Особенности стиля делового письма

                                                           C.Jones

                                                           12 Heol Coed

                                                            Llantrisant

                                                            Glamorgan

                                                            LL5 9RG

                                                           18 May 2000  

     Mrs M Lloyd

     Director of Human Resources

     Glamorgan Hospital

     Corporation Road

     Llantrisant

     Glamorgan

     LL2 7PY

     Указывается конкретно адрес и имя отправителя  и получателя. Указание адреса является обязательным и содержит информацию, на которую часто ссылаются при ответе на письмо-заявление на работу.

     3) используются стандартные выражения например в данном письме, используется специальная форма прощания.

     I am looking forward to hearing from you.

     Your sincerely, CERI JONES

     4) письмо-заявление на работу целостно. Автор использует вступительным параграф с точным указанием вакансии и источника информации о ней. Основной целью данного абзаца служит привлечение внимания читателя.

     I would like to apply for the position of trainee catering assistant advertised in yesterday’s ‘Mid Wales Observer’.

     Следующее, что делает это описывает свой профессиональный рост:

     I would like to work for the hospital catering service because it offers training leading to NVQs and because I think that providing good food to hospital patients is a worthwhile job.

     I am 16 years old and in my final year at Llantrisant Comprehensive School. I have just completed a GNVQ Intermediate Part One in Hospitality and Catering and in June I will be taking GCSE exams in English, mathematics, Welsh, religious studies and science. Earlier this year I spent two weeks work experience in the Nice ‘n Tasty vegetarian café in town which I thoroughly enjoyed. While I was there I helped the owner to prepare salads and quiches, serve customers and clean the kitchen and café area.

     В конце письма-заявления на работу автор переходит к побуждению читателя к дальнейшим ответным действиям:

     I would enjoy an opportunity to meet you and learn more about your offer. I can be reached at 667-8753 from 9am to 9pm.

     5) в письме используется исключительно нейтральный тон изложения, без агрессии и давления на читателя.

     6) автор письма точно и ясно излагает свою просьбу.

     I would like to work for the hospital catering service because it offers training leading to NVQs and because I think that providing good food to hospital patients is a worthwhile job.

     7) автор письма кратко излагает свою просьбу, также рассказывая о своем карьерном росте.

     I am 16 years old and in my final year at Llantrisant Comprehensive School. I have just completed a GNVQ Intermediate Part One in Hospitality and Catering and in June I will be taking GCSE exams in English, mathematics, Welsh, religious studies and science. Earlier this year I spent two weeks work experience in the Nice ‘n Tasty vegetarian café in town which I thoroughly enjoyed. While I was there I helped the owner to prepare salads and quiches, serve customers and clean the kitchen and café area.

     Функциональное  назначение письма-заявления на работу заключается в достижении договоренности между сторонами, и побуждении адресата к ответным действиям.

     Правильно написанное и грамотно структурно составленное письмо-заявление на работу, безусловно, является первым шагом к получению должности, на которую претендует автор письма.

2. анализ английского делового письма – запроса

В приведенном ниже тексте делового письма - запроса первая часть сообщения строится одним абзацем.

     Dear Sir/ Madam,

     As part of the *** European Pan Brand initiative, we approach your company (via e-mail, fax and courier) with a request for information (RFI document). Please kindly note that the document was originally sent out to suppliers in mid November and that we are already very advanced in preparations for the quotation process. Although it is still possible that you are short listed to receive the subsequent RFP pack, a very quick response is essential on your side, as the quotation process cannot be delayed. We would expect to have a response from you to all sections (except Cost chain) by close of business on Friday 26\01\01. This should allow us to make a decision on short-listing your company. A complete RFI including the Cost chain data would then be expected by the end of January. Please reply to this message by returning by fax or mail this document indicating the following details about your company:

     Company name: European Pan Brand Sourcing Team

     Company address: 17, Canon Street,

                        London,EC3 4BR,

                        England

     Contact phone: 487-6591

     Contact fax: (039) 3673

     Thank you for your immediate attention.

     European Pan Brand Sourcing Team

1. в данном письме-запросе автор использует стандартные правила оформления деловых писем. Обращает на себя внимание тот факт, что письмо является безличным: в тексте не содержится ни имени получателя, ни имени отправителя, лишь указание отдела. Данное обстоятельство, а также характер содержащейся в письме информации, позволяет предположить, что письмо является одним из экземпляров массовой рассылки.
2. автор указывает свои контактные данные в письме.

     Company address: 17, Canon Street,

     London,EC3 4BR,

     England

     Contact phone: 487-6591

     Contact fax: (039) 3673

3. во всех случаях употребления клишированных форм с повелительным наклонением автор использует слово «please», даже усиливает его путем прибавления слова «kindly». Например: «please kindly note, that the document was originally sent out to suppliers in mid November...»
4. конструкции предложений в тексте письма объединяются смысловыми и формальными связками при помощи слов «although», «this», а также повторов: «the document», «a complete RFI» и др.
5. принцип вежливости реализуется в тексте данного примера при помощи отказа от повелительного наклонения в просьбах. Например: «a very quick response is essential», «we would expect to have a response from you to all sections by close of business on Friday», «a complete RFI ... will then be expected by the end of January».
6. автор письма вносит ясность, сообщая в данном письме-запросе свои просьбы.

     Please kindly note that the document was originally sent out to suppliers in mid November and that we are already very advanced in preparations for the quotation process.

7. в письме-запросе кратко изложена просьба автора.

     ….you are short listed to receive the subsequent RFP pack, a very quick response is essential on your side, as the quotation process cannot be delayed. We would expect to have a response from you to all sections (except Cost chain) by close of business on Friday 26\01\01.

     Проанализировав два разных вида деловых писем  можно сделать вывод, что у всех деловых писем есть определенная стандартизация и все деловые письма придерживаются её. Письма написаны просто, коротко понятным языком с использованием устойчивых словосочетаний и оборотов письменной речи. Письма написаны в спокойном, доброжелательном тоне. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета.

     В каждом из проанализированных писем  присутствует вежливое обращение к читателю, в письмах используются устойчивые словосочетания. Также письма написаны в доброжелательном тоне. И в письме-заявлении на работу и в письме запросе авторы четко ставят перед читателем цель своего письма, письма написаны понятным языком и с использованием стандартных фраз прощания. Оба письма написаны по стандартным правилал написания деловых писем. 
 
 

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Рассмотрев  основные особенности стиля делового письма можно сделать следующий вывод.

     Деловой стиль - один из функциональных стилей языка, который "обслуживает" сферу официально-деловых отношений. Деловой стиль - это информативность, логичность, аргументированность и стандартизация. Текст делового письма представляет собой законченное высказывание или последовательность высказываний. Деловое общение осуществляется в устной и письменной формах. Последняя включает в себя различные виды деловых бумаг: контракты, договоры, приказы, положения, инструкции, акты, соглашения, заявления, деловые письма, сообщения, отчеты, доклады, брошюры, каталоги, отзывы, резюме, тезисы, патенты и т.д. В курсовой работе анализируются два вида деловых писем.

       Грамотное составление делового письма имеет чрезвычайную важность в наш век бурного развития Интернет коммуникации. Несмотря на внедрение таких средств связи как телефон, телеграф, самым доступным и надежным средством общения продолжает оставаться письмо.

  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

     1. Анодина Н. Д. Издательство Деловое письмо: методика составления и правила оформления: практическое пособие: Омега-Л 2009 - 96 с.

       2.Басс Э.М. Научная и деловая корреспонденция. Английский язык. М.: Наука, 1991 - 174 с.

     3. Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997, № 1 – 127 с.

     4. Баранцев Р.Г. Люди в письмах. Деловые и дружеские. Т 1. М., 2009 - 89с.

     5. Большаков И.А. О некоторых лингвистических особенностях деловой прозы // Семиотика и информатика. -М.: Наука, 1988 С. 24-33.

     6. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

     5. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов. – М.: Изд-во стандартов, 1990. – 160 с.

     6. Вольская И.С. Дифференциальные признаки официально-делового стиля на синтаксическом уровне. Дис. .. .канд. филол. наук. - М.,1996. - 258с

       7. Гальперин И.Р. Текст как объект лингвистического исследования. - М.,1977

     8. Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции / А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. – М.: Моск. рабочий, 1992. – 247 с.

     9. Колтунова М.В.Деловое письмо: что нужно знать составителю.- М., 1998

     10. Калюжная В.В. Характеристики английского функционального стиля официально-делового изложения. Автореф. дис. ... канд. филол. наук. - М, 1977.

       11. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-м, 2003 – 82с.

     12. Колтунова, М.В. Деловое письмо : что нужно знать составителю / М.В. Колтунова. - М. : Дело, 1999. - 112с.

     13. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2004 – 74с.

     14. Кузнецов И.Н. Деловое письмо. М., 2007 – 196 с.

     15. Маркичева Т.Б., Ножин Е.А. Деловое общение: практические рекомендации.- М.: Из-во РАГС, 1997 – 133 с.

     16. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практическое пособие. – 2- е изд. – Мн.: Амалфея, 2000 – 160с.

     17. Рогожин М.Ю. Документы делового общения – М.: Издательство «РДЛ», 2001 – 208с.

     18. Радченко В.В., Радченко В.И. О некоторых структурно-прагматических особенностях делового текста // Университетские чтения - 2003. Материалы методических чтений ПГЛУ. - Часть II. -Пятигорск: ПГЛУ, 2003. - С. 34-36.

     19. Радченко В.В. Структурно-семантические особенности пространства текстов деловой коммуникации // Университетские чтения - 2004. Материалы научно-методических чтений ПГЛУ. -Часть И. - Пятигорск: ПГЛУ, 2004. - С. 130-132.