Организации безопасности на предприятии

         В то же самое время, какую бы модель обеспечения экономической безопасности ни выбрал руководитель фирмы, следует учитывать тот факт, что организация эффективной системы профилактических, предупредительных мер обойдется гораздо дешевле, чем борьба с последствиями уже случившихся правонарушений, реализованных угроз.

4.Методы минимилизации риска на предприятии.

          4.1. Предупредительная работа с персоналом.

          К категориям работников, имеющим доступ к коммерческой (в том числе конфиденциальной) информации, и могущими быть потенциальными источниками ее разглашения, либо иных неправомерных действий, относятся прежде всего, работники бухгалтерии, кассиры, лица, имеющие право распоряжения печатями, бланками, работники компьютерных подразделений.

         В практике работы с персоналом работники службы безопасности должны проверять не только хранение сотрудниками коммерческой тайны, но и отношение их своим служебным обязанностям, аккуратность в обращении с документами, излишний “интерес” к другим подразделениям.

        Для работников службы безопасности индикаторами в выявлении конкретных работников, осуществляющих разглашение конфиденциальной информации, занимающихся хищением денег, либо совершающих другие неправомерные действия, угрожающие экономическому положению фирмы, являются следующие:

- внезапный активный интерес к конфиденциальной информации, деятельности других подразделений;

- изменение поведения работника в общении с коллегами, в разговорах, появление неуверенности, страха;

- резкое увеличение расходов работника, приобретение дорогостоящих товаров, недвижимости и пр.;

Потенциальными  правонарушителями являются сотрудники:

- имеющие значительные материальные затруднения;

- имеющие склонность к азартным играм;

- склонные к пьянству, наркотической зависимости;

- имеющие тяжело больных близких родственников;

- часто меняющие место работы;

- психически неуравновешенные.

       Для поддержания высокого уровня защищенности экономических интересов фирмы службе безопасности целесообразно проводить проверки лиц, которые могут, пользуясь своим служебным положением, представлять угрозы безопасности.

         Способы проверок.

           Первый. Лицу, ответственному за получение в банке денежных сумм, умышленного вкладывается в пачку лишняя купюра. Если лицо не реагирует на данные действия, то из этого могут быть сделаны следующие выводы:

1. Данное лицо небрежно относится к своим обязанностям.
2. Данное лицо умышленно присваивает деньги.

В обоих случаях  есть основания сомневаться в  личных, либо деловых качествах проверяемого лица.

          Второй. Проверка выполнения исполнительно-распорядительных функций ответственным лицом. Работнику, имеющему право распоряжаться печатями, штампами. Посторонним лицом ему предлагается за вознаграждение проштамповать чистые листы бумаги. В случае согласия – доверие к такому лицу утрачивается, и оно освобождается от должности.

         Третий. Для банков. Проверяется лицо, обслуживающее клиентов в банке, имеющее право доступа к информации по счету и выдающее справки о наличии денежных средств на счетах клиентов. Один из клиентов (по просьбе работников службы безопасности) предлагает выдать ему справку о наличии значительной суммы денег у него на счете, хотя на самом деле эта сумма небольшая, обещая при этом приличное вознаграждение. Как правило, в выписке по счету к сумме дописывается один или два нуля. Понятно, что фиктивная справка необходима клиенту для введения в заблуждение контрагентов. В случае согласия работника банка можно сделать вывод о его неправомерном поведении.

        Вообще же руководству фирмы необходимо проводить такую внутреннюю политику, чтобы минимизировать количество недовольных работников (служебным положением, оплатой труда и пр.) и особенно стараться сохранять хорошие отношения с увольняющимися работниками. В этом случае вероятность утечки информации будет снижена.

          4.2.Проверка контрагентов.

         Важнейшей функцией службы безопасности является всесторонняя проверка контрагентов.

          Причины, которые снижают надежность контрагента и могут явиться основаниями для отказа от подписания договора с ним:

- отсутствие у фирмы собственного помещения (фирма арендует помещение, причем недавно);

- отсутствие работников, в штате – лишь одни руководители;

- отсутствие движения денежных средств по счету;

- фирма обслуживается в ненадежном банке;

- фирма несвоевременно рассчитывается с бюджетом, банками, срывает сроки поставки и т.п.

- фирма зарегистрирована в оффшорной зоне;

- несовпадение юридического адреса фирмы и фактического местонахождения, прописка руководителя фирмы в другом регионе;

- негативная информация о руководителе фирмы.

         Следует внимательно проанализировать учредительные и иные документы контрагента, желательно также произвести их экспертизу.                                           Криминалистическая экспертиза документов производится, прежде всего, на предмет установления их подлинности и отсутствия признаков подделки, таких как:

- подчистки;

- дописки;

- травление;

- допечатки на пишущих машинках;

- подделки печатей и штампов;

- подделки подписей.

     Обязательным условием эффективной системы экономической безопасности является формирование собственной картотеки клиентов с разбивкой по степени их надежности, а также участие в формировании межсубъектных региональных и общероссийских банков данных, использование их информации о контрагентах.

