых туров, точная информация и качественное предоставление необходимых документов для поездки. Основными направлениями являются отдых в Подмосковье, санаториях и пансионатах Краснодарского Края и Крыма, экскурсионные и индивидуальные туры за рубеж, горнолыжный отдых на лучших курортах России и Европы. Работа с надежными  туроператорами гарантирует качественный отдых туристов.  Также для постоянных клиентов создана дисконтная  система скидок, позволяющая увеличивать бонус после каждой предоставленной услуги.

Индивидуальный подход к каждому клиенту, удобная система бронирования и высокая степень ответственности гарантирует высокий уровень обслуживания в ООО «Премиум Сервис».

Лицензия на туроператорскую деятельность № ТД 0022768 от 28.05.03.

Лицензия на турагентскую деятельность № ТД 002758 от 28.05.03.

Адрес: г. Москва, ул. Скаковая д. 32.

2.2. Анализ выставочной деятельности предприятия

Перед тем, как принять участие в выставке, ООО «Премиум Сервис» заключает договор с организатором выставки, в соответствии с которым организатор обязуется обеспечить участие заказчика в туристской выставке. 

В контракте оговариваются следующие вопросы:

-                предмет контракта;

-                обязанности сторон;

-                цена контракта и порядок расчетов;

-                порядок приемки работ;

-                ответственность сторон;

-                срок действия контракта;

-                прочие условия;

-                юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

В обязанности ООО «Премиум Сервис» как заказчика входит:

-                предоставление организатору для экспонирования необходимых
материалов и изделий;

-                предоставление организатору в месячный срок до открытия выставки всех сведений, являющихся существенными условиями участия  в выставке (необходимая выставочная площадь, концепция стенда и др.).

-                обеспечение доставки на выставку и с выставки необходимых к
экспонированию материалов.

В обязанности организатора выставки как исполнителя входит:

-                     обеспечение заказчика оборудованным выставочным стендом для размещения и распространения рекламно-выставочных  материалов  с  организацией  переговорного  процесса согласно спецификации. Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади. Выставочный стенд за счет своей архитектуры должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения информации для посетителей и по существу дела, и лично для персонала. Успех обеспечивают компетентный персонал стенда и соответствующий своим функциям ход работы выставки;

-                     обеспечение внесения информации от заказчика в каталог выставки,
основываясь на сведениях и материалах, полученных от заказчика;

-                     обеспечение строительства   на   данной   площади   выставочных
конструкций, проведение монтажных и демонтажных, электромонтажных работ, предоставление выставочной мебели и специального электротехнического оборудования;

-                     предоставление заказчику по окончанию работ акта приемки-сдачи работ.

Глава 3. Совершенствование выставочной деятельности туроператора ООО «Премиум Сервис»

3.1. Планирование выставочной деятельности

Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа: предвыставочная работа, работа на выставке и работа после выставки. Даже если открытие выставки еще очень далеко, подготовку к ней следует уже начинать. План нужно составить так, чтобы в него вошли все те важнейшие условия, без выполнения которых не обойтись, чтобы по-настоящему подготовиться к выставке.

В плане предусматривается:

-                определение значения выставки в системе маркетинга;

-                конкретизация целей участия в выставке;

-                сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес;

-                оценка группы клиентов-посетителей;

-                отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;

-                составление сметы расходов;

-                организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.

При подготовке и проведении выставочно-ярмарочных мероприятий можно использовать метод сетевого планирования. Сетевой метод – это сумма приемов и способов, позволяющих на основе применения сетевого графика (сетевой модели) рационально осуществлять весь управленческий процесс, то есть организовывать, оценивать, контролировать и корректировать весь комплекс работ, которые должны проводиться параллельно. Он позволяет:

-                наглядно представить организационную и технологическую последовательность выполнения операций и установить взаимосвязь между ними;

-                обеспечить четкую координацию операций различной степени сложности, выявить операции, от которых зависит продолжительность всей работы (то есть организационного мероприятия), и сосредоточить внимание на своевременном выполнении каждой операции;

-                эффективно использовать денежные и материальные ресурсы.

Применение сетевого метода безусловно предполагает коллективную работу по составлению подробного перечня мероприятий и назначению ответственных за них лиц, т.е. создание на предприятии организационной структуры, отвечающей за подготовку и участие в выставке.

