Контрольная работа по «Теория организации»

- любая организация является  также социальной системой неформальные  организации имеют много общего  с формальными и одновременно существенно отличаются от них:

- ими руководят лидеры с целью  выполнения определенных задач  на основе конкретной иерархии;

- они используют в своей деятельности  неписаные правила (нормы);

- применяют определенную систему  вознаграждений, санкций;

- структура формальных организаций  создается сознательно, а неформальных - в результате социального взаимодействия, формальная организация возникает  преимущественно по решению руководства, а неформальная - в результате  возникновения заинтересованности  и симпатий .

К основным характеристикам неформальных групп также относятся:

- социальный контроль, который  осуществляется путем выработки  и закрепления групповых элементов  допустимого поведения, жестких  санкций, отчуждения и т.п.;

- сопротивление изменениям, происходящим  в связи с возможными угрозами  существованию неформальной группы;

- наличие неформальных лидеров, которые занимают практически  такое же положение, как и в  формальных группах

Отличие состоит в том, что лидер формальной организации получает свои полномочия официально, а неформальной - путем признания его группой

К факторам, которые выделяют лидера неформальной группы, относятся: возраст, должность, профессиональная компетентность, опыт, знания, интеллект, пол, национальность, характер, расположение рабочего места, чуткость. Также следует учитывать, что в группе могут появиться два лидера: первый - для выполнения целей группы, другой - для социальной взаимодействий.

Американский исследователь групп Джордж Романс обнаружил, что в процессе выполнения задач люди вступают во взаимодействие, что способствует появлению чувств - отрицательных и положительных эмоций относительно друг друга, а также деятельности организации, прогулов, текучести кадров, снижение дисциплины.

Неформальные организации могут мешать достижению формальных целей, негативно влиять на дисциплину труда, распространять лживые слухи, способствовать выдвижению некомпетентных руководителей, сдерживать модернизацию производств.

Поскольку неформальные организации является объективным явлением, то менеджер должен научиться эффективно ими управлять, для этого следует:

- признать существование неформальной  группы, а также то, что ее ликвидация  может привести к ликвидации  самой формальной организации;

- уметь выслушивать мнение, соображения  и предложения членов и лидеров  неформальной группы;

- влиять на деятельность неформальных  групп, используя общие функции, а также методы менеджмента;

- оценивать каждое решение с  позиции обеспечения качественного  взаимодействия руководства с  неформальной группой;

- привлекать лидеров и членов  неформальных групп к участию  в принятии производственных  решений;

- обеспечивать быструю подготовку  точной информации с целью  предупреждения ложных слухов, которые  могут распространять неформальная  группа

Неформальные организации обязательно должны иметь лидеров, признанных группой, сфера влияния которых может выйти за административные рамки формальной организации. Неформальные лидеры поддерживают, и укрепляют группу и помогают достичь ее целей.

Характерной чертой неформальных организаций является социальный контроль, что, как правило, положительно влияет на достижение целей формальной организации

Итак, в неформальных организаций и групп есть много общего с формальными (иерархия, лидеры, задачи, правила и нормы). Существенные отличия заключаются лишь в способах формирования и характере индивидуальности взаимодействия их членов. Учет роли и процессов взаимовлияния этих органических составляющих организации как целого является требованием современного менеджмента.(11)

3.Привидите примеры  проявления закона синергии.

Закон синергии гласит, что для любой организации существует такой набор ресурсов, при котором ее потенциал будет либо существенно больше, либо существенно меньше простой суммы потенциалов входящих в нее ресурсов.

Задача руководителя состоит в том, чтобы найти такой набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер. Повышение общего потенциала организации эквивалентно формальному приобретению новых ресурсов, а понижение общего потенциала – фактическому выводу из процесса производства части ресурсов организации. На формальное приобретение денег тратить не нужно, а фактический вывод – это дополнительные прямые затраты организации.

Рассмотрим пример отдела закупок и логистики. В данном случае речь пойдет о положительном эффекте закона синергии.

Год назад в отделе закупок и логистики была следующая ситуация: 4 равноправных сотрудника, которые занимались одной и той же работой. Конкретное задание, приходящее в определенный момент времени, выполнял тот сотрудник, который в этот момент времени был относительно свободен. «Относительно» – потому что работы у сотрудников отдела было много, отдел не справлялся с нагрузкой, периодически допускал серьезные ошибки.

