Важнейшие функции менеджмента: общая характеристика

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Эссе на тему:

Важнейшие функции менеджмента: общая характеристика.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Общество состоит из огромного количества различных организаций, и большинство людей почти всю свою сознательную жизнь связаны с организациями, являясь их членами, либо же вступая с ними в контакт.

Для начала разберем, что же такое организация? Отвлекаясь от отдельных частных аспектов можно сказать, что основными составляющими любой организации являются люди, входящие в данную организацию, задачи, для решения которых данная организация существует, и управление, которое формирует, мобилизует и приводит в движение потенциал организации для решения стоящих перед ней задач.

Что же такое менеджмент? Менеджмент - современная система управления предприятием, действующая в условиях рыночной экономики. Термин «Менеджмент» по сути является аналогом термина « управление», его синонимом. Однако есть отличие. Управление относится к живой и неживой сфере. Например, управление техникой, биологическими процессами, государством. Т.е. управление является более широким понятием. Менеджмент применяется только в управлении социально-экономическими системами.

Процесс управления - это совокупность непрерывных, последовательно выполняемых, взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Эти действия являются важными для успеха организации и называются функциями менеджмента.

Слово функция означает обязанность, круг или вид деятельности, назначение, роль.

Функции менеджмента - это относительно обособленные направления управленческой деятельности, позволяющие осуществлять определенное влияние на управленческий объект в целях достижения поставленной задачи.

Функции должны иметь четко определенный смысл, разработанный механизм осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием понимают действия, которые должны осуществляться в рамках конкретной функции.

В любой организации, руководитель должен знать все функции управления и применять их в руководстве организации.

Итак, рассмотрим основные функции менеджмента.  

 Например, разработчик  теории административного управления  Анри Файоль в начале 20 века  выделил 5 исходных функций административного  процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.  По его мнению, предвидеть - изучать будущее, устанавливать программу действий. Организовывать – строить двойной организм предприятия (материальный и  социальный). Распоряжаться – приводить в действие персонал предприятия. Согласовывать – связывать, объединять, сочетать все действия и усилия. Контролировать - наблюдать, что бы всё происходило по установленным правилам и отданным распоряжениям. 

В наше время содержание функций и название некоторых претерпело  существенные изменения в сравнении с теми, которые приведены в работах А. Фойля. Это обусловлено и изменениями в экономике, и социальной структуре общества.   

1). Планирование – основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих достижение поставленных целей. Планирование применяется к важным решениям, определяющим дальнейшее развитие фирмы. Согласно концепции немецкого профессора Д.Хана планирование - это ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений. 

Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития фирмы и каждого подразделения в отдельности на установленный период: определение хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации, выявление материальных трудовых и финансовых ресурсов для решения поставленных задач. Планирование дает возможность заблаговременно учесть внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития фирмы, предприятия или др. структурного подразделения. 

В зависимости от направленности и характера рассматриваемых задач различают три вида планирования: стратегическое или перспективное; среднесрочное и тактическое или текущее. 

Например: Всем известно, что большинство предприятий работают на коммерческой основе,  то есть на данный момент основной целью деятельности общества является получение прибыли, полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах или услугах. Допустим, у нас есть фирма, которая занимается продажами через сеть специализированных магазинов

То, данную цель можно разложить на несколько составляющих:  
          1.Планирование роста прибыли. 

2. Планирование издержек предприятия,  и, как следствие, их уменьшение. 

3.Увеличение доли рынка, увеличение доли продаж. 

4.Улучшение социальной политики фирмы.

 В разработке планов  принимает участие весь руководящий  состав: генеральный директор, начальник  отдела кадров, коммерческий директор, главный бухгалтер.  Планы должны составляться как долгосрочные, так и краткосрочные.

При отсутствии долгосрочного планирования, которое является непременным условием стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка составляются краткосрочные планы,  с периодом в 1 – 2 года, не более. То это будет говорить о серьезных просчетах в деятельности руководства, что в свою очередь может быстро привести компанию к банкротству на первой своей стадии. 
2) Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач. 

