Организация и совершенствования документооборота в таможенных органах

  Внутри  дела  документы  располагаются  так,  чтобы  они  по  своему  содержанию  последовательно  освещали  определенные  вопросы.  При  этом  документы  располагаются  в  хронологическом  порядке  (входящие  -  по  датам  поступления,  исходящие  -  по  датам  отправления),  вопросно-логической  последовательности  или  их  сочетании,  или  по  алфавиту  авторов  и  корреспондентов.

Приложения  к  документам,  независимо  от  даты  их  утверждения  или  составления,  присоединяются  к  документам,  к  которым  они  относятся.  Приложения  объемом  свыше  250  листов  составляют  отдельный  том,  о  чем  в  документе  делается  отметка.

Распорядительные  документы  группируются  в  дела  по  видам  и  хронологии  с  относящимися  к  ним  приложениями:

-уставы,  положения,  инструкции,  утвержденные  распорядительными  документами,  являются  приложениями  к  ним  и  группируются  вместе  с  указанными  документами.  Если  же  они  утверждены  в  качестве  самостоятельного  документа,  то  их  группируют  в  отдельные  дела;

-приказы  по  основной  деятельности  группируются  отдельно  от  приказов  по  личному  составу;

-приказы  по  личному  составу  группируются  в  дела  в  соответствии  с  установленными  сроками  их  хранения.  При  больших  объемах  приказы  по  личному  составу,  касающиеся  различных  сторон  деятельности  таможенного  органа  (прием  на  работу,  увольнение  и  перемещение,  командировки  и  т.д.),  группируются  в  отдельные  дела;

-документы  коллегии  группируются  в  два  дела:  протоколы  и  решения  коллегии,  документы  к  заседаниям  коллегии;

-протоколы  в  деле  располагаются  в  хронологическом  порядке  по  номерам;  документы  к  протоколам,  сгруппированные  в  отдельные  дела,  систематизируются  по  номерам  протоколов;

утвержденные  планы,  отчеты,  сметы,  лимиты,  титульные  списки  и  другие  документы  группируются  отдельно  от  их  проектов;

Дела  таможенного  органа  подлежат  оформлению  при  их  заведении  и  по  завершении  года.  Оформление  дела  -  подготовка  его  к  хранению  и  включает  в  себя  комплекс  работ  по  описанию  дела  на  обложке,  брошюровке,  нумерации  листов  и  составлению  заверительной  надписи.  Оформление  дел  проводится  должностными  лицами  ОДО  и  ответственными  за  делопроизводство  структурных  подразделений.

В  зависимости  от  сроков  хранения  проводится  полное  или  частичное  оформление  дел.

Полному  оформлению  подлежат  дела  постоянного,  временного  (свыше  10  лет)  хранения  и  по  личному  составу.

Полное  оформление  дела  предусматривает:  нумерацию  листов  в  деле,  составление  листа-заверителя  (приложение  37):  составление,  в  необходимых  случаях,  внутренней  описи  документов  дела  (приложение  38);  оформление  реквизитов  обложки  дела  по  установленной  форме  (приложение  39),  внесение  необходимых  дополнений,  изменений  и  уточнений  в  реквизиты  обложки  дела  (уточнение  названия  таможенного  органа,  регистрационного  индекса  дела,  крайних  дат  дела,  заголовка  дела);  подшивку  и  переплет  дела.

Дела  временного  (до  10  лет  включительно)  хранения  подлежат  частичному  оформлению:  допускается  хранить  в  скоросшивателях,  не  проводить  пересистематизацию  документов  в  деле,  листы  дела  не  нумеровать,  заверительные  надписи  не  составлять.

В  целях  обеспечения  сохранности  и  закрепления  порядка  расположения  документов,  включенных  в  дело,  все  его  листы  (кроме  листа-заверителя  и  внутренней  описи)  нумеруются  простым  карандашом  арабскими  цифрами  валовой  нумерацией  в  верхнем  правом  углу  листа.  Листы  внутренней  описи  документов  дела  нумеруются  отдельно.

Листы  дел,  состоящих  из  нескольких  томов  или  частей,  нумеруются  по  каждому  тому  или  каждой  части  отдельно.

Фотографии,  чертежи,  диаграммы,  другие  иллюстративные  и  специфические  документы,  представляющие  самостоятельный  лист  в  деле,  нумеруются  на  оборотной  стороне  в  верхнем  левом  углу.

Сложенный  лист  (формата  А3,  А2)  разворачивается  и  нумеруется  в  правой  части  верхнего  поля  листа.  При  этом  лист  любого  формата,  подшитый  за  один  край,  нумеруется  как  один  лист;  лист,  сложенный  и  подшитый  за  середину,  подлежит  перешивке  и  нумеруется  как  один  лист.