Рассмотрим построение сети проекта.

Каждый процесс проекта обозначается в сети дугой, ориентированной по направлению выполнения проекта. Узлы сети (также называемые событиями) устанавливают отношения предшествования среди процессов проекта.

Построение сети проекта основано на следующих правилах:

1. Каждый процесс в проекте представим одной и только одной дугой.

2. Каждый процесс идентифицируется двумя концевыми узлами. На рисунке 2 показано, как с помощью фиктивного процесса можно представить два параллельных (конкурирующих) процесса А и В.

Рисунок 2 - Представление конкурирующих процессов

По определению фиктивный процесс (который на схеме сети обычно обозначается пунктирной дугой) не поглощает временных или других ресурсов. Вставив фиктивный процесс, мы получаем возможность идентифицировать процессы А и В, по крайней мере, одним уникальным концевым узлом (как требует правило 2).

3. Для поддержания правильных отношений предшествования при включении в сеть любого процесса необходимо ответить на следующие вопросы:

-                Какой процесс непосредственно предшествует текущему?

-                Какой процесс должен выполняться после завершения текущего процесса?

-                Какой процесс конкурирует (выполняется параллельно) с текущим?

Ответы на эти вопросы, возможно, потребует включения в сеть фиктивных процессов, чтобы правильно отобразить последовательность выполнения процессов. Предположим, например, что четыре процесса должны удовлетворять следующим условиям: процесс С должен начаться после завершения процессов А и В. Процесс Е должен начаться непосредственно после завершения процесса В. На рисунке 3а показано неправильное представление наших процессов, так как из него следует, что процесс Е должен начаться после завершения как процесса В, так и А. На рисунке 3б показано, как с помощью фиктивного процесса D разрешить эту коллизию.

Рисунок 3 - Представление процессов

3.2. Подведение итогов выставки.

После завершения работы ярмарки или выставки следует подвести итоги участия фирмы в данном мероприятии. Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

По окончании каждой выставки составляется записка, коротко отражающая все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

Необходимо ознакомить работников фирмы с первыми результатами участия в ярмарке или выставке. В частности, целесообразно проинформировать о:

                  количестве лиц, посетивших ярмарку или выставку, и изменениях, произошедших по сравнению с предыдущими годами;

                  приемлемости месторасположения стенда;

                  обоснованности архитектурных решений по стенду;

                  правильности выбора экспонатов;

                  обоснованности затрат средств на подготовку и участие в ярмарке или выставке;

                  проведенных маркетинговых исследованиях;

                  контактах с посетителями ярмарки или выставки;

                  работе со средствами массовой информации;

                  сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки;

                  полученных заказах.

Эта информация показывает, насколько успешным или неудачным было участие фирмы в ярмарке или выставке. Однако чтобы иметь более полное представление об эффективности участия в работе данного мероприятия, следует провести сравнительный анализ целей участия в выставке и достигнутых результатов.

При этом необходимо проанализировать степень достижения каждой из целей и всех целей. Это позволит выявить, что положительное было сделано во время ярмарки или  выставки и что еще нужно сделать, чтобы устранить выявленные недостатки и добиться успеха в последующих мероприятиях. 

Успешность участия различных фирм в выставках обеспечивается благодаря:

                  правильному выбору необходимой ярмарки или выставки;

                  удачному подбору экспонатов;

                  организации на должном уровне подготовки к участию в выбранном мероприятии;

                  обоснованному подбору персонала;

                  организации на должном уровне презентации фирмы и ее экспонатов;

                  обеспечению действенной коммуникационной политики в целях привлечения внимания к участию фирмы в ярмарке или выставке;

                  проведению на должном уровне анализа результатов участия фирмы в работе данной ярмарки или выставки и разработке на этой основе рекомендаций по обеспечению более эффективной ярмарочной и выставочной деятельности.

Указанные выше факторы не в полной мере учитываются фирмами в их ярмарочной и выставочной деятельности, поэтому их участие в данных мероприятиях не всегда является успешным. Следует обратить внимание на то, что степень влияния каждого из перечисленных факторов на эффективность участия фирмы в работе ярмарок или выставок различна.

3.3.Успешное участие в зарубежной выставке.

