1.3. Свойства полей  базы данных

     Поля  базы данных не просто определяют структуру  базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

• Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).
• Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.
• Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
• Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
• Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных).
• Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).
• Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).
• Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).
• Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.
• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).
• Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

     Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

1.4. Безопасность баз  данных

     Базы  данных – это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами  других типов, создаваемых прочими  приложениями. Выше мы видели, что всю  работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

     Базы  данных – это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

     Проблема  безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

      Защита  базы данных

     Microsoft Access обеспечивает два традиционных  способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE.

      Установка пароля

     Простейшим  способом защиты является установка  пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей, описанная ниже в этом разделе). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.

 

2. Проектирование базы  данных

2.1 Создание  таблицы

     Для создания новой базы данных в Microsoft Access достаточно выбрать команду «Создать» из меню Файл.

     В базу данных Microsoft Access входят такие компоненты, как: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, страницы и модули. Но мы рассмотрим только те компоненты, которые были применены в разрабатываемой базе данных «Туристическое агентство». В своем курсовом проекте я хочу рассказать, как создаются таблицы, запросы, формы и отчеты; для чего они служат, и как с ними работать.

     Таблица – это набор данных по конкретной теме, такой как фамилии клиентов или их личные данные. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями).

     Для создания таблицы достаточно воспользоваться  конструктором таблиц, с помощью  которого можно определить имена  полей таблиц и типы данных полей (см. рис 1).

Рис 1. Режимы создания таблиц 

     Диалоговое  окно состоит из некоторых частей, которые позволяют создать таблицу в режиме, в котором удобно:

• Режим таблице. Ввод данных в строки и столбцы
• Конструктор. Создание структуры таблицы
• Мастер таблиц. Создание таблице путем выбора полей из существующих таблиц.
• Импорт таблиц. Импорт таблиц и объектов базы данных из внешнего файла новую таблицу Access
• Связь с таблицами. Создание таблицы, связанной с таблицей из внешнего файла.

     Создание  таблицы в режиме Мастера таблиц

     Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяющим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возможности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц используется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами (см. рис 2).

Рис 2. Создание таблицы в режиме Мастер таблиц

     Создание  таблицы в режиме Конструктора таблиц

     Для создания таблицы  в режиме конструктора необходимо сделать следующее:

1. Переключитесь в окно базы данных. Для переключения из другого окна в окно базы данных нажмите клавишу F11.
2. На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.
3. Дважды щелкните элемент «Конструктор».
4. Определите в таблице каждое поле.
5. После того, как необходимые поля будут определены, можно определить первичный ключ для таблицы, содержащий одно или несколько полей. Первичный ключ используется для связывания таблицы с вторичными ключами в других таблицах. Это одно или несколько полей (столбцов), комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Первичный ключ не допускает значений Null и всегда должен иметь уникальный индекс. И ключевые поля надо определить до сохранения таблицы.
6. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить          на панели инструментов, а затем введите имя таблицы, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.

Рис 3. Создание таблицы в режиме конструктора

     После создания в базе данных Microsoft Access отдельных таблиц по каждой теме необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять сведения таблиц. Первым делом следует определить связи между таблицами. После этого можно создать запросы, формы и отчеты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Для определения связей между таблицами следует воспользоваться командой Схема данных из меню Сервис (см. рис 4).

Рис 4. Определение  связей

     В моей базе данных есть 6 таблиц: «Город», «Договор», «Документы клиента», «Клиент», «Страна», «Турагентство».

     В таблице «Город» изображены столбцы: страна, город, отель и класс отеля. Здесь отображается информация клиентам в выборе страны, города и отеля, если клиент ещё не знает, куда ему ехать отдыхать.

Рис 5. Таблица  «Город»

     В таблице «Договор» ФИО клиентов, когда начинается его путевка, стоимость и дополнительные туристы, т.е. с кем хочет поехать тот или иной клиент (см. рис 6).

Рис 6. Таблица  «Договор»

     В таблице «Документы клиента» содержится информация, с какими документами поедет клиент и кем выдан (см. рис 7).

Рис 7. Таблица  «Документы клиента»

     В таблице «Клиент» содержится вся  информация о клиентах их ФИО, национальность, пол, дата рождения, возраст и домашний адрес (см. рис 8).

Рис 8. Таблица  «Клиент»

     В таблице «Страна» описывается все о стране его язык, валюта и краткая характеристика стран (см. рис 9).

     Рис 9. Таблица «Страна»

     В таблице «Турагентство» имеется  информация о клиентах, которые выбрали, куда им поехать отдыхать, определились со страной, городом и где они  будут жить, и даже на сколько дней. А туристическое агентство в этом помогла своим клиентам (см. рис 10).

     Рис 10. Таблица «Турагентство»

2.2 Создание запроса

     Запросы являются важным инструментом в любых  системах управления базами данных. Они  используются для выделения, обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения специфических групп записей, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

     Запросы в Microsoft Access можно с помощью мастера  или самостоятельно. Чтобы создать  простой запрос с помощью Мастера  запроса, необходимо:

1. В окне базы данных на панели объектов выбрать ярлык Запросы.
2. Выбрать команду Создать в окне базы данных и в появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать простой и нажать ОК. Как показано (см. рис 11).

Рис 11. Создание запроса при помощи «Конструктора»

3. В появившемся окне Создать простых запросов в поле со списком Таблицы и запросы выбрать таблицу или запрос, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса.
4. Переместить из списка доступные поля в список Выбранные поля те поля, которые необходимы в конструируемом запросе (см. рис 12).