Лист  с  наглухо  наклеенными  документами  (фотографиями,  вырезками,  выписками  и  т.п.)  нумеруется  как  один  лист.  Если  к  документу  подклеены  одним  краем  другие  документы  (вставки  текста,  переводы,  вырезки  и  т.п.),  то  каждый  документ  нумеруется  отдельно.

Подшитые  в  дело  конверты  с  вложениями  нумеруются:  вначале  сам  конверт,  а  затем  очередным  номером  каждое  вложение  в  конверте.

Подшитые  в  дело  документы  с  собственной  нумерацией  листов  нумеруются  в  общем  порядке  или  сохраняют  собственную  нумерацию,  если  она  соответствует  порядку  расположения  листов  в  деле.

В  случаях  обнаружения  большого  числа  ошибок  в  нумерации  листов  дела  проводится  их  перенумерация.  При  перенумерации  листов  старые  номера  зачеркиваются  и  рядом  ставится  новый.

Для  учета  документов  определенных  категорий  постоянного  и  временного  сроков  (свыше  10  лет)  хранения,  учет  которых  вызывается  спецификой  данной  документации  (дела  с  приказами  и  распоряжениями,  личные  дела  и  т.д.),  составляется  внутренняя  опись  документов  дела.

Внутренняя  опись  документов  составляется  также  на  дела  постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)  хранения,  если  они  сформированы  по  разновидностям  документов,  заголовки  которых  не  раскрывают  конкретное  содержание  документов.

Внутренняя  опись  составляется  на  отдельном  листе  по  установленной  форме  (приложение  38),  которая  содержит  сведения  о  порядковых  номерах  документов  дела,  их  индексах,  датах,  заголовках  и  номерах  листов  дела,  на  которых  расположен  каждый  документ.  К  внутренней  описи  составляется  итоговая  запись,  в  которой  указываются  цифрами  и  прописью  количество  включенных  в  нее  документов  и  количество  листов  внутренней  описи.

Внутренняя  опись  документов  дела  подписывается  составителем  с  указанием  расшифровки  подписи,  должности  и  даты  составления  описи.

Изменения  состава  документов  дела  (изъятия,  включения  документов,  замена  их  копиями  и  т.д.)  отражаются  в  графе  "Примечание"  со  ссылками  на  соответствующие  акты.  При  необходимости  составляются  новые  итоговая  запись  к  внутренней  описи  и  заверительная  надпись  дела.

2.2  Совершенствования  документооборота  в  таможенных  органах

Ушли  в  прошлое  времена,  когда  работа  таможенников  ассоциировалась  исключительно  с  досмотром  ручной  клади  и  багажа  пересекающих  границу  пассажиров  международных  рейсов.  Сегодня  таможенная  служба,  осуществляя  оформление  и  контроль  многочисленных  внешнеэкономических  грузов,  обеспечивает  более  половины  доходной  части  бюджета  России. 

Работа  таможни  с  растущими  объемами  экспорта  и  импорта  невозможна  без  использования  современных  средств  таможенного  контроля,  техники  и  программного  обеспечения,  стабильной  связи,  обеспечивающей  взаимодействие  таможенной  органов  с  другими  государственными  органами  и  структурами,  участниками  внешнеэкономической  деятельности.  И  конечно,  таможенная  служба  сегодня  немыслима  без  современных  информационных  технологий.

Электронный  документооборот  все  больше  входит  в  жизнь  отечественных  таможенных  органов,  постепенно  снижая  огромное  количество  бумаг,  еще  недавно  составлявших  основу  всех  процессов  таможенного  оформления  и  контроля.  Переход  на  электронные  технологии  –  это  существенная  экономия  времени  в  общении  с  таможней,  упрощение  таможенных  процедур,  снижение  коррупционных  рисков,  которые  возможны  при  личном  контакте  с  таможенным  инспектором.

На  смену  электронному  декларированию  с  использованием  дорогостоящего  и  сложного  оборудования,  которое  могли  себе  позволить  только  крупные  предприятия-участники  внешнеэкономической  деятельности  (так  называемому  ЭД-1),  сегодня  пришло  электронное  декларирование  товаров  через  Интернет  (ЭД-2),  которое  доступно  практически  любому.

В  Минераловодской  таможне  первая  электронная  декларация  с  использованием  сети  Интернет  была  оформлена  на  Кабардино-Балкарском  таможенном  посту  11  марта  2010  года.  С  начала  2011  года  внедрение  и  применение  технологии  электронного  декларирования  шло  активно  на  всех  таможенных  постах.  Одновременно  проводились  семинары-совещания  с  участниками  ВЭД,  анкетирование  по  проблемным  вопросам,  связанным  с  предоставлением  в  таможню  сведений  в  электронном  виде,  оказывалась  помощь  в  вопросах  применения  электронного  декларирования.  Оценив  достоинства  ЭД-2,  почти  все  экспортеры  и  импортеры  в  регионе  деятельности  Минераловодской  таможни  работают  сегодня  по  этой  технологии.  Если  в  начале  2011  года  доля  деклараций,  поданных  в  электронной  форме,  составляла  в  общем  объеме  декларирования  46%,  сегодня  этот  показатель  по  таможне  превышает  97%.

