Причины и последствия конфликтов

     Примеры оформления полного и краткого протокола  приводятся в приложении 16 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76.

     Протокол  заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях  протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. 

     Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают  даты начала и окончания заседания.  Например: 16-17.06.2010 или 16.06.2010-17.06.2010.

     Протоколам  присваиваются порядковые номера в  пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. 

     Копии протоколов при необходимости рассылаются  заинтересованным организациям и должностным  лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства. 

     Принятые  решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства. 

     Выписка из протокола представляет собой  точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу  повестки дня, по которому готовят выписку.

     Выписка из протокола воспроизводит все  реквизиты бланка, вводную часть  текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет.

     Протокол  оформляется на общем бланке организации  с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ", на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа) или на стандартном листе бумаги формата А4.

     Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

     Нормативными  правовыми актами могут устанавливаться  дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.

     Например, при составлении протоколов заседаний  совета директоров (наблюдательного  совета) акционерного общества должны учитываться требования, установленные следующими нормативными правовыми актами:

     Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах";

     Кодекс  корпоративного поведения, одобренный на заседании Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2001 г. (протокол № 49), рекомендованный к применению распоряжением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 31 мая 2002 г. № 17/пс.

     Для облегчения документооборота на предприятиях сегодня используются достижения современных информационных технологий, базирующихся на использовании компьютера.

     К современным техническим системам информационно-справочной документации относятся следующие:

     NormaCS — информационно-справочная система,  содержит нормативно-техническую документацию, действующую на территории РФ.

     Техэксперт  — информационно-справочная система, содержит нормативную-техническую документацию, действующую на территории РФ.

     TDMS — система, предназначенная для  управления информационными потоками  и электронной документацией  проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т. п, производство компании CSoft Development.

     ADEM i-Ris — информационно - справочная система, содержит нормативную - техническую документацию для конструкторско-технологической подготовки машиностроительных и металлообрабатывающих производств.

 

3. Причины и последствия  конфликтов 

     3.1. Типы конфликтов 

     1. Внутри личностный конфликт, может  принимать различные формы, и  из них наиболее распространена форма ролевого конфликта, когда одному человеку предъявляются противоречивые требования по поводу того, каким должен быть результат его работы или, например, когда производственные требования не согласуются с личными потребностями или ценностями. Исследования показывают, что такой конфликт может возникнуть при низкой удовлетворённости  работой, малой уверенностью в себе и организации, а также со стрессом.

     2. Межличностный конфликт - это самый  распространённый тип конфликта в организациях он проявляется по-разному. Чаще всего, это борьба руководителей за ограниченные ресурсы, капитал или рабочую силу, время использования оборудования или одобрение проекта. Каждый из них считает, что поскольку ресурсы ограничены, он должен убедить вышестоящее руководство выделить эти ресурсы ему, а не другому руководителю.

     Межличностный конфликт также может проявляться  и как столкновения личностей. Люди с различными чертами характера, взглядами и ценностями иногда просто не в состоянии ладить друг с другом. Как правило, взгляды и цели таких людей различаются в корне.

     3.  Конфликт между личностью и  группой, может возникнуть, если  эта личность займет позицию,  отличающуюся от позиций группы. Например, обсуждая на собрании  пути увеличения объема продаж, большинство будет считать, что этого можно добиться путем снижения цены. А кто-то один будет убежден, что такая тактика приведёт к уменьшению прибыли. Хотя этот человек, мнение которого отличается от мнения группы, может принимать близко к сердцу интересы компании, его все равно можно рассматривать как источник конфликта, потому что он идет против мнения группы.

     4. Межгрупповой конфликт - организация  состоит из множества формальных (отдела и подразделения) и неформальных (внутри отдела) групп. Даже в самых лучших организациях между такими группами могут возникнуть конфликты.  

     3.2. Причины конфликтов 

     На  поведение людей в конфликтах влияет процесс научения. При затяжном конфликте оппоненты обычно хорошо друг друга изучают и начинают предпринимать те или иные действия, уже ориентируясь на особенности характера, типичные эмоциональные реакции, то есть могут достаточно хорошо прогнозировать действия противоположной стороны. Это позволяет им расширить сферу применяемых тактик и стилей поведения с «коррекцией» на особенности оппонента. Таким образом, действия оппонентов становятся в известной мере взаимообусловленными, что позволяет оказывать на них влияние.

     Иногда  потенциальные выгоды от участия  в конфликте не стоят затрат. Вступив  же в конфликт, как правило, каждая сторона делает все, чтобы была принята ее точка зрения, достигнута ее цель и мешает другой стороне делать то же самое.

