Информационные технологии в системах гостиничного хозяйства на примере программного обеспечения KEI HOTEL

Министерство науки и образования  РФ

ГОУ ВПО Южный федеральный  университет

Педагогический институт

факультет социально-исторического  образования

специальность социально-культурный сервис и туризм

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа на тему:

«Информационные технологии в системах гостиничного хозяйства на примере программного обеспечения KEI HOTEL »

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка 4 курса 44 группы

 

Проверила:

Ст. преподаватель

 

 

Ростов-на-Дону 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………...3 1.Служба размещения …..………..………………………………………….6

2. Модуль службы бронирования…………………………………………...7

3.  Расчетный центр…………………………………………………………..8

4. Доступ в номерной фонд и  управление номерами……………………...10

5. Служба безопасности……………………………………………………..12

6. Аналитические средства………………………………………………….12

          6.1 Раздел «Бухгалтерия»……………………………………………..13

          6.2 Раздел «Клиенты»…………………………………………………13

          6.3 Раздел «Плановый отдел»………………………………………...13

          6.4 Раздел  «аналитическая отчетность»……………………………..14

7. Модуль администрирования……………………………………………...14

8. Некоторые подробности  отличные от других систем…………………..14

9. Требования к операционной  системе…………………………………….15

10. Подходы к выбору оптимальной системы автоматизации управления гостиничным предприятием …………………………………………….......

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………16

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.……...…………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Сегодня на рынке представлено достаточное количество программ

автоматизации гостиничного хозяйства. Функциональные возможности,

предоставляемые этими продуктами, практически одинаковы и определяются задачами, стоящими перед службами отеля. Новым словом в реализации таких программ является Российская система KEI-Hotel.

 Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

Несомненным преимуществом  системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.

В информационной системе гостиницы  система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

Особое внимание следует уделить  такой особенности программы, как  гибкость настроек и применимость к  условиям гостиниц любых типов и  размеров.

KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.

Система автоматизации  гостиничного хозяйства KEI-Hotel представляет

собой совокупность самых современных  технологий как в области

аппаратного, так и программного обеспечения.

В первую очередь новым решением является интегрированная система  контроля доступа в номерной фонд, разработанная специально для гостиниц с использованием on-line технологий на базе замков-терминалов KEI-S450N. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Электронные замки объединяются в единую сеть, что позволяет управлять каждым замком в режиме реального времени, а гостям при поселении выдаются пластиковые карты с индивидуальным кодом.

Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности. При помощи дополнительных терминалов сбора данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему оказания дополнительных платных услуг с автоматическим включением их в лицевой счет клиента.

Служба безопасности теперь имеет  возможность немедленно реагировать  на попытки не санкционированного доступа в номера и помещения, а также дистанционно блокировать доступ любого ключа в любое помещение. Электронный замок контролирует и такие ситуации, как превышение

максимально разрешенного нахождения двери в открытом состоянии («дверь не закрыта») и блокировку защелки замка («блокировка замка»). Имеется возможность автоматического включения системы видео контроля в нужных точках при возникновении тревожных ситуаций.

Система KEI-Hotel построена на основе Internet/Intranet технологий и позволяет  совместить конфидициальность информации с возможностью управления гостиницей из любой точки мира. Использование этих технологий позволяет использовать стандартные программы на рабочих местах, что значительно снижает стоимость эксплуатации системы в целом.

Как это выглядит? В локальной  сети предприятия на одном из компьютеров устанавливается программное обеспечение WWW-сервера, которое обрабатывает запросы с рабочих станций и возвращает

информацию в виде HTML-страниц (специально оформленных  текстовых файлов). Эту информацию отображает программа, называемая «браузер» (Internet Explorer).

В результате использования  браузера, в качестве универсального средства доступа к данным, не надо устанавливать на рабочие станции какое-либо дополнительное программное обеспечение, т.к. практически все современные операционные системы, такие как Windows 95/98/NT/2000 уже содержат

браузер и WWW-сервер в  комплекте поставки.

 

 1. Служба размещения

Удобству работы сотрудников  службы размещения в комплексе KEI-Hotel уделено особое внимание, так как от оперативности их работы зависит качество обслуживания гостей. Все операции с гостями выполняются через единую форму— карточку гостя.

Рабочее место сотрудника службы размещения обеспечивает:

_ оперативное графическое  представление информации о состоянии  номерного фонда

_ поселение групп

_ поселение по заявкам

_ возможность дистанционного автоматического и ручного блокирования просроченных ключей

_ быстрый поиск гостей  по фамилии, номеру, стране и  другим

параметрам

_ получение оперативных  отчетов по состоянию номерного  фон-

да (заезд, выезд и т.д.)

_ почасовая оплата проживания

Состояние номерного  фонда показано цветовыми обозначениями, которые перечислены в специальном  информационном окне. В дополнение к цветовым обозначениям, в позиции  номера могут быть выданы дополнительные обозначения, такие как блокировка замка, превышение допустимого кредита, информация об оставленном сообщении гостю и т.д.

Карточка гостя предназначена  для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:

_ Размещение гостя

_ Поиск гостя в базе  постоянных клиентов

_ Изменение личных данных

_ Изменение сроков  проживания

_ Перемещение из номера  в номер

_ Выполнение операций  с электронным ключом

_ Управление доступом  гостя в номер

_ Автоматического расчёта  стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок

Работник службы размещения имеет возможность выполнять следующие функции:

_ Выполнить оформление  визовой поддержки

_ Выполнять обработку  заявки на бронирование, по которой размещён гость

_ Добавлять услуги  в лицевой счёт

_ Выполнять расчёты  с гостем

_ Оформлять регистрацию гостя с выдачей всех необходимых документов паспортного стола

_ Вносить информацию, которую необходимо передать  гостю

_ Печатать дополнительные  документы, которые предусмотрены в Вашей гостинице (гостевая карта и т.д.)

_ Восстанавливать проживание выехавшего гостя

Карточка гостя оформлена  таким образом, что все данные выдаются в обработанном виде и оператору для выполнения операций с гостем требуется минимальное количество времени, что позволяет уделять больше времени гостю.

2. Модуль Службы бронирования

В системе полностью  автоматизирован процесс бронирования номеров и анализа предстоящей  загрузки гостиницы по различным  категориям и критериям оценки.

Модуль бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:

• Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп)
• Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени
• Квотирование номерного фонда
• Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации
• Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную
• Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров
• Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время
• Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования.
• Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда
• Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам.
• Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета
• Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования
• Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам.
• Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям
• Наличие отчета «История брони», отображающего все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет анализировать действия персонала.

3. Расчетный  центр

Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения.

При открытии сервиса  телефонные переговоры, платное телевидение, ресторан, мини-бар и т.д., на лицевой  счет гостя будут автоматически  добавляться оказанные услуги, согласно описанных в системе тарифов.

Модуль обладает удобными опциями:

• Ведение расчетов в нескольких валютах
• Ведение истории курсов валют
• Детализация и объединение счета
• Отслеживание задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы управления замками)
• Система обладает неограниченными возможностями по разделению и перегруппировке счетов и платежей – одной комнаты на другую и с одного счета на другой
• Формирование отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии.
• Автоматическое закрытие дня, месяца, периода
• Поддержка автоматической авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).

Система позволяет начислять  на счет гостя любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах  питания, платного телевидения и  других систем централизованно обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты.

 4. Доступ в номерной фонд и управление номерами.

Принципиально новым  решением является система электронных замков KEI-Biser (система контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах. Кроме того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.