В  области  применения  современных  информационных  технологий  Федеральная  таможенная  служба  опередила  другие  государственные  органы,  где  пока  идет  лишь  накопление  электронной  информации.  Но,  несмотря  на  то  что  – по разным причинам – электронный  документооборот  между  таможней  и  налоговой  службой,  например,  или  железнодорожным  ведомством  не  налажен,  за  технологией  электронного  декларирования  –  будущее.  Оно  не  только  востребовано,  но  и  стало  основой  для  еще  одной  технологии,  внедряемой  сегодня  в  работу  Федеральной  таможенной  службы  России  –  технологии  удаленного  выпуска.

Особое  место  в  системе  удаленного  выпуска  принадлежит  центрам  электронного  декларирования.  Планируется,  что  такие  ЦЭДы,  создаваемые  в  основном  в  крупных  научно-промышленных  центрах  или  центрах  федеральных  округов  и  субъектов  Российской  Федерации,  смогут  работать  в  круглосуточном  режиме  с  декларациями  участников  ВЭД  из  любых  регионов.  Первый  в  Северо-Кавказском  федеральном  округе  Центр  электронного  декларирования  создан  15  августа  на  базе  Минераловодской  таможни.

Удаленный  выпуск  предполагает  разделение  проведения  таможенных  операций  с  товарами,  декларируемыми  в  электронной  форме  с  использованием  Интернета,  между  различными  таможенными  постами.  Обмен  информацией  между  ними  осуществляется  исключительно  в  электронном  виде.  Центры  электронного  декларирования  занимаются  оформлением  и  выпуском  деклараций,  а  другой  (например,  приграничный)  таможенный  пост  осуществляет  фактический  контроль  перемещаемых  через  границу  товаров.

По  видению  ФТС  России  в  будущем  30-35  таможен,  расположенных  в  центрах  федеральных  округов  и  субъектов  РФ,  в  регионе  которых  будут  действовать  ЦЭДы,  станут  основой  «электронной  таможни».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Совершенствование  таможенного  администрирования  за  счет  внедрения  в  практику  таможенного  оформления  новых  технологий,  возможности  осуществления  декларирования  товаров  и  представления  документов  в  электронной  форме  –  одни  из  целей  реализуемой  Концепции  таможенного  оформления  и  таможенного  контроля  товаров  в  местах,  приближенных  к  государственной  границе  РФ. 

Ускорение  таможенных  операций  путем  декларирования  через  Интернет  уже  оценено  положительно  участниками  внешнеэкономической  деятельности.

Очередным  этапом  развития  электронного  документооборота  становится  взаимодействие  в  электронной  форме  таможни  и  таможенных  постов  с  владельцами  складов  временного  хранения.

Мероприятия  в  данном  направлении  начаты  в  Минераловодской  таможне  в  начале  текущего  года.  Были  осуществлены  необходимые  технические  работы  по  настройке  программного  обеспечения  в  таможне.  Прошли  совещания,  в  ходе  которых  до  лиц,  осуществляющих  временное  хранение  товаров,  доведены  преимущества  и  перспективы  использования  технологии  представления  электронных  документов  отчетности.  Поэтапная  настройка  соответствующего  оборудования  проводится  и  владельцами  складов  временного  хранения,  чтобы  в  дальнейшем  осуществить  подключение  СВХ  к  действующей  системе  электронного  документооборота.

В  настоящее  время  из  шести  владельцев  складов  временного  хранения,  находящихся  в  регионе  деятельности  Минераловодской  таможни,  один  уже  осуществляет  передачу  отчетной  информации  в  электронном  виде.  Это  Федеральное  государственное  унитарное  предприятие  «РОСТЭК»

С  апреля  2013  года  со  стороны  ФГУП  «РОСТЭК»  передано  в  таможню  почти  500  документов  отчета  о  помещении  товаров  на  временное  хранение  и  о  выдаче  их  со  склада  временного  хранения. 
 
Готово  приступить  к  передаче  отчетных  документов  в  электронном  виде  Общество  с  ограниченной  ответственностью  Автомобильная  компания  «ДЕРВЕЙС».

Продолжает  модернизацию  штатных  программных  средств  еще  один  владелец  склада  временного  хранения  –  ОАО  «Республиканская  база  снабжения  «Прохладненская».