Участие в зарубежных выставках является непременной составной частью инструментария международного маркетинга любой компании. Такие выставки служат достижению самых разнообразных предпринимательских целей.

Едва ли какой-нибудь другой из инструментов маркетинга обладает присущей им способностью представить во всей полноте предприятие и его продукцию, одновременно предоставляя возможность личного контакта с клиентами. Личные доверительные отношения между деловыми партнерами становятся сегодня самым весомым фактором для принятия решений, близость к покупателю как стратегический фактор успеха — ключевой позицией и в международной, и во внутренней конкуренции. Зарубежные выставки могут к тому же дать множество необходимых отправных точек для осуществления предпринимательской политики. Для того чтобы участвовать в международных выставках с максимальным эффектом, необходимо выполнять достаточно очевидные приемы и правила.

Уникальность участия в зарубежной выставке как элемента маркетинговой политики компании состоит в том, что оно позволяет вести свою игру на чужой территории. Вы привозите свою экспозицию, но не разыскиваете клиента по местам его «дислокации» — ваши потенциальные потребители сами приходят на выставку и посещают ваш стенд, хотя уговорить их стать вашими клиентами совсем не просто. Но именно в этом и заключается искусство успешного участия в выставке.

На выставке, как нигде, можно «обкатать» новую идею или новую продукцию. Образец, еще не запущенный в производство, по вызванному им интересу составит ваше представление о его рыночном потенциале. При этом не потребуется нанимать команду специалистов, чтобы спрогнозировать его покупательную способность.

Успех выставки для ее участника не имеет ничего общего с количеством посетителей выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов.

Примерно 50% успеха зависит от правильной подготовки к выставке, а 25% - от грамотной послевыставочной проработки обозначившихся во время мероприятия возможностей.

Многие участники выставок жалуются, что отдача от мероприятия даже не компенсирует затраты на его проведение. Практика показывает, что это в немалой степени объясняется недооценкой многих факторов и ошибочными представлениями, которые питают участники на предварительной стадии.

Выставки — не инструмент маркетинга, а его самая сложная форма. Хорошо подготовленный экспонент должен располагать всем арсеналом необходимых инструментов: почтовыми рассылками, маркетингом в СМИ, торговой рекламой, связями с общественностью и многими другими. Чем полнее этот арсенал, тем выше потенциал отдачи.

Самые большие затраты в бюджете, как правило, приходятся на выставочное оборудование, хотя наибольшей отдачи все ждут от выставочной рекламы и других инструментов маркетинга.

Успех не всегда зависит от величины и размеров экспозиции. Порой посетителю не хватает духа обойти огромный стенд супергиганта, зато он с удовольствием посещает два-три небольших стенда.

Ежегодно во всем мире проводится множество выставок, и очень трудно решить, в какой из них участвовать. Некоторым отраслям промышленности в ряде выставок участвовать просто необходимо. Весьма трудно составить себе представление о выставке, ни разу ее не посетив, и поэтому необходимо использовать каждую возможность для посещения различных выставок — как в своей стране, так и за рубежом.

Желательно знать действительные масштабы выставки, число участников, тип посетителей. Необходимо сравнить эту выставку с другими, сходными по тематике и направлению, которые проводятся в вашей стране и за рубежом. Решая вопрос об участии в выставке, нужно посоветоваться с отделом реализации, у которого могут быть свои соображения.

Многие компании при выборе выставки совершают одну и ту же ошибку — решение участвовать в ней принимается только потому, что там будут и другие. Дальновидные компании всегда сначала проводят тщательные исследования, прежде чем потратить время и деньги на участие в конкретной выставке. Они выдвигают ряд критериев успеха выставки в свете общих планов компании, которые также используются при оценке уже проведенных выставок. Времена и тенденции меняются. Выставка, принесшая удачу компании пять лет назад, на этот раз может оказаться неудачной и бесперспективной.

На этом этапе поможет изучение материалов, предоставленных фирмой, организующей зарубежные выставки (разделы выставки, состав участников, предполагаемые мероприятия и т. д.). Выставочная фирма сможет подсказать прогнозируемую численность и профиль ожидаемой аудитории, а также ответить на все дополнительные вопросы. Изучить время проведения (оно не должно совпасть с праздником или крупным событием) и другие подобные позиции.

Стоимость экспозиции обычно оценивается в долларах или евро за квадратный метр. Сюда входят стоимость оборудования стенда, стоимость аренды, страховки, перевозки и зарплата работников стендов. Стоимость сооружения стенда может колебаться в значительных пределах, хотя престижные экспозиции требуют, как правило, лучшего оформления, а чисто торговые могут быть проще или размещены в витринах или на стендах, предлагаемых устроителями выставки. Обычно подрядчик сооружает стенд с таким расчетом, чтобы он прослужил до конца выставки, а затем разбирает его и забирает себе все, что еще может пойти в дело (это не относится к моделям, фотографиям, слайдам и т.д., которые можно использовать и в дальнейшем). Это, безусловно, самый простой способ сооружения стендов, но непрофессионалы часто возражают против него. Самая распространенная идея заключается в том, чтобы создать стенд, который можно использовать неоднократно. Это имело бы смысл, если бы все стенды были одной формы и размера.

Сегодня в выставочном деле используются специальные выставочные элементы и конструкции, производимые многими фирмами и позволяющие быстро и надежно собрать стенды любой конфигурации и назначения. Выставочные элементы и конструкции (включая электрооборудование, подиумы, витрины и т.д.) легко разбираются и собираются, транспортируются и используются многократно.

Существуют специальные фирмы, включая многие выставочные центры, которые имеют в своей собственности необходимое выставочное оборудование, позволяющее им монтировать стенды на заказ по проектам, разработанным организаторами выставок или экспонентами.

Приняв решение, следует подумать о форме экспозиции. Успешными бывают, как правило, экспозиции, где выставлены объемные экспонаты, которые можно рассмотреть со всех сторон. Фотографии, диаграммы, иллюстрации и текстовый материал можно эффективно использовать в поддержку объемного основного экспоната, но сами по себе они не имеют необходимой притягательной силы.

Сегодня, наряду с известными техническими средствами — мультфильмы, звуковые записи, телефоны, по которым можно прослушать пояснения на нескольких языках, — широко используются видеотехника и возможности виртуальной реальности для показа реальных возможностей техники, товаров и услуг, технологий и ноу-хау, производимых или предлагаемых экспонентом. Все более и более на выставках начинается использование всемирной сети Интернет. Кроме того, современные выставочные конструкции позволяют, по желанию экспонента, придавать стенду необходимую привлекательность и «индивидуальность». Грамотное использование существующего выставочного оборудования дает возможность придавать каждому стенду на выставке особые индивидуальные черты и, в то же время, создавать единый выставочный архитектурный ансамбль без излишеств.

Нужно заказывать выставочные услуги только у специализированной или у рекламной фирмы, имеющей в своем составе выставочное подразделение. Сотрудничество с выставочной фирмой дает такие преимущества, как снижение затрат при более высоком качестве, исполнение всего спектра выставочных услуг в срок.

Поэтому при реализации выставочного бюджета логично подходить к подбору выставочной фирмы, которая в первую очередь осваивает его главные составляющие: затраты на аренду выставочной площади и строительство стенда. А если фирма выполняет сервис полного цикла — предоставляет выставочные площади, строит стенд, бронирует гостиницу, принимает стендистов, оформляет визы, организует презентации, делает полиграфические работы и сувениры, то это является дополнительным преимуществом.

Решение вопроса о подготовке рекламного материала и о том, раздавать ли его бесплатно всем посетителям или только избранным, зависит от типа выставки. Часто для свободного распространения издается небольшой проспект, а для специального — более детальная брошюра. Рекомендуется подготавливать рекламный материал под каждую конкретную выставку. Весь рекламный материал должен содержать логотип выставки. Если выставка проводится за рубежом, то очень важно указать на печатной продукции страну издания, а в некоторых странах приходится платить налог на ввоз литературы, даже если удается доказать, что она будет распространяться бесплатно. Могут возникнуть и проблемы с языком. Особое внимание следует обращать на точность переводов на иностранные языки.

Организаторы выставки, как правило, приглашают представителей прессы в день открытия или накануне, и поэтому крайне важно быть готовыми к приему корреспондентов у вашего стенда. Желательно также за несколько дней до открытия провести отдельную пресс-конференцию, на которой вы сможете дать информацию о вашей экспозиции. Иногда экспозицию, подготовленную для престижной зарубежной выставки, представляют перед отправкой за рубеж местной прессе.