Функция организации реализуется двумя  путями: 

-Административно-организационное  управление предполагает определение  структуры фирмы, установление взаимосвязей  и распределение функций между  всеми подразделениями, предоставление  прав и установление ответственности  между работниками аппарата управления.

- Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами, намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.     

 Организация как процесс  представляет собой функцию по  координации многих задач, чтобы  данный процесс был успешным, необходима соответствующая целям  и задачам грамотно построенная  организационная структура.    

 Допустим, в нашей организация  осуществляется управление по  линейно-функциональному типу где:

-У начальника охраны  находятся в подчинении лица, охраняющие складские помещения  и непосредственно магазины в  количестве 7 человек.  
    -Коммерческий директор занимается вопросами снабжения и сбыта, координации деятельности работы магазинов. У него в подчинении находятся начальник отдела снабжения, занимающийся непосредственно закупкой товаров, а также заместитель, обязанностями которого является управление магазинами через заведующих магазинов и складами через заведующих складов. Заведующие магазинов и складов занимаются текущими вопросами деятельности своих структурных подразделений.

Помимо этого, в обязанности коммерческого директора входит отслеживание изменения тенденций на рынке, поиск новых товаров, пользующихся повышенным спросом, поиск новых ниш на рынке в целях расширения сферы деятельности, а также отслеживание действий конкурентов. Данные функции, как известно, выполняют отделы маркетинга, существующие на более крупных предприятиях, однако за неимением такового они возложены частично на весь руководящий персонал и на коммерческого директора в большей степени. 

Требования к персоналу определены тарифно-квалификационными справочниками, положениями об отделах и структурных подразделениях, должностными и рабочими инструкциями. 

Здесь мы видим, что анализируя функции работников коммерческой службы компании, можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует  должностным обязанностям указанных исполнителей.  
Среди отделов коммерческой службы присутствуют функциональные связи (происходит обмен информацией между работниками отделов, составляется документальная отчетность и доводится до специалистов отделов), а также линейная связь (зам. директора по коммерции координирует и контролирует действия специалистов на основе предоставленной отчетности).  
    Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе с начальником отдела кадров. В подчинении начальника отдела кадров находятся два инспектора по труду.     

 Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным  бухгалтером занимается финансовыми  вопросами деятельности предприятия, в том числе и составлением  текущих финансовых планов. В  подчинении главного бухгалтера  находятся два бухгалтера. 

Таким образом, организационная структура компании в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации.

 

3)Контроль-это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности, обеспечение с помощью информации обратной связи с управляемым объектом. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. С помощью контроля менеджер выявляет проблемы, причины их возникновения и принимает активные меры по корректировке отклонений от цели и плана деятельности. 

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.      

 Допустим, в нашей фирме используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.  
    Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в компании.  
   Административный контроль осуществляется  за  соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.   

 Важнейшим средством  предварительного контроля финансовых  ресурсов является бюджет (финансовый  план предприятия), который позволяет  также осуществить функцию планирования.

Также, в нашей организации,контроль за деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих – заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам. 
    Руководители функциональных служб еженедельно предоставляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы. 

Для высшего управленческого состава характерно еженедельное проведение так называемых планерок в кабинете генерального директора с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.  
      Заключительный контроль  осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень производительности труда, текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д.    

   Таким образом, в результате рассмотрения основных функций менеджмента в нашей компании можно сделать вывод о том, что на общем плане наиболее «хромающими» из них являются мотивация и планирование, чему мы и уделим более пристальное внимание.

 

4) Мотивация. При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.  
Мотивация как основная функция менеджмента связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей организации. исследование поведения человека в труде дает некоторые общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте. 

Если мы вспомним теорию Маслоу, где он выделяет пять основных типов потребностей: физиологические, безопасности, социальные, успеха, самовыражения, которые образуют иерархическую структуру, которая как доминант определяет поведение человека. Потребности высших уровней не мотивируют человека, пока не удовлетворены, по крайней мере, частично потребности нижнего уровня. Однако эта иерархическая структура не является абсолютно жесткой и строгой. Содержательные теории мотивации базируются на потребностях и связанных с ними факторах, определяющих поведение людей.