Основные принципы построения системы отбора кадров

3. Методы  отбора персонала

    Обычно  при отборе кандидатов используют не один метод, а целый комплекс различных  методов, направленных на всестороннюю оценку кандидатов. При принятии решения о включении в батарею методов, используемых при отборе кандидатов, того или иного нового метода, необходима его предварительная проверка на валидность и надежность.

    Комплексная система отбора может включать в  себя следующие методы:

• предварительный отбор (анализ информации о кандидате, содержащейся в резюме, стандартной форме и оценка результатов предварительного собеседования);
• сбор информации о кандидате от других людей;
• личностные опросники;
• тесты: интеллекта, специальных способностей, интересов, профессиональные и имитационные тесты и др.;
• групповые методы отбора;
• экспертные оценки;
• решение проблем;
• собеседование/интервью.

      Необходимость использования комплекса различных  методов при отборе связана с  тем, что ни один из предлагаемых методов по отдельности не дает исчерпывающей информации, на основании которой можно было бы принять верное решение о приеме на работу. Только дополняя результаты, полученные с помощью одного метода, данными, собранными с помощью других методов, можно рассчитывать на то, что отобранные работники будут максимально соответствовать установленным критериям отбора и полностью устроят организацию.

      Основной  принцип выбора методов – максимизация вероятности выявления наиболее квалифицированных кандидатом. При этом на тех этапах отбора, где число претендентов может быть весьма значительным, применяются самые простые и самые дешевые инструменты отбора.

Предварительный отбор

    Предварительный отбор  начинается с анализа списка подобранных кандидатов с точки зрения их соответствия требованиям организации к бушующему сотруднику. Основная цель первичного отбора состоит в “отсеивании” кандидатов, не обладающих минимальным набором характеристики, необходимых для занятия вакантной должности. Естественно, что этот минимальный набор является различным для разных специальностей и организацией.

    Методы  первичного отбора зависят от бюджета, стратегии, культуры компании и относительной  важности данной должности для организации. Наиболее распространенными в настоящее время методами являются: анкетные данные, тестирование, экспертиза почерка, самооценка кандидата и собеседование.

Сбор  предварительной  информации о кандидатах

    Большинство организаций предлагает претендентам на занятие вакантных мест представить  резюме, в котором указываются личные сведения, основная информация об образовании, профессиональном опыте, имеющихся навыках и достижениях. Вторым важным источником предварительной информации о работнике является стандартная форма «Сведения о кандидате», которую работники кадровой службы предлагают заполнить кандидатам.

    Основная  информация о специалистах, не принятых на работу по одним вакансиям, но имеющих  по всем данным хорошие шансы быть принятыми на работу по мере появления  других вакансий, заносится в базу данных.

    Следует учитывать, что база данных на специалистов, предлагающих свои услуги, быстро устаревает, так как люди не сидят сложа  руки в ожидании появления вакансии в организации, а активно ищут и часто находят устраивающую их работу в другой организации. Поэтому с базой данных надо постоянно работать, периодически обновляя ее, добавляя новых кандидатов или удаляя информацию о тех специалистах, которые на данный момент уже отказываются от рассмотрения предлагаемых вакансий.

    Одной из основных целей этого этапа отбора является отсев по формальным характеристикам кандидатов, явно не подходящих для имеющихся вакансий, не отвечающих минимальным требованиям вакантной должности. Кроме того, предварительная информация о работнике, собранная с помощью анализа представленных резюме, предварительного собеседования и стандартной формы «Сведения о кандидате», дает ориентиры для построения интервью с кандидатом. Например, интервьюер может захотеть уточнить причины увольнения кандидата с предыдущего места работы или узнать более подробно о тех или иных направлениях его профессиональной деятельности.

    Поиск кандидатов на вакантную должность  обычно начинается с предварительного собеседования – непродолжительного (5-10 минут) обмена информацией между  работником кадровой службы (секретарь, инспектор отдела кадров или менеджер по персоналу) и претендентом на должность. Можно выделить ряд задач, которые могут быть решены на этом этапе.