На большинстве выставок работает пресс-центр, где участники могут распространять пресс-релизы и рекламные материалы. В этом случае следует постоянно следить за наличием материалов и по необходимости их пополнять.

Руководство экспозицией должен осуществлять один человек, имеющий надежного заместителя. Им может быть организатор выставки, поскольку он знаком со всеми деталями.

Заключение.

Подводя итоги курсового проекта, можем сделать следующие выводы:

На современном этапе экономических преобразований в Российской Федерации выставочно-ярмарочная деятельность превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.

Выставочные мероприятия занимают особое место в туристском маркетинге, предоставляя туристскому предприятию возможность одновременного распространения и получения необходимой для соответствующей деятельности информации. Они помогают: оценить развитие отрасли, правильно сориентироваться в ценовой политике, перенять опыт коллег и, конечно же, получить экономический эффект от участия, который может выражаться как в расширении клиентской базы туристской фирмы, так и в количестве заключенных договоров с турагентствами и поставщиками туристских услуг. Преимущество также состоит и в том, что туристское предприятие (экспонент) обладает многочисленными возможностями, чтобы превратить для клиента посещение выставки в праздник при помощи, например, организации шоу-программ, викторин, лотерей.

Процесс участия туристической фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1) принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке;

2) определение целей участия фирмы в работе выставки;

3) выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма;

4) подготовительно-организационный период;

5) разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке;

6) работа в ходе функционирования выставки;

7) подведение итогов участия фирмы в работе выставки после ее окончания.

Исследование выставочной деятельности туроператора поведено на материалах компании «Премиум Сервис».

Компания «Премиум Сервис» работает на рынке туризма с 2003 года и является туроператором  по Москве, Санкт-Петербургу, Золотому кольцу и Киеву. За время работы компании были организованы принципиально новые  программы по приему в Москве и  интересные маршруты по городам Золотого кольца. Кроме сборных туров, компания уделяет большое внимание организованным школьным и взрослым группам, а также обслуживанию индивидуальных туристов. Компания осуществляет прием иностранных групп и оказывает качественное обслуживание корпоративным клиентам.

Перед тем, как принять участие в выставке, ООО «Премиум Сервис» заключает договор с организатором выставки, в соответствии с которым организатор обязуется обеспечить участие заказчика в туристской выставке.  В контракте оговариваются следующие вопросы: предмет контракта; обязанности сторон; цена контракта и порядок расчетов; порядок приемки работ; ответственность сторон; срок действия контракта; прочие условия; юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

Основные мотивы участия компании «Премиум Сервис» в выставке:

-                     формирование новых и поддержка старых деловых контактов;

-                     информирование о возможностях компании;

-                     поддержание имиджа, престижа компании;

-                     обмен опытом с коллегами;

-                     изучение рынка, конкурентов;

-                     продажа продуктов, услуг непосредственно на выставке.

Предложения по совершенствованию выставочной деятельности ООО «Премиум Сервис» включают два мероприятия:

1) Планирование выставочной деятельности в туризме. План нужно составить так, чтобы в него вошли все те важнейшие условия, без выполнения которых не обойтись, чтобы по-настоящему подготовиться к выставке. В плане предусматривается: определение значения выставки в системе маркетинга; конкретизация целей участия в выставке; сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес; оценка группы клиентов-посетителей; отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке; составление сметы расходов; организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.

2) Подбор и квалификация кадров для работы в выставочной деятельности. Многое зависит от людей, работающих на стенде, которые на время выставки становятся лицом компании и во многом несут ответственность за эффективность участия. Именно поэтому особое внимание должно уделяться подбору и квалификации кадров для работы в выставочной деятельности.

При отборе кандидатов необходимо обратить внимание на их умение и желание общаться с людьми; выносливость; привлекательную внешность; профессиональную компетентность; психологические навыки; хорошее знание одного или двух иностранных языков (как обязательное условие – языка страны проведения выставки).