     У всех конфликтов есть несколько причин, основными из которых являются:

     1. Распределение ресурсов. Даже в  самых крупных организациях ресурсы всегда ограничены. Руководство может решить, как распределить материалы, людей, финансы, чтобы наиболее эффективным образом достигнуть целей организации. Не имеет значения, чего конкретно касается это решение- люди всегда хотят получать больше, а не меньше. Таким образом, необходимость делить ресурсы почти неизбежно ведет к различным видам конфликта.

     2. Взаимозависимость задач. Возможность  конфликта существует везде, где один человек или группа зависят в выполнении задач от другого человека или группы. Определённые типы организационных структур увеличивают возможность конфликта. Такая возможность возрастает, например, при матричной структуре организации, где умышленно нарушается принцип единоначалия.

     3. Различия в целях. Возможность  конфликта растет по мере того, как организации становятся более специализированными и разбиваются на подразделения. Это происходит потому, что подразделения могут сами формулировать свои цели и большее внимание уделять их достижению, чем достижению целей организации.

     4. Различия в представлениях и ценностях. Представление о какой-то ситуации зависит от желания достигнуть определенной цели. Вместо того, чтобы объективно оценить ситуацию, люди могут рассматривать только те взгляды, альтернативы и аспекты ситуации, которые, по их мнению, благоприятны для группы или личных потребностей. Различия в ценностях- весьма распространённая причина конфликта.

     5. Различия в манере поведения и жизненном опыте. Нередко встречаются люди, которые постоянно проявляют агрессивность и враждебность и которые готовы оспаривать каждое слово. Такие личности часто создают вокруг себя атмосферу, чреватую конфликтом.

     6. Неудовлетворительные коммуникации. Плохая передача информации может быть как причиной, так и следствием конфликта. Она может действовать как катализатор конфликта, мешая отдельным работникам или группе понять ситуацию или точки зрения других.  

     3.3. Последствия конфликта 

     1.   Функциональные последствия.

     Возможно  несколько функциональных последствий  конфликта. Одно из них заключается  в том, что проблема может быть решена таким путём, который приемлем для всех сторон, и в результате люди будут  больше чувствовать свою причастность к решению этой проблемы. Это, в свою очередь, сводит к минимуму или совсем устраняет трудности в осуществлении решений враждебность, несправедливость и вынужденность поступать против воли. Другое функциональное последствие состоит в том, что стороны будут больше расположены к сотрудничеству.

     Кроме того, конфликт может уменьшить возможности  группового мышления и синдрома покорности, когда подчинённые не высказывают идей, которые по их мнению, не соответствуют идеям их руководителей. Через конфликты члены группы могут проработать проблемы в исполнении ещё до того, как решение начнёт выполняться.

     2.   Дисфункциональные последствия.

     Если  конфликтом не управляли или управляли  неэффективно, то могут образоваться следующие дисфункциональные последствия, т.е. условия, мешающие достижению целей: неудовлетворённость, плохое состояние духа, рост текучести кадров и снижение производительности; меньшая степень сотрудничества в будущем; сильная преданность своей группе и больше непродуктивной конкуренции с другими группами в организации; представление о своих целях как о положительных, а о целях другой стороны как об отрицательных; сворачивание взаимодействия и общения между конфликтующими сторонами; увеличение враждебности между конфликтующими сторонами по мере уменьшения взаимодействия и общения.

     Основные  дисфункциональные последствия  конфликтов:

     1.Непродуктивные, конкурентные отношения между людьми.

     2.Отсутствие  стремления к сотрудничеству, добрым  отношениям.

     3.Представление  о противоположной стороне как  о «враге», о своей позиции как об исключительно положительной, о позиции оппонента — только как об отрицательной.

     4.Сворачивание  или полное прекращение взаимодействия с противоположной стороной, препятствующее решению производственных задач.

     5.Убеждение,  что «победа» в конфликте важнее, чем решение реальной проблемы.

     6.Чувство  обиды, неудовлетворенности, плохое  настроение, текучесть кадров.

     Для организации выделяют следующие  основные функциональные последствия конфликтов:

     1. Проблема решается таким путем,  который устраивает все стороны,  и в результате люди чувствуют  себя причастными к решению  важной для них проблемы.

     2. Совместно принятое решение быстрее и лучше претворяется в жизнь.

     3.Стороны  приобретают опыт сотрудничества  при решении спорных вопросов  и могут использовать его в  будущем.