Информационные технологии в гостинице, на примере гостиницы “Орзу”

1.                 Программный интерфейс с ресторанной системой Micros позволяет закрывать счета в ресторанах, барах и в других точках продажи на номер клиента, если он проживает в гостинице. Интерфейс устроен таким образом, что при закрытии чека в ресторанной системе Micros официант или бармен может выбрать вид оплаты «Отнесение на комнату», проверить, кто в данный момент проживает в этой комнате, и, получив подпись клиента, отправить начисление на его счет в гостинице. Вместе с суммой начисления на счет клиента попадают название точки продажи, дата и время закрытия чека, номер чека, а в случае работы расширенного интерфейса и детали чека (т.е. подробный счет из ресторана с перечислением блюд и цен). Начисления попадают на счета клиентов в режиме on-line, т. е. сразу же. Это приносит огромные удобства как клиентам гостиницы (не нужно носить с собой наличные, предоставляется возможность расплачиваться по своим счетам один раз и т.д.), так и руководству гостиницы (оперативно получать финансовую информацию).

2.                 Интерфейс с программным обеспечением телефонной станции гостиницы работает с несколькими видами АТС, используемых в гостиницах (в том числе с телефонной станцией Meridian). Такой интерфейс позволяет контролировать телефонные звонки клиентов гостиницы, автоматически начислять на счета клиентов плату за телефонные разговоры в соответствии с заведенной тарифной сеткой.

3.                 Интерфейс с бухгалтерскими системами позволяет автоматически делать проводки в бухгалтерской системе. Это сильно облегчает работу бухгалтера, так как по правилам ведения учета бухгалтер обязан показывать реализацию ежедневно, отдельно по каждому типу клиентов, а это в зависимости от величины гостиницы, ее загрузки и спектра предоставляемых услуг до сотни проводок ежедневно. Существуют программные интерфейсы к таким бухгалтерским системам, как SUN и SCALA.

4.                 Программный интерфейс с телевизионными системами.

5.                 Программный интерфейс с ресторанной и складской системой Fidelio F&B позволяет персоналу ресторана получать информацию о загрузке гостиницы и планировать количество посетителей ресторанов и баров.

6.                 Программный интерфейс с инженерной системой Fidelio eng позволяет оперативно отслеживать состояние номерного фонда.

7.                 Программный интерфейс с системой автоматического запирания и отпирания дверей в номерах позволяет отпереть дверь любого номера в случае, если произведена операция заселения.

8.                 Программный интерфейс с системой электронной авторизацией кредитных карт.

Компьютерная система Fidelio — одна из самых популярных систем, используемых в гостиничном  хозяйстве, число ее пользователей  в мире превышает 7,5 тыс. В России, СНГ и странах Балтии имеется 95 установок. 

3.2.2 Автоматизация ресторанного и складского учета в гостинице Орзу

Для автоматизации  ресторанного и складского учета  в гостинице Орзу используются системы Fidelio F&B.

Система Fidelio F&B позволяет: работать с поставщиками (заказы, поставки); вести учет товаров на продовольственных складах; вести меню, используемое в ресторанах и барах; проводить калькуляцию рецептов блюд; производить расчет банкетного меню; производить инвентаризацию на складах гостиницы; на основе данных о продажах проводить автоматическое списание товаров со склада в соответствии с заведенными в систему рецептами; получать отчеты о работе складов.

Система Fidelio F&B является программой для продуктового склада, но ее можно использовать без ограничений  и для непродовольственных складов.

В системе существует несколько основных понятий, которые рассматриваются ниже:

Склад заводится  в системе с определенным именем и номером. В системе указывается, является ли он основным (куда осуществляется приход от поставщиков) или складом  точки продажи (с него автоматически будут списываться товары, проданные через данную точку продажи).

По данным Fidelio F&B зимой и весной наибольшую прибыль  приносит ресторан гостиницы Орзу, однако в летние месяцы бар гостиницы  пользуется большим успехом (См. График № 3). 
 

График № 3. Доход от Отдела Питания. 

Товар описывается  в системе как объект прихода  от поставщиков. Он может принадлежать той или иной группе товаров, входить  или не входить в калькуляцию  рецептов, для него определяются складские  и рецептурные единицы.

Блюдо — объект продаж, имеющее название и номер. Для каждого блюда существует рецепт приготовления. Любое блюдо, имеющее рецепт, может входить в рецепт другого блюда.

Рецепт — список товаров или подрецептов с  указанием количества потребления. Рецепт однозначно привязан к блюду, без него рецепт существовать не может. Рецепт имеет себестоимость. В нем может быть указан для каждого товара фактор потерь, склад для списания, а также способ приготовления блюда.

Точка продажи —  бар, ресторан, кафе или столовая, где  будут продаваться блюда. Точке продажи может быть определен склад для списания.

Система Fidelio F&B имеет  интерфейсы с системами Fidelio FO и Fidelio eng, а также с системой Micros.

Данные о продажах, потреблении товаров с детализацией по точкам продажи и по складам можно получить из отчетов системы Fidelio F&B.

В системе предусмотрено  наличие программного интерфейса с  бухгалтерскими программами, в которые  переносятся следующие данные: о  приходах товаров на склад; о возвратах  товаров поставщику; о передаче товаров в производство; о возврате товаров из производства; о списании испорченных товаров; о списании себестоимости проданных блюд.

К основным преимуществам  систем Fidelio относятся:

возможность интегрирования многих отдельных участков в один глобальный комплекс;

наличие версий программ на русском языке;

широкая функциональность данных систем;

удобство и быстрота работы для пользователей;

удобства и быстрота обслуживания, наглядность и различные  формы выставленных счетов для клиентов;

конфиденциальность  хранения информации.

