Внутренняя среда организации и методы её анализа

 

 

 

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Под внутренней средой понимают ту часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она показывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации.

При рассмотрении внутренней среды необходимо учитывать, что организации представляют собой системы, созданные людьми, и поэтому существующая в организации внутренняя среда в основном является результатом управленческих решений.

Внутренняя среда как бы полностью пронизывается всеми факторами, которые должны подвергаться серьезному изучению в организации и не существует аспектов более или менее важных для организации. Организация может существовать только с грамотно поставленной целью, с четко выстроенной структурой и финансированием, но помимо этого ей нужен еще и преданный персонал, а также хорошо сформированный процесс коммуникации. От того, как поступает информация сверху и как она воспринимается снизу, тоже может зависеть успех организации.

Анализ среды организации - это процесс определения критически важных элементов внешней и внутренней сред, которые могут оказать влияние на способности фирмы в достижении своих целей.

К одному из основных методов анализа внутренней среды является SWOT анализ, анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.

SWOT анализ позволяет упорядочить  разрозненные представления о  компании и конкурентном окружении  и получить схему взаимодействия  сил и слабостей, возможностей  и угроз.

При анализе внутренней среды так же проводят SWN-анализ, который представляет собой анализ слабых и сильных сторон организации, оценивается внутренняя среда по трем значениям: Strength (сильная сторона), Neutral (нейтральная сторона) и Weakness (слабая сторона). Как показала практика, в ситуации стратегического анализа внутренней среды организации в качестве нейтральной позиции лучше всего фиксировать среднерыночное состояние для данной конкретной ситуации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Внутренняя среда организации: факторы и значение в обеспечении эффективности

 

Огромное значение для организации имеют факторы, существующие внутри организации и создающие внутреннюю среду организации.

Для более глубокого понимания организации представляется целесообразным рассмотреть, из каких элементов состоит внутренняя среда и определить степень ее влияния на организацию.

Наиболее полное определение, внутренний среды предложил российский ученый, академик О. С. Виханский:1 под внутренней средой понимают ту часть общей среды, которая находится в пределах организации. Она показывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда имеет несколько элементов, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация.

При рассмотрении внутренней среды необходимо учитывать, что организации представляют собой системы, созданные людьми, и поэтому существующая в организации внутренняя среда в основном является результатом управленческих решений.

Это, вовсе не означает, что все внутренние факторы полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно, которые требуют внимания руководства, – это цели, структура, технология, финансы, управление, персонал, коммуникация. Рассмотрим подробнее все перечисленные факторы.2

1. Цели.

Первым и основным элементом внутренней среды в организации можно назвать наличие цели, поскольку, как известно, ни одна из организаций (как формальная коммерческая структура, так и неформальное общественное объединение) не сможет сформироваться и тем более существовать, если не будет определена ее цель – то, ради чего организация формируется, и будет действовать в дальнейшем.

Многообразие целей организации обычно не может быть сведено к одному измерителю. Общепринято считать, что основной целью работы большинства организаций является удовлетворение рыночной потребности в продукции или услугах и получение прибыли.

2. Структура.

Следующим немаловажным элементом является структура организации, без которой не может существовать ни одна организация.

Структура – это форма организации системы, она отражает наиболее существенные, устойчивые связи между элементами системы и их группами, которые обеспечивают основные свойства системы.

Таким образом, структура управления организацией дает представление о ее подразделениях, службах и отдельных должностных лицах, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи (по вертикали и горизонтали).

Т.Д. Питерсом, Р.Х. Уотерменом, Ж.Р. Филлипсом была предложена схема «7–С». Данная схема позволяет сделать следующие выводы:

1) существует, по крайней  мере, семь факторов, которые оказывают  воздействие на способность организации к изменению;

2) нельзя сводить все  изменения в рамках организации  к изменению только какой-либо одной подсистемы;

3) все выделенные переменные  взаимосвязаны, поэтому нельзя достичь  значительного изменения в одной  подсистеме без определенного  продвижения в других областях;3

4) в схеме не существует  иерархии подсистем, заранее неизвестно какая из них сыграет решающую роль в предполагаемом изменении.

Таким образом, подтверждается сказанное выше: структура – лишь одна из составляющих, но ее роль, тем не менее, значительна.

Структура управления включает в себя все цели, распределенные между различными звеньями. Так как согласно цели организации устанавливаются на основе миссии организации (ее генеральной, общей цели, философии существования) и ценностей руководства, то структура должна соответствовать ценностям организации.

3.  Технология.Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например, с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья – будь то люди, информация или физические материалы – в искомые продукты и услуги.

4. Финансы.Под финансами как элементом организации чаще всего понимаются не только денежные, но и другие ресурсы, которыми располагает или которые может привлечь организация для осуществления собственной деятельности.

5. Управление . Другим немаловажным элементом в рассматриваемой схеме является понятие «управление». Рассматривая внутреннюю среду организации как систему с множеством элементов, необходимо уделить внимание тому, как происходит процесс управления. Современное понятие «управление» означает процесс координации различных деятельностей с учетом их целей, условий выполнения, этапов реализации.

