Внедрение системы внутреннего документооборота на примере Национального книжного издательства «Бичик»

3. Внедрение системы  электронного документооборота  на предприятии; 

4. Обучение персонала

Инвестиционная  фаза занимает 1,5 месяца.

Инвестиционная фаза непосредственно связана с осуществлением инвестиций. На этой стадии жизненного проекта подвергается риску наибольшая сумма денег. Именно поэтому, управление на инвестиционной фазе имеет приоритетное значение. Оно состоит из следующих шагов:

1. анализ планов или состояния проекта;
2. планирование реализации проекта;
3. инициализация работ по его выполнению;
4. контроль за отклонениями;
5. регулирование.

 

Анализ состояния проекта  является основополагающим моментом, т.к. от него зависит успешность выполнения проекта в целом. Анализ проводится менеджером проекта всякий раз, когда  проект проходит определенные контрольные  точки, от которых зависит ход дальнейшей реализации проекта.

Если в результате анализа были выявлены отклонения, менеджер проекта должен проанализировать их причины и составить план их исправления. Собственно, на этом заканчивается  первый шаг и осуществляется переход к следующему.

На инвестиционной фазе планирование занимает одно из самых  важных мест. Практически процесс  планирования проекта на его инвестиционной фазе является непрерывным. Планированию подлежат все виды работ, выполняемых  на инвестиционной фазе проекта.

План реализации проекта  предполагает разработку исполнительных документов, которые используются с  целью обеспечения эффективного результата.

Третий шаг очень  короток. После того, как менеджер проекта принял планы по проекту, он отдает указание о начале его внедрения.

На четвертом шаге осуществляется контроль за осуществлением этих работ и регулируется интенсивность  инвестиций.

Все системы контроля на инвестиционной фазе проекта используют критерии, которые определяют изменения  в состоянии проекта.

Наиболее часто применяются  следующие 3 критерия определения возникающих изменений:

- достижение  контрольных  точек (этапов) в выполнении плана  работ (графика);

- расход финансовых  средств;

- затраты ресурсов  и эффективность их использования;

Наиболее просто планировать и проверять в проекте достижение контрольных точек (этапов), т.к. наступление начала или окончания выполнения каждой работы наиболее наглядно видно при соответствующем ее выделении.

Расход финансовых средств  является другим надежным показателем для учета изменений в ходе реализации проекта.

Система контроля проекта, не использующая данные о финансах или, по меньшей мере, о ресурсах, не может быть эффективной, т.к. деньги  (первая движущая сила) и ресурсы (вторая движущая сила) всегда должны быть связаны с выполняемыми работами.

Если система контроля имеет подходящий механизм учета  того, как рабочие и их производительность влияют на результат, выраженный в стоимости  и времени, можно скорректировать  условия, вызвавшие неудовлетворительные изменения, манипулируя ресурсами, находящимися в распоряжении менеджера проекта.

На основе перечисленных  показателей определяются и другие показатели, а именно:

- отклонения от графика  выполнения работ;

- отклонения от сметы  затрат;

- индекс выполнения  графика;

Пятый шаг — регулирование, по своему содержанию идентичен соответствующему шагу на предынвестиционной фазе. Если менеджер проекта считает, что выявленные на предыдущем шаге отклонения основных показателей проекта от плановых незначительны, то выполнение проекта продолжается без изменений. В обратном случае, он принимает решение о корректировки планов выполнения проекта. 

После успешного завершения инвестиционной фазы проект вступает в стадию эксплуатации проекта, которая состоит из следующих этапов:

1. Сдача в эксплуатацию и пуск системы;

2. Доработка системы (под конкретных пользователей);

3. Анализ результатов  проекта (соответствие результатов  поставленных целей);

4. Техническая поддержка.

 

Анализ результатов  автоматизации документооборота

Результатами автоматизации документооборота являются:

- повышение оперативности исполнения распоряжений руководства;

- укрепление исполнительской  дисциплины: система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;

- ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно. Снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;

- инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе,  существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;

- надежный контроль за прохождением документа: система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ;

- создание единого информационного пространства: стандарты оформления документов, согласование и исполнение по утвержденным процедурам;

- доступность документов  в любое время вне зависимости  от нахождения конкретного специалиста  на рабочем месте;

- оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;

- отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки: согласование и подписание всех внутренних документов организации не требует "твердых копий", что значительно снижает затраты на расходные материалы;

- снижение рисков утраты или порчи документа: поскольку пользователи работают с электронными копиями документов, риски утраты и порчи оригинала сводятся к минимуму;

- резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;

- снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами позволяет осуществить надежную защиту и контролировать доступ к документам;

- накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по  интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лишь корректировка прав доступа;

- сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.

Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников, повышение уровня обслуживания клиентов. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения  коммерческой информации.