• Информация, полученная в результате предварительного собеседования, используется для того, чтобы выявить в первом приближении, отсутствие у кандидата тех или иных ограничений и несоответствий требованиям вакантной должности.
• Одной из целей предварительного собеседования является сообщение кандидату интересующих его сведений о работе и об организации.
• Всегда есть опасность «упустить» подходящего кандидата, поэтому очень важно, чтобы у кандидата уже с первых минут знакомства с организацией составилось о ней благоприятное впечатление. Первое впечатление часто оказывается наиболее стойким и определяет последующее поведение, отношение и установки работника по отношению к организации.

   Специалисты, принимающие участие в отборе, должны так спланировать свою работу, чтобы выделить достаточно времени  на каждого кандидата без отвлечений на другие дела. Времени должно быть достаточно для того, чтобы внимательно ознакомиться со всей предоставленной информацией о кандидате (резюме, рекомендации, документы, и др.). Для проведения отбора должно быть выделено специальное помещение, отвечающее необходимым требованиям: хорошая вентиляция и освещение, наличие необходимого количества столов, стульев, средств оргтехники и др.

   Предварительное собеседование обычно проводиться  до того, как кандидат приступает к  заполнению стандартной формы «Сведения  о кандидате». Оно дает возможность отсеять еще до заполнения стандартной формы неквалифицированных, незаинтересованных работников, тех людей, которых не устраивают условия, предлагаемые организацией (режим, график работы, зарплата и т.д.), а также тех людей, которые производят явно неблагоприятное впечатление (низкий культурный уровень, неопрятная одежда, бросающиеся в глаза отклонения в поведении и т.п.).

   При анализе  анкетных данных, которые кандидат приводит в стандартной форме, выявляется следующая информация:

• Соответствие образования заявителя минимальным квалификационным требованиям.
• Соответствие практического опыта характеру должности.
• Наличие ограничений любого рода на выполнение должностных обязанностей.
• Готовность к принятию дополнительных нагрузок (сверхурочная работа, командировки).
• Круг лиц, которые могут рекомендовать работников для последующего наведения справок и получения дополнительной информации.

   Часто организации, информируя кандидатов об имеющихся вакансиях, указывают  в основном положительные стороны  работы (зарплата, местоположение организации и т.п.) и дают очень мало сведений о себе или информации, связанной с возможными негативными (непривлекательными) аспектами работы (график работы, рабочие нагрузки, необходимость командировок и т.п.). В результате работники, приступившие к работе, сталкиваясь с действительностью, ощущают себя обманутыми и часто уходят из организации, даже не дожидаясь окончания испытательного срока .

   Если  новый работник не получает своевременно реалистичную информацию о работе и  об организации, то это ведет к снижению уровня его удовлетворенности своим трудом и организацией в целом. Часто претенденты, начиная работу в компании, не имеют ясного представления не только об организации и будущей работе, но и о себе, о своих реальных возможностях, ограничениях и способностях.

   При общении с потенциальными кандидатами, работникам, осуществляющим отбор, необходимо владеть всей информацией, которая  позволит им дать максимально четкие ответы на вопросы кандидатов о будущей  работе. В этой связи, при принятии решения о подборе работников на те или иные вакантные должности должны быть подготовлены ответы на ряд вопросов, которые обычно волнуют кандидатов:

1. Размер зарплаты, принципы оплаты труда.
2. Основное содержание работы.
3. Где будет находиться рабочее место работника, условия труда.
4. Структура организации и какое место в этой структуре будет занимать работник.
5. Перспективы, возможности, которые открываются перед работником в случае, если он успешно работает в должности.
6. Льготы, которые имеют работники организации (питание, летний отдых, медицинское обслуживание, возможности занятий спортом и др.)

   Для компании-работодателя обеспечение работника реалистичной информацией о работе – это важнейшее условие успешного решения таких задач, как адаптация новых работников, максимально быстрое их вовлечение в дела организации и скорейший вывод на приемлемый уровень производительности и качества труда.

