Формы деловых коммуникаций

 

2. Этапы деловых переговоров.

Переговоры – это неоднородный процесс, включающий несколько стадий, каждая из которых отличается своими задачами. Можно выделить три стадии переговоров:

• подготовка к переговорам
• ведение переговоров
• анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

Остановимся подробнее на этих стадиях.

1) Подготовка к переговорам. Подготовительный период может начаться задолго до фактического начала переговоров и включает два основных аспекта: организационный и содержательный аспект.

Организационный аспект заключается в согласовании ряда вопросов процедурного характера:

Выбор места и времени встречи. Следует помнить о том, что люди комфортнее чувствуют себя на своей «территории». Возможен и выбор нейтральной зоны. Начало переговоров зависит, прежде всего, от реальных возможностей подготовки.

Определение повестки дня. В процессе ее составления определяется круг вопросов для обсуждения, устанавливается порядок их обсуждения, решается вопрос о длительности выступлений оппонентов.

Формирование состава участников переговоров. В этом случае необходимо решить такие вопросы, как: кто возглавит делегацию, каков будет ее количественный и персональный состав.

Содержательный аспект. В ходе подготовительного периода стороны обязательно решают ряд задач, которые и составляют собственно подготовку к предстоящим переговорам. К этим задачам относятся: анализ проблемы и интересов сторон, оценка возможных альтернатив переговорному соглашению; определение переговорной позиции - официально заявленной точки зрения, взгляда на проблему; разобрать различные варианты решения проблемы и сформулировать предложения, отвечающие тому или иному варианту решения; подготовкой материалов справочного характера (прайс-листы, рекламные материалы, коммерческие предложения, образцов рекламной продукции) и документов (проектов различных видов договоров, соглашений).

2) Ведение переговоров. Переговоры начинаются с того момента, когда стороны приступают к обсуждению проблемы. К числу вопросов, требующих взаимного одобрения сторон, относятся: повестка дня; временные рамки как отдельных встреч, так и, предположительно, всего переговорного процесса; очередность выступлений оппонентов; порядок принятия решений.

На первом этапе ведения переговоров взаимодействие между оппонентами состоит, прежде всего, в обмене информацией относительно наиболее важных спорных вопросов, интересов сторон, точек зрения и позиций друг друга по имеющейся проблеме. Это наиболее ответственный и, как правило, наиболее трудный этап. Участники переговоров должны выработать основные параметры совместного решения проблемы. Ведение данного этапа деловых переговоров зависит от их умения слушать, умения убеждать, умения задавать вопросы, умения мыслить творчески.

В случае если переговорный процесс приостанавливается возможны два варианта дальнейших действий оппонентов:

1.Уход из-за стола переговоров. В случае реализации этого варианта важно учитывать ряд аспектов:

• прерывать переговоры следует лишь после тщательного анализа и оценки ситуации;
• не стоит завершать переговоры в тот момент, когда участники рассержены и повинуются мгновенному импульсу;
• следует четко изложить оппоненту суть разногласий;
• при прерывании переговоров нельзя сжигать мосты;
• если участники считают, что возобновление переговоров имеет смысл, надо сообщить об этом оппоненту;
• если первый шаг навстречу сделал оппонент, нельзя отвергать с порога его предложений.

2. Поиск позитивного выхода из сложившейся ситуации предполагает продолжение переговоров. В этом случае весьма эффективным может быть использование объявление перерыва на переговорах.

При работе над соглашением участникам переговоров предстоит сделать окончательный выбор, который должен находиться в зоне допустимых для обеих сторон решений. Область, в рамках которой возможно достижение соглашения, называется переговорным пространством. Достижение соглашения возможно на основе трех типов решений: серединного (стороны идут на взаимные уступки, которые должны быть примерно равноценны.); асимметричного (когда уступки одной из сторон значительно превышают уступки другой); принципиально нового (максимально удовлетворяет интересы каждой из сторон. Поиск такого решения наиболее сложен и требует кропотливой работы участников переговоров).

Работа над соглашением может, осуществляется в двух вариантах: заключение соглашения в общих чертах, а затем - согласование деталей по каждому спорному вопросу; последовательное согласование каждого спорного вопроса, что создает серию детализированных договоренностей. Комбинация этих частных решений и составляет итоговое соглашение.

Дальше при помощи объективных критериев выбирается самое приемлемое решение и утверждения решения на основе выбранного метода (метод консенсуса и метод большинства). Достижение соглашения и закрепление решений может осуществляться в двух вариантах: закреплением решения в итоговых документах (договор, соглашение); устная договоренность - в зависимости от степени официальности ситуации.

3) Анализ результатов  переговоров и выполнение достигнутых  договоренностей. Переговорный процесс вступает в заключительную стадию анализа результатов переговоров и выполнения достигнутых договоренностей.

Каждой из сторон необходимо проанализировать прошедшие переговоры и решить:

• насколько хорошо была проведена подготовка к переговорам;
• была ли соблюдена запланированная программа переговоров;
• каков был характер взаимоотношений с оппонентами;
• какие аргументы были убедительны для оппонентов, а какие они отклонили и почему;
• пришлось ли идти на уступки и каковы будут их последствия;
• какие возникали трудности в процессе переговоров;
• каковы перспективы дальнейших взаимоотношений;
• какой опыт переговоров можно использовать в будущем;
• каковы основные причины достигнутых результатов.

 

Зримым критерием результативности переговоров является достигнутое соглашение, но его наличие не следует трактовать как безусловный успех.

Критерии успешности переговоров заключаются в степени решения проблемы, субъективных оценках переговоров и их результатов и в выполнении условий соглашения

Выполнение достигнутых договоренностей:

Готовность сторон к выполнению условий достигнутых соглашения позволяет не только оценить степень успешности переговоров. Этот аспект является также важной содержательной характеристикой последней стадии переговорного процесса. Результат переговоров становится сомнительным, если его участники не торопятся с выполнением условий договора.

Наилучший способ обеспечить долговременный эффект переговоров — включение в соглашение плана по его реализации. Важно, чтобы в нем четко оговаривалось, что необходимо сделать, к какому сроку, чьими силами.

Должна быть предусмотрена также и система контроля над выполнением соглашения.

Кроме того, в итоговом документе можно оговорить и процедуру возможного пересмотра соглашения или его частей.

Подводя итог, необходимо отметить, что участникам переговоров следует приступать к выполнению взятых на себя обязательств как можно скорее. Поскольку отсрочка выполнения может вызвать сомнения и недоверие сторон друг к другу.

 

Список литературы:

 

1. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности – Учебное пособие. – СПб.: Знание, ИВЭСЭП, 2001, 496с.
2. Скаженик Е.Н.Деловое общение - Учебное пособие - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006, 354с.
3. Солякин А.В., Богатырева Н.А. Деловое общение: конспект лекций. – М.:Приор-Издат, 2005, 144с.