Информационные технологии в системах гостиничного хозяйства на примере программного обеспечения KEI HOTEL

В зависимости от пожелания  заказчика система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать  магнитная, штрих кодовая или  проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование идентификаторов Dallas, которые применяется в качестве ключа от домофона.

Существует ряд функционально  законченных устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах  разного уровня:

• контроль состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);
• электронные замки серии KEI-S450Nх;
• интеллектуальное устройство управления номером KEI-S450Rх;
• устройство учета материалов и рабочего времени персонала KEI-S450WT

Следует отметить, что  система позволяет гибко сочетать комбинации этих устройств исходя из возможностей и запросов гостиницы.

Дополнительные  возможности:

Система имеет возможность  изменения функций без замены оборудования методом изменения  программы контроллеров с центрального сервера системы управления гостиницей по запросу администрации гостиницы  на изменение сервисов и функций контроллеров. Для повышения качества технической поддержки в систему внедрена фирменная технология "nonstop in system download". Эта технология позволяет изменять программу управления, находящуюся в микроконтроллере без остановки работы системы и какого либо механического вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:

• автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами
• дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций
• управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению
• извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану
• получать различные отчёты по событиям за произвольный период времени
• формировать резервные карты для нештатных ситуаций

При помощи дополнительных терминалов сбора данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему оказания дополнительных платных услуг с  автоматическим включением их в лицевой  счет клиента.

Уборка номера:

Система отслеживает  ситуацию "гость выехал из гостиницы" и может выдавать списки комнат, в которых необходимо произвести уборку сразу же после их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После завершения уборки, горничная при открытой двери номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает портье о готовности номера к заселению. Система автоматически меняет статус номера в состояние убран и готов к заселению.

5. Служба безопасности

Использование возможностей системы контроля доступа в помещение  реального времени KEI-Biser позволяет  значительно повысить эффективность  работы службы безопасности. Это достигается  за счет оперативного получения информации о состоянии номерного фонда, автоматического отслеживания и оповещения о нештатных ситуациях, таких, например, как попытка не санкционированного проникновения в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и т.д. В частности, сигнал тревоги включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная в непосредственной близости от охраняемого помещения, в случаях:

• Попытка открытия двери с помощью инструмента или другого ключа
• Открывание окна или появление в номере людей в отсутствии клиента
• Забытая карточка-ключ в считывателе
• Не закрытая или плохо закрытая дверь

Сотрудник службы безопасности имеет возможность дистанционного открытия любой двери или группы дверей в экстремальной ситуации, например при пожаре. С применением  системы в служебных помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории предприятия и учет рабочего времени.

6. Аналитические  средства

Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.

Раздел «БУХГАЛТЕРИЯ» позволяет руководству гостиницы и бухгалтерии получать финансовый результат и аналитические отчеты по результатам финансовой деятельности. Кассовые отчёты по видам оплаты анализ доходов по выбранной услуге, анализ доходов по услуге «Проживание», анализ доходов по услугам с возможностью анализа счетов на оплату и предполагаемые доходы, получение информации о гостях, которые не оплатили услуги, внесённые в лицевой счёт, экспорт данных в бухгалтерские системы 1С, Парус, БЭСТ.

Раздел «КЛИЕНТЫ» позволяет руководству гостиницы и службе маркетинга получать следующие данные:

• справку по клиентам гостиницы, которая выполняет анализ постоянных клиентов с группировкой по количеству приездов и срокам проживания
• расширенная информация о проживании и полученных средствах постоянного клиента справку о доходах, поступивших от клиентов гостиницы
• статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов.

Все данные предназначены  для анализа информации о постоянных клиентах и установления с ними индивидуальных ценовых отношений.

Раздел «ПЛАНОВЫЙ  ОТДЕЛ» позволяет руководству гостиницы и экономистам получать следующие данные:

• полный расчёт по проживающим гостям с учётом тарифов и местностью размещения, который можно выдать в нескольких вариантах, в зависимости от необходимой детализации
• аналитические данные о проживании по странам статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов , сроков проживания и сумма полученных доходов
• итоговая отчётность по результатам работы гостиницы, для передачи в Федеральное Государственное Статистическое Наблюдение.

 

Раздел «АНЛИТИЧЕСКАЯ  ОТЧЕТНОСТЬ» - руководство гостиницы получает:

• полный автоматизированный учет действий персонала по бронированию, размещению, использованию и состоянию номерного фонда
• возможность быстрого получения отчетов, максимально отражающих потребности руководителей служб
• уменьшение бумажного документооборота

Все отчёты системы KEI-Hotel могут формироваться за произвольный период, как по датам, так и по времени.

7. Модуль Администрирование

Данный модуль позволяет  изменять настройки системы:

• Добавлять и удалять новых пользователей системы, присваивать им различные права доступа
• Создавать и редактировать разветвленную систему календарных и сезонных скидок
• Добавлять и редактировать справочники
• Редактировать формы документов для бухгалтерской отчетности

 Некоторые  подробности отличные от других  систем

Интерактивный, интуитивно-понятный дружественный интерфейс, выполненный в виде Интернет приложения и вытекающие из этого преимущества в обслуживании, эксплуатации и сопровождении.

Немаловажным является прозрачность системы, как для персонала  обслуживающего гостей, так и для  управленческого звена в совокупности с аналитическим модулем позволяющим удаленно управлять гостиницей, выводит на качественно-новый рубеж возможности управления из любой точки мира, в том числе с мобильного телефона или средствами интернет.

 

Требования  к операционной системе и оборудованию

В качестве сервера рекомендуется  использовать MS Windows NT Server 4 с установленным SO не ниже 3. На рабочих местах рекомендуется  устанавливать Windows NT Workstation и MS Internet Explorer (MSIE).

Конфигурация на 100 номеров:

сервер Р-266/64/2 Гб;

рабочая станция Р-133/32/1 Гб.

Конфигурация на 300 номеров  и выше:

сервер РП (XEON)-450/128(256)/10 Гб;

рабочая станция Р-166/62/2 Гб.

Система KEI-Hotel установлена  в ряде гостиниц, в том числе  в гостинице «Белград» (Москва).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время  на предприятиях гостеприимства сложилась  такая ситуация, что возможности  дополнительного привлечения клиентов и повышения эффективности деятельности предприятия находятся только в  сфере использования современных  информационных технологий, которые как повышают степень общения с клиентами, так и позволяют облегчать и совершенствовать процессы управления фирмой.

         В современном мире гостиничное дело развивается такими темпами, что первостепенной задачей по управлению отелем становятся высокий сервис в гостиничном бизнесе: качественные гостиничные услуги и грамотный гостиничный менеджмент. Гостиничные услуги, предъявляют все больше требований к управлению отелем. Комплексная автоматизация гостиниц, включающая в себя автоматизацию процессов бронирования, расчетов с гостями, агентами, туроператорами и хозяйственной деятельности становятся все более актуальными для предприятий гостиничной индустрии.

KEI-Hotel сегодня, единственная на рынке Российская система автоматизации гостиниц с полностью открытым исходным кодом в виде интернет страниц не требующая устанавливать никакого дополнительного программного обеспечения на рабочих местах пользователей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Использованная  литература:

1. http://www.kei-hotel.ru/
2. http://www.npark.ru/kompleks-avtomatizacii-gostinichn.