То не отметят проданное оборудование в базе данных, а технолог выпишет на него счет клиенту и пообещает доставку в скором времени; то забудут срочно заказать нужную деталь для отдела монтажа, т. к. монтажник позвонил по телефону, а специалист по закупке записал на бумажке, которая потерялась в ворохе других бумаг; то «тянут» с переводом на русский язык описания нового, только пришедшего, оборудования, а технологи, соответственно, не могут его продавать и включать в проекты.

В общем, нареканий на отдел было много, срыв поставок того или иного оборудования приносил организации немалые финансовые потери; бардак в базе данных по оборудованию и несвоевременное выполнение задач отделом закупок и логистики приводили к ошибкам в работе других подразделений.

7 месяцев назад в одного из  сотрудников отдела закупок и  логистики назначили руководителем  этого отдела. За 7 истекших месяцев  отдел стал работать четко  и профессионально; работники других  подразделений перестали писать  служебные записки на сотрудников  данного отдела; базой данных  по оборудованию стали пользоваться  работники других подразделений, которым это необходимо; сроки  поставок оборудования уменьшились и стали в большинстве случаев соответствовать ожидаемым. Финансовые показатели работы отдела закупок и логистики поползли вверх, и, несмотря на то, что данное подразделение является затратной статьей бюджета, эти затраты уменьшились более чем вдвое.

Что же смог изменить новый руководитель отдела, он же один из постоянных его сотрудников? Им были предприняты следующие действия:

Были четко распределены должностные обязанности и ответственность между всеми сотрудниками отдела. Они по-прежнему могли замещать друг друга в случае отсутствия, но ответственность за определенный участок работ теперь лежала на определенном работнике. Таким образом, выполняя определенный круг обязанностей, работник не хватался за несколько дел одновременно, а мог углубленно и вдумчиво заниматься своей работой, что сразу сократило количество ошибок и сроки выполнения заданий. Распределение происходило в соответствии со знаниями, опытом и пожеланиями самих работников.

Были внесены с помощью программистов изменения в базу данных по оборудованию: работники других отделов могли почерпнуть необходимую информацию напрямую из базы, без запроса сотруднику отдела закупок и логистики; продажа оборудования автоматически отражалась с информации о нем («выписан счет», «зарезервировано», «свободно», «продано»), что позволило избежать неверных решений и обещаний при работе с клиентами; так же в базе данных отображалось состояние заказанного оборудования («заказано у поставщика», «в пути», «на таможне», «на складе» и т.п.), что позволило работникам отдела избежать бесконечных звонков с вопросами «ну когда же оно придет, где оно сейчас?».

Все вопросы, интересующие руководство и работников других подразделений, теперь адресуются руководителю отдела, что позволяет опять-таки не отвлекать остальных сотрудников от выполнения работы.

Данный пример положительного эффекта закона синергии показывает, как можно за счет изменения всего двух ресурсов: организации работ и управления отделом, а так же технологического ресурса (информационные технологии) – увеличить потенциал организации более чем в 2 раза.(12)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Гибсон Дж.Л. Организация: поведение, структура, процессы. - М.: Инфра-М, 2000.

2. Гуняр Франсис Ж. Преобразование организации.— М.: Дело, 2000.

3. Кравченко А.И. Основы  менеджмента. – СПб.: Питер, 2003.

4. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации. — СПб.: Питер, 2003.

5. Лафта Д.К. Эффективность менеджмента организации. — М.: Дело, 2002.

6. Мильнер Б.З. Теория организации. — М.: ИНФРА-М, 2006.

7. Смирнова ВТ., Мильнер Б.З., Латфуллин Г.Р., Антонов В.Г. Организация и ее деловая среда.— М.: Инфра-М, 2006.

8. Тренев Н. Предприятие и его структура. - М.: Дело, 2002.

9. Чуйкин А.М. Теория организации. - Калининград, 2006.

10. Кафидов В.В., Скипетрова Т.В. Теория организации: Учебное пособие для вузов. – М.: Академический Проект: Фонд «Мир», 2005. – 144 с.

11. Подлесных В.И. Теория организации: Учебник для вузов. – СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2003. – 336 с.

12. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 248 с.