Стоимость системы  зависит от числа номеров в  гостинице и от набора модулей  системы. Для гостиницы, имеющей  порядка 100 номеров, стоимость системы  составляет примерно 30 тыс. долл. В эту  сумму входят установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей. 

3.3 Средства коммуникации  и связи 

3.3.1 Классификация  средств оргтехники в гостинице  Орзу 

Любая система управления может быть представлена в виде схемы, приведенной на рис. №1. 

Рис. №1. Схема управления 

В систему управления входят такие основные элементы, как субъект управления СУ и объект управления ОУ, между которыми существуют прямая и обратная связь.

Прямая связь —  это те команды и распоряжения, при помощи которых субъект управления воздействует на объект управления, т. е. управляет им.

Обратная связь  необходима для того, чтобы субъект  управления мог оценить, как выполняются  распоряжения, т. е. осуществляется оценка результатов воздействия.

Если рассматривать  управление как систему, то необходимо учитывать те случайные воздействия (возмущения), которые могут влиять на систему как из внешней среды, так и появляться внутри самого объекта управления. Таким образом, для того чтобы успешно осуществлять управление любыми объектами, в том числе и предприятиями туристской индустрии, необходимо постоянно осуществлять сбор информации, ее хранение, обработку и передачу. Для успешного осуществления этого процесса применяются различные средства оргтехники.

Оргтехника —  это технические средства, используемые для механизации и автоматизации  управленческих и инженерно-технических работ. В широком смысле к оргтехнике можно отнести любое приспособление (прибор, устройство, инструмент), которое используется в офисе фирмы, начиная от ручек и карандашей и заканчивая компьютерами и сложной электронной оргтехникой.

Функционирование  современного туристского предприятия  непосредственно базируется на применении информационных технологий обработки  информации и средствах оргтехники.

По назначению их можно разбить на следующие группы: средства коммуникации и связи; средства оргтехники; копировально-множительные средства; средства сбора, хранения и обработки документов, к которым прежде всего относятся компьютеры и вычислительные сети; сканеры; средства отображения информации; аппараты для уничтожения документов.

Для хранения и обработки  документов используются средства Microsoft Office, которые включают:

текстового редактора Word;

электронные таблицы Excel;

пакет презентаций Power Point;

планировщика личного  времени Schedule+;

программу электронной  почты Microsoft Mail;

программу работы с  документами Microsoft Office Binder

и другие. 

3.3.2 Способы передачи  информации в гостинице Орзу

На современном  этапе развития средства коммуникации и связи играют важную роль для  обеспечения эффективного управления туристским бизнесом. Любая задержка информации может повлечь за собой очень серьезные негативные последствия как в финансовом отношении, так и в потере имиджа фирмы, что в конечном итоге может привести к краху любой организации. Это непосредственно относится и к предприятиям индустрии туризма и гостеприимства.

Передача информации может осуществляться вручную либо механически при помощи автоматизированных систем по различным каналам связи.

Первый способ передачи информации и до настоящего времени  имеет широкое распространение. При этом информация передается либо при помощи курьера, либо по почте. К достоинствам этого способа можно отнести полную достоверность и конфиденциальность передаваемой информации, контроль за ее получением (при почтовой рассылке в пунктах регистрации прохождения), минимальные издержки, не требующие никаких капитальных затрат. Главными недостатками такого подхода являются невысокая скорость передачи информации и неоперативность в получении ответов.

Второй способ значительно  увеличивает скорость передачи информации, повышает оперативность принятия решений, но при этом увеличиваются капитальные и текущие издержки. При грамотной организации производственного процесса на предприятии этот способ передачи информации в конечном итоге существенно повышает экономическую эффективность функционирования предприятия индустрии туризма и гостеприимства.

Для передачи информации необходимы: источник информации, потребитель  информации, приемо-передающие устройства, между которыми могут существовать каналы связи. В общем случае этот процесс можно представить в виде последовательности следующих блоков (рис. № 2) 

Рис. № 2. Процесс  передачи информации. 

При ручном или механическом способе передачи информации на каждом этапе принимают участие люди, при автоматизированной передаче могут использоваться различные электронные приборы и устройства. Одной из проблем, возникающей при автоматизированной передаче информации, является качество передачи информации, которое значительно снижается из-за возникающих в каналах связи и в приемо-передающих устройствах помех. Для снижения последних, улучшения качества передаваемой информации и обеспечения ее достоверности в приемо-передающие устройства встраиваются специальные схемы. Чем меньше помех, тем качественнее работают автоматизированные системы.

Качество работы системы в целом необходимо оценивать  по таким показателям, как пропускная способность, достоверность и надежность получаемой информации.

Под пропускной способностью системы подразумевается максимальное количество информации, которое теоретически может быть передано в единицу времени. Пропускная способность определяется скоростью преобразования информации в приемо-передающих устройствах и возможной скоростью передачи информации в каналах связи, зависящих от физических свойств как канала, так и самого сигнала.

Под достоверностью подразумевается передача информации без ее искажения.

Под надежностью  системы понимается способность  выполнять заданные функции, сохраняя свои основные характеристики в установленных  пределах. С надежностью связаны такие понятия, как «безотказность», «долговечность», «ремонтопригодность» и «сохраняемость». Показатели надежности любой системы — это вероятность безотказной работы, наработка на отказ, технический ресурс, срок службы и т.д. 

4. Глобальные компьютерные сети в индустрии гостеприимства