         4.3. Внутренний аудит.

Для обеспечения  экономической безопасности предприятия и противодействия внутренним и внешним угрозам важнейшее значение принадлежит контролю финансово-хозяйственных операций, бухгалтерской и иной документации фирмы. В этих целях руководство фирмы и служба экономической безопасности может использовать аудиторские проверки.

       Аудит – это деятельность по проверке и контролю, анализу и оценке финансового состояния фирмы. В наиболее широком понимании аудит является разновидностью предпринимательской деятельности, осуществляемой на платной основе.

        Различается внешний и внутренний аудит.

        Внешний аудит осуществляется внешними независимыми аудиторами, аудиторскими фирмами, которые, в соответствии с законодательством РФ, на основе заказов (договоров) с организациями производят аудиторские проверки. Инициаторами в этом случае могут быть государственные органы – Банк России, налоговые инспекции, судебные инстанции, либо различные, в том числе негосударственные организации. Результаты проверок оформляются актами, аудиторскими заключениями.

          Внутренний аудит осуществляется специалистами самой фирмы (предприятия). Внутренний аудит является эффективным инструментом системы обеспечения экономической безопасности предпринимательской деятельности, поскольку позволяет предупреждать негативные тенденции в финансово-хозяйственной деятельности фирмы, вскрывать имеющиеся нарушения и своевременно принимать меры по их ликвидации. Если результаты внешней аудиторской проверки могут привести к определенным санкциям против проверяемой фирмы и становятся достоянием гласности, то результаты внутреннего аудита являются конфиденциальной информацией и не подлежат открытому доступу. Как правило, ответственность аудиторов за разглашение конфиденциальной информации (коммерческой тайны) предусматривается в договоре. За ее разглашение аудитор может нести как дисциплинарную, так и материальную ответственность.

          Аудиторские проверки в зависимости от этапа хозяйственной деятельности могут быть:

1. Предварительными - проводятся до начала проведения хозяйственных операций), и направлены на предупреждение незаконных и экономически нецелесообразных хозяйственных операций. Предварительный контроль необходим при заключении хозяйственных договоров, определении направлений использования ресурсов, для разработки схем, проектов, бизнес-планов и пр.
2. Текущими - производятся непосредственно в период совершения хозяйственных операций и необходимы для своевременного выявления нарушений законодательства, искажения бухгалтерских данных, расчетов и оперативного реагирования на эти действия.
3. Последующими – осуществляются после проведения хозяйственных операций в целях общей оценки достоверности отчетных данных, выявления недостатков и нарушений, разработки мер по их устранению.

          Аудиторский контроль может быть документальный, фактический и смешанный. Документальный контроль основан на проверке различных документов – первичных и сводных бухгалтерских документов, планов и отчетов подразделений и служб, договоров и т.д. Фактический контроль производится с целью установления фактического наличия денежных средств и ценных бумаг в кассе, товарно-материальных ценностей на складах, достоверности дебиторских и кредиторских задолженностей фирмы. Смешанный контроль предполагает одновременную документальную и фактическую проверку.

       В практике аудиторских проверок могут использоваться различные методы и приемы их проведения:

- инвентаризация;

- лабораторный анализ;

- экспертная оценка;

- очный опрос;

- чтение документов;

- счетная проверка;

- сопоставление (сверка) документов;

- письменный запрос;

- экономический анализ.

      Предметами аудиторской проверки должны быть прежде всего:

- достоверность отражения финансово-хозяйственных операций в бухгалтерском учете;

- кассовые и банковские операции;

- расчетные и кредитные операции;

- расчеты с бюджетом, внебюджетными фондами и фондами социального страхования и обеспечения;

- основные фонды, нематериальные активы и долгосрочные финансовые вложения;

- материальные ценности;

- затраты на производство и реализацию продукции;

- фонды и резервы;

- финансовые результаты деятельности фирмы (прибыль, убытки).

         Для проведения аудиторских проверок создается специальная комиссия. Руководитель фирмы совместно со службой экономической безопасности определяют ее членов из числа наиболее надежных и квалифицированных работников фирмы. В необходимых случаях могут привлекаться и внешние специалисты. Результаты работы комиссии оформляются справкой аудиторской проверки, в которой указываются объекты проверки, отмеченные нарушения и недостатки, и перечень рекомендаций по их преодолению. Данная справка составляется в минимальном количестве экземпляров и предоставляется только с разрешения руководителя фирмы.

          В настоящее время во всем мире руководители фирм все чаще склоняются к созданию службы внутрифирменного аудита, поскольку гораздо дешевле предотвратить правонарушения собственными силами, чем потом бороться с их последствиями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение.

       Безопасность предприятия – это наличие конкурентных преимуществ, обусловленных соответствием материального, финансового, кадрового, технико-технологического потенциалов и организационной структуры предприятия его стратегическим целям и задачам.

     Основные функциональные блоки системы экономической безопасности предприятия, обеспечивающие максимальное соответствие менеджмента предприятия и его ресурсного потенциала: