Особенности стиля делового письма

     По  структурным признакам деловые  письма делятся на регламентированные(обычные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает обычные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде обычных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально- логического повествования либо этикетного текста.

     По  тематическому признаку проводится условное различение меж деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, денежные и все остальные формы деятельности компании, именуется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

     По  признаку адресата деловые письма делятся  на обыденные и циркулярные.

     Циркулярное письмо направляется из одного источника  в несколько адресов.

     По  композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо разглядывает одну делему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

     Итак, деловое письмо используется в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах. В оформлении делового письма сложилась определенная стандартизация. Широко используются уже утвердившиеся словесные формулы, обороты, конструкции. Кроме стандартизации основными признаками делового письма являются точность, императивность, объективность и документальность, конкретность, официальность, лаконичность.

     Таблица 1

     Основные  признаки делового письма 

 
 
 

2. Синтаксические  особенности делового стиля речи

 

     Рассмотрим  эти особенности.

     Необходимыми  качествами документов являются полнота  и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие правовую силу.

     Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Разумеется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т.д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов.

     Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обуславливают другую важнейшую особенность деловой речи - высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

     В документах, как правило, не допускается  использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они  не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). "Специальная лексика", наоборот, используется очень широко. Это понятие связано с теми группами слов, которые относятся к какой-либо профессии или роду деятельности. В специальную лексику включают термины, профессионализмы и профессионально жаргонные слова.

     Термины - это такие слова или сочетания  слов, значение которых строго обусловлено в пределах данной специальности.

     Обычно  термины закреплены за одной специальностью. Однако они могут переходить из одной  отрасли знания в другую, сохраняя свое первоначальное значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. Термины, нашедшие широкое употребление в разных областях знания, теряют свой узкоспециальный характер. Нередко они переходят в разряд "книжных" слов, которые не закреплены за какой-либо узкой сферой употребления или каким-либо отдельным видом письменной речи.

     Профессионализмы  обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны.

     В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью "узаконенных" терминов.

     Профессионально-жаргонная  лексика может рассматриваться как форма профессионального просторечия. Употребление таких слов допустимо лишь в особых условиях - для достижения стилистических, изобразительных целей.³

     Рассматривая  синонимы, необходимо помнить, что ошибки при их употреблении нередко происходят оттого, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например, характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично слову требование (обязательно в форме множественного числа): запросы/требования покупателей. В то же время оно не имеет присущего слову требования значения "норма, порядок, которым кто - что-либо должно соответствовать". Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие для сред. спец. учеб, заведений. 3-е изд., испр - М.: Высш. шк., 1988. С. 52.

     В деловой речи ограничены возможности  лексической сочетаемости слов: служебное  письмо - составляется (не пишется) и  направляется (не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад - устанавливается и т.д.

     Современная деловая речь немыслима без употребления заимствованных слов. Данный факт обусловлен активизацией торгового, научно-технического, делового, культурного общения народов, в результате которого в нашу жизнь входят новые понятия. Главным источником заимствования в наши дни является английский язык.

     Однако  применение иностранных слов должно вызываться необходимостью. Выбирая между синонимами, один из которых - русский, а другой - заимствованный, необходимо, прежде всего, определить, существенная ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан.

     Еще одним аргументом в пользу ограничения употребления заимствованных слов является то, что допускается много ошибок - орфографических, грамматических, лексических. Это объясняется особым положением этих слов: они не освоены до конца русским языком, поэтому "корень их для большинства носителей языка смутен, значение неясно, оценочность неуловима, но зато все ощущают их модность, современность по сравнению с привычными русскими или давно освоенными заимствованными словами. Отсюда велико искушение употреблять нерусские слова".

     Правильное  использование заимствованных слов в некоторых случаях представляет определенные трудности. Основная из них - употребление заимствованных слов в том или ином контексте, стиле языка. Слова иноязычного происхождения, имеющие русский синоним, как правило, выше по стилю, официальнее, именно поэтому они более приспособлены для передачи различной информации, в том числе научного и делового характера. В официально-деловом стиле недопустимо необоснованное употребление иностранных слов, не вносящих ничего нового по сравнению с их русскими синонимами.

     Таким образом, из выше сказанного следует, что качествами деловых документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - четко отразить сведения, имеющие правовую силу. Также в деловых документах не используют архаизмы и жаргон. Так же используются слова, которые предназначены ля определенной специальности, но могут переходить и в другую специальность, сохраняя свое значение или обогащаясь новыми смысловыми оттенками. 

     Таблица 2

     Синтаксические  особенности делового стиля речи 

 
 
 
 
 
 
 

Глава 2.  Исследования основных принципов делового стиля речи на примерах исследования деловых бумаг 

     Для того, чтобы проследить употребление синтаксических особенностей делового письма, было проанализировано несколько деловых писем.

1. анализ английского письма-заявления на работу

 

                                                           C.Jones

                                                           12 Heol Coed

                                                            Llantrisant

                                                            Glamorgan

                                                            LL5 9RG

                                                           18 May 2000  

     Mrs M Lloyd

     Director of Human Resources

     Glamorgan Hospital

     Corporation Road

     Llantrisant

     Glamorgan

     LL2 7PY

     Dear Mrs Lloyd 

     I would like to apply for the position of trainee catering assistant advertised in yesterday’s ‘Mid Wales Observer’.

     I would like to work for the hospital catering service because it offers training leading to NVQs and because I think that providing good food to hospital patients is a worthwhile job.

     I am 16 years old and in my final year at Llantrisant Comprehensive School. I have just completed a GNVQ Intermediate Part One in Hospitality and Catering and in June I will be taking GCSE exams in English, mathematics, Welsh, religious studies and science. Earlier this year I spent two weeks work experience in the Nice ‘n Tasty vegetarian café in town which I thoroughly enjoyed. While I was there I helped the owner to prepare salads and quiches, serve customers and clean the kitchen and café area.

     Further details of my education and work history are given in the enclosed CV.

     I would enjoy an opportunity to meet you and learn more about your offer. I can be reached at 667-8753 from 9am to 9pm.

     I am looking forward to hearing from you.

     Your sincerely, CERI JONES

     1) данное письмо заявление составлено по стандартным правилам.

     2) адрестность