Рис 42. Форма  «Туристическое агентство»

2.4 Создание отчета

     Отчет представляет собой эффективный  способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Большая часть сведений в отчете поступает из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющейся источником данных для отчета. Остальные сведения отчета хранятся в его структуре. Наиболее удобным способом создания отчетов является создание отчета с помощью Мастера (см. рис 43).

Рис 43. Создание отчета с помощью Мастера

      Создание  отчета с помощью  мастера

      Мастер  задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов. Для того чтобы создать отчет с помощью мастера нужно выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных выбрать значок Отчеты в списке Объекты.
2. Нажать кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных.
3. В диалоговом окне Новый отчет выбрать нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.
4. Выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.
5. Нажать кнопку OK.

      Создание  отчета с помощью  Конструктора

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. В диалоговом окне Новый отчет выберите пункт Конструктор.
4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет. (Если требуется создать свободный отчет, не выбирайте имя из списка).
5. Нажмите кнопку OK.

      Печать  отчета

     Перед тем как открывать отчет в  первый раз, рекомендуется проверить  ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.

1. Выберите отчет в окне базы данных или откройте отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра или режиме просмотра образца.
2. Выберите в меню Файл команду Печать.
3. Укажите требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.

• В группе Принтер выберите принтер.

• В группе Печатать выберите печать всего отчета или определенного диапазона страниц.
• В группе Копии укажите число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.

4. Нажмите кнопку OK.

     Режим предварительного просмотра отчета позволяет увидеть отчет таким, как он будет выглядеть в напечатанном виде. 6 отчетов: «Города и страны», «Данные о клиентах», «Договора», «Отчет 1», «Отчет 2», «Отчет 3».

Рис 44. Отчеты

     Отчет «Города и страны» позволяет  просмотреть и вывести на печать список городов и стран (см. рис 45).

Рис 45. Отчет  «Города и страны»

     Отчет «Данные о клиентах» выводит  информацию о клиентах. С помощью  этого запроса можно быстро найти  определённых клиентов (см. рис 46).

Рис 46. Отчет  «Данные о клиентах»

     Отчет «Договора» выводит ФИО, номера договоров, стоимость, дополнительные туристы и даты начало путевки. Этот отчет ссылается на таблицу «Договора» (см. рис 47).

Рис 47. Отчет  «Договора»

     Отчет «Отчет 1» выводит ФИО, документ, серийный номер документов, страны и города, выбранные клиентами и длительность путевки (см. рис 48).

Рис 48. Отчет  «Отчет 1»

     Отчет «Отчет 2» выводит ФИО, даты рождения, страны и города, куда они поедут отдыхать. Он ссылается на «Запрос 2» (см. рис 49).

Рис 49. Отчет  «Отчет 2»

     Отчет «Отчет3» выводит всю информацию о клиентах, т.е. их ФИО, какие у них документы и их серийный номер, национальность, пол, страны и города, куда они предпочитают поехать отдыхать (см. рис 50).

Рис 50. Отчет  «Отчет 3»

2.5 Создание макроса

     В Access макрос - определенная последовательность операций. Они хранятся в окне, напоминающем таблицу, в таком порядке, в котором их необходимо выполнять. При запуске макроса Access выполняет эти действия.  Одной из полезных особенностей макросов является возможность их привязки к кнопкам, которые помещаются в формы. Эти кнопки могут выполнять часто повторяющиеся операции (например, открывать диалоговые окна для поиска). Используя макросы, можно создавать завершенные приложения с пользовательским меню и диалоговыми окнами.

     Для создания макроса необходимо сделать следующее:

1. В окне базы данных выберите вкладку Макросы.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. В ячейке столбца Макрокоманда нажмите кнопку раскрытия списка, открывающую список макрокоманд.
4. Выберите имя макрокоманды.
5. Введите текст комментария к макрокоманде (необязательно).
6. В нижней половине окна, при необходимости, укажите аргументы макрокоманды. Для получения дополнительных  сведений о задании аргументов макрокоманд нажмите кнопку.
7. Для добавления в макрос  других  макрокоманд  перейдите  на следующую строку и повторите шаги с 3 по 6.  Макрокоманды выполняются в порядке их расположения в бланке.

     Теперь  опишу макросы, которые есть в  базе данных. Их всего три: «Закрытие  формы Города», «Макрос 1» и «Макрос 2» (см. рис 51)

Рис 51. Макросы

     Макрос «Закрытие формы Города» закрывает форму «Города». На этой форме я установила кнопку «Выход», которая соединена с этим макросом. При нажатии на кнопку «Выход» форма закрывается (см. рис 52).

Рис 52. Макрос «Закрытие формы Города» в  режиме Конструктора

Рис 53. Форма  «Города»

     Макрос  «Макрос 1» открывает отчет «Города и страны» на форме «Города и страны». На форме «Города и страны» я установила кнопку «Отчет», и при нажатии на неё откроется отчет «Города и страны» (см. рис 54).

Рис 54. Макрос «Макрос 1» в режиме Конструктора

Рис 55. Форма  «Города и страны»

     Макрос  «Макрос 2» открывает таблицу в форме «Данные о клиентах». На этой форме я тоже установила кнопку «Документы о клиентах», и при нажатии на эту кнопку откроется таблица «Документы о клиентах».

Рис 56. Макрос «Макрос 2» в режиме Конструктора

Рис 57. Форма  «Данные о клиентах»

 

Заключение

     Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. Ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер, и помогает успешно. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

     В настоящее время базы данных проникают  во многие сферы человеческой деятельности, в том числе и в библиотеки. С помощью электронных баз данных работа библиотекаря значительно облегчается.

     В результате выполнения поставленных задач, мной была достигнута цель, конечным результатом  которой являлась разработка базы данных «туристическое агентство», которая  включает в себя: 6 таблиц, 17 запросов, 9 форм, 6 отчетов и 3 макроса. Создаваемые запросы, формы, отчеты и макросы позволяют быстро обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты и т.д. Она позволяет полностью автоматизировать, и тем самым облегчить работу с данными пользователю.

     Данная  база данных позволяет легко найти  необходимого клиента, помочь ему в  выборе страны, города. Удобный интерфейс  программы, с оной стороны, позволяет  легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны представляет пользователю информацию о клиентах. Эта база данных очень полезна, т.к. она помогает нам узнать много нового: поехать в различные страны, побывать в разных городах мира.

 

Список литературы

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ- Петербург, 2001.
2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ- Петербург, 2002.
3. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. – СПб.: БХВ - Петербург, 2001.
4. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000.
5. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001.
6. Леонтьев Ю. Microsoft Office 2000: Краткий курс. – СПб.: Питер, 2001.