6. Персонал . Под персоналом понимают совокупность всех человеческих ресурсов, которыми обладает организация. Это сотрудники организации, а также партнеры, которые привлекаются к реализации некоторых проектов, эксперты, которые могут быть привлечены для проведения исследований, разработки стратегии, реализации конкретных мероприятий и т. д.

Для организации эффективной деятельности персонала необходимо учитывать следующие параметры:

1.Особенности индивидуального поведения, которые 
детерминируются многими параметрами, основными среди которых 
являются:

• индивидуальные способности, склонности, одаренность и 
  предрасположенность к реализации какой-либо деятельности, ориентация 
  на ее выполнение;
• специфика мотивации – специфика потребностей человека, 
  представление о целях профессиональной деятельности;
• индивидуальные ценности – общие убеждения, вера, мировоззрения, представления о мире;
• демографические – половые и возрастные особенности;
• национальные и культурные особенности – усвоенные в опыте 
  способы, правила и нормы поведения, которые детерминируют 
  конкретные реакции человека в конкретных ситуациях.

2.Особенности группового поведения связаны со многими 
параметрами, среди которых главными можно назвать:

• особенности корпоративной культуры – ценности, правила поведения, характерные для конкретного трудового коллектива;4
• феномены групповой динамики – этап развития коллектива, особенности лидерства, способа поведения в ситуации конфликта.

Особенности поведения руководителей являются одной из самых комплексных проблем, поскольку самих руководителей можно рассматривать и как субъектов, имеющих индивидуальные особенности и членов некоторой группы, обладающих корпоративной культурой.

7. Коммуникация.5

Проблема коммуникации заслуживает особого внимания. В современных условиях коммуникация становится объектом исследования многих российских ученых, так как перед обществом возникла новая задача – попытка объединить в единые типы поведения социальные группы с автономным поведением.

На сегодняшний день существует большой опыт коммуникативного анализа в разных сферах человеческого бытия. Коммуникация входит в число постоянно изучаемых объектов науки об управлении.

Коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам за ее пределами.

Коммуникацию они определяют как использование слов, букв, символов для получения информации об объекте. При передаче подобных символов часто возникают трудности, вызванные недостатком общения, и руководство предприятий вынужденно постоянно призывать к регулярному и своевременному предоставлению информации сотрудникам, ее ожидающим. Западные ученые выявили, что в средней или крупной компании существует определенная и прочно связанная коммуникационная цепочка от высшего руководства вниз к сотрудникам, причем эффективность работы компании существенно зависит от того, насколько четко и быстро осуществляется связь по цепочке.6

Таким образом, внутренняя среда как бы полностью пронизывается всеми факторами, которые должны подвергаться серьезному изучению в организации и не существует аспектов более или менее важных для организации. Организация может существовать только с грамотно поставленной целью, с четко выстроенной структурой и финансированием, но помимо этого ей нужен еще и преданный персонал, а также хорошо сформированный процесс коммуникации. От того, как поступает информация сверху и как она воспринимается снизу, тоже может зависеть успех организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные теоретические  подходы и методы анализа внутренней среды организации

Анализ среды организации - это процесс определения критически важных элементов внешней и внутренней сред, которые могут оказать влияние на способности фирмы в достижении своих целей.7

Анализ среды выполняет ряд важных функций в деятельности фирмы:

• с точки зрения стратегического планирования, улучшает учет наиболее важных факторов, влияющих на экономическую организацию и ее будущее;
• с точки зрения политики фирмы, помогает ей создать о себе наиболее благоприятное впечатление;
• с точки зрения текущей деятельности, обеспечивает информацией, необходимой для наилучшего выполнения рабочих функций.

К одному из основных методов анализа внутренней среды является SWOT анализ, анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.

SWOT анализ позволяет упорядочить  разрозненные представления о  компании и конкурентном окружении  и получить схему взаимодействия  сил и слабостей, возможностей  и угроз.

Стратегический анализ, который является необходимым этапом при определении эффективной стратегии компании, в полном объеме доступен только очень крупным предприятиям. Для небольших компаний, а также ряда крупных предприятий, в условиях динамично изменяющегося рынка SWOT анализ является необходимым и доступным инструментом стратегического управления компании.8

Области применения SWOT анализа:

• конкурентная разведка. SWOT анализ широко применяется при сборе и изучении данных о конкурентах;
• анализ факторов конкурентного окружения. На данный момент SWOT анализ является отдельным этапом структурирования и оценки информации при стратегическом планировании;
• планирование реализации стратегий;
• появлением SWOT модели аналитики получили инструмент для своей интеллектуальной работы.

Как правило, анализ сильных и слабых сторон организации, возможностей и угроз, исходящих из окружающей среды, проводится с помощью вспомогательных таблиц (матриц). Простейшая форма представления результатов SWOT-анализа приведена в таблице 1.

Таблица 1.