Если необходимость изучения таких наук, как менеджмент и маркетинг, почти уже не вызывает сомнения, то знание основ выставочного менеджмента до сих пор не рассматривается многими экспонентами как обязательное. Возможное решение проблемы: использование уже существующих в России образовательных программ для обучения выставочному менеджменту, как, например, программы АНХ, ИПКИР, ТПП РФ (Москва), различные семинары, программа кафедры выставочного бизнеса МБИ (С.-Петербург) и Института выставочного бизнеса (Екатеринбург). Кроме этого, не стоит исключать и самообразование, в чем могут посодействовать такие сайты, как http://www.informexpo.ru, http://www.expocom.info, где можно найти десятки статей по выставочному бизнесу.

Список литературы

1.                 Айгистов О. Введение в бизнес туроперейтинга: Учеб.-метод. пособие. – М.: РМАТ, 2004. – 104 с.

2.                 Александрова Н., Сорокина Е., Филоненко И. Выставочный менеджмент. – М.: Промэкспо, 2005. – 262с.

3.                 Волков Ю.Ф. Введение в гостиничный и туристический бизнес. – Ростов-на-Дону. – 2004. – 352с.

4.                 Гостиничный и туристический бизнес / Под. ред. А.Д. Чудновского. – М.: ЭКСМО, 2004. – 320с.

5.                 Гуляев В. Организация туристической деятельности. – М.: Нолидж, 2005. – 312 с.

6.                 Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Салащенко А.Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом. – М.: Дашков и К, 2004. – 516с.

7.                 Дурович А. Маркетинг в туризме. Учеб. пособие. – Минск: Экономпресс, 2003. – 400 с.

8.                 Ильина Е. Туроперейтинг: организация деятельности: Учебник. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 256 с.

9.                 Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации. - М.: Ось-89, 2005. – 130с.

10.             Ланкар Р., Оллье Р. Туристский маркетинг. – М.: Экономика, 2003. –382с.

11.             Маркетинг в отраслях и сферах деятельности / Под ред. В.А. Алексунина. – М.: Маркетинг, 2004. – 516 с.

12.             Миллер С. Как использовать торговые выставки с максимальным эффектом. - М.: Довгань, 2003. – 209с.

13.             Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. - М: Филинъ, 2004. – 165с.

14.             Петелин В.Г. Менеджер предприятия по рекламе и выставкам. – М.: Ось-89, 2005. - 208 с.

15.             Саак А.Э., Пшеничных Ю.А. Маркетинг в социально-культурном сервисе и туризме: Конспект лекций. – Таганрог: ТРТУ, 2005. – 268 с.

16.             Сапрунов В. Туризм: Эволюция, структура, маркетинг. – М.: Ось-89, 2004. – 160 с.

17.             Трофимов С.Н. Выставочная деятельность и ее регулирование. – СПб.: Невский фонд, 2006. – 126 с.

18.             Федько В.П., Федько Н.Г. Основы маркетинга. – Ростов-на-Дону, 2005. – 480 с.

19.             Фирдман С. Как показать товар лицом: выставки и презентации. - М.: КОНСЭКО, 2004. – 190с.

20.             Чудновский А.Д. Туризм и гостиничное хозяйство. - М.: ЭКМОС, 2005. – 448с.

21.             Янкевич В.С., Безрукова Н.Л. Маркетинг в гостиничной индустрии и туризме: российский и международный опыт. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 204 с.

22.             Беляновский А.С. Маркетинговая реакция на появление выставки-конкурента // ЭКСПО ВЕДОМОСТИ. – 2007. - № 1. – с.23-26.

23.             Беляновский А.С. Мы выбираем, нас выбирают… // ЭКСПО ВЕДОМОСТИ. – 2006. - № 1. – с.18-20.

24.             Выставки России: цифры и факты // Удача-Экспо. – 2007. - № 3. – с.27-29.

25.             Рост рынка выставочной индустрии в России стабилизировался // Удача-Экспо. – 2007. - № 11. – с.35-36.

26.             Симонов К.В. Цена и качество выставки должны соответствовать друг другу // ЭКСПО ВЕДОМОСТИ. – 2006. - № 5. – с.12-15.

27.             Турвыставки Москвы: что выбрать? // Удача-Экспо. – 2006. - № 4. – с.18-20.

28.             www.expomir.ru – электронная версия журнала «Экспомир»

29.             www.expo.mtpp.org - Московская выставочная гильдия

30.             www.informexpo.ru - электронная версия газеты «Удача-Экспо»

2