Сбор  и анализ сведений о кандидатах

      Следующим этапом процесса отбора является сбор и изучение информации, представленной кандидатами в резюме и в стандартной  форме «Сведения о кандидате». Содержание стандартной формы, предлагаемой кандидатам для того, чтобы они представили сведения о себе, может существенно различаться в разных организациях.

      Специалисты, имеющие достаточный опыт работы по отбору персонала, знают, что резюме не всегда дают точное представление  о кандидате. И все же резюме остаются одним из основных средств предварительной оценки кандидатов. При чтении резюме следует обращать внимание на информацию, указывающую на склонность человека к стабильности (насколько часто он меняет места работы) или на склонность к профессиональному росту, к тому, чтобы делать карьеру, настрой на продвижение и развитие. Кроме того, важно отметить те достижения и интересы кандидата, которые могут быть полезны в работе по данной вакансии.

    Анкетирование

    Является  первым этапом процедуры оценки и  отбора претендентов. На этом этапе происходит «отсев» менее подходящих кандидатов, определяется круг факторов, нуждающихся в особо пристальном изучении на основе последующих методов, а также источники, из которых можно получить необходимую информацию. Любое искажение в анкете является основанием для увольнения работника в любое время, когда это выяснится (в тексте анкеты включается соответствующее указание).

    Анализ  анкетных данных в сочетании с  другими методами отбора выявляет следующую информацию: соответствие образования заявителя минимальным квалификационным требованиям, соответствие практического опыта характеру должности; наличие ограничения другого рода на выполнение должностных обязанностей, готовность к принятию дополнительных нагрузок, круг лиц, которые могут рекомендовать работника, помочь в наведении справок и получении дополнительной информации.

    Одна  из задач анкетирования заключается  в том, чтобы определить личностные качества и обстоятельства, которые могут помочь в работе кандидата в случае приема на работу. Часто анкеты содержат данные о продолжительности отработанного времени у последнего работодателя, продолжительности пропусков по причине болезни и т.д. В анкете запрашивается точная формулировка причин увольнения в прошлом. Собираются общие сведения об источниках мотивации и делаются предположения о факторах, препятствующих работе. Эти данные перепроверяются и уточняются, а в дальнейшем становятся предметом тщательного изучения при наведении справок и собеседовании с претендентом. В некоторых организациях заполняются данные о недостатках здоровья. Но есть статья 23 в Конституции Российской Федерации, в которой говориться что; 1. Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. 2. Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения. Таким образом,  кандидат может заполнить данные о своем здоровье, только если сам этого хочет.

    Степень детализации анкеты и конкретная форма могут быть разными. В одном  случае кадровые службы и руководители организаций полагаются в большей  мере на анкету, в другой уточняют нужные сведения в процессе собеседования.

Личностные  опросники

      Они предназначены для выявления личностных особенностей и черт характера. Личностные опросники измеряют такие черты личности, как самооценка, коммуникабельность, уровень личностной зрелости, тревожность, склонность к риску, самоконтроль, эмоциональная устойчивость, склонность к лидерству и др. Некоторые по совокупности данных могут относить человека к тому или иному психологическому типу. Существуют как комплексные тесты, описывающие личность в целом, так и тесты на какое-либо определенное качество (например, тесты на способность к самоконтролю, способ принятия решений, агрессию и др.). Некоторые тесты предназначены для выявления патологий характера и личностного развития. Особо можно выделить тесты на выявления уровня мотивации и ценностные ориентации. Изредка используются проективные тесты, например, кандидата просят нарисовать что-либо или проинтерпретировать картинку или фотографию. Психолог, анализируя результаты, полученные при использовании проективных тестов, дает заключение об особенностях мотивации, личности человека, о его склонностях. Такие тесты трудоемки при обработке, но дают достаточно надежную информацию о кандидате при их грамотной интерпретации.