Теоретические основы коммуникации, мотивации и развития организации

     Коммерческие  организации обязаны предоставлять  большое количество информации федеральному правительству, а также властям  штата и местной администрации. Это затруднительно даже для лучших коммуникационных систем, а связанные  с этим расходы очень высоки. Например, в 1992 г. более 5 млн коммерческих фирм и ассоциаций представили подробную информацию о своих доходах и финансах в налоговое управление (IRS*). Форма IRS № 1040 и связанные с ней формы отнимают ежегодно более 297 млн часов рабочего времени фирм. На "бумажные работы" Министерства обороны в 1992 г. потребовалось 229 млн часов. Потребность в информации возрастает каждый год. Несмотря на попытки правительства сократить объем бумажных работ, только с 1989 по 1992 г. он увеличился на 27,7 %. В 1992 г. Министерство здравоохранения и социального обеспечения, пытаясь сократить вероятность неверных диагностических тестов, потратило на составление отчетности федеральному правительству на 18 млн рабочих часов больше, чем в предыдущем году.

     Исследование  показало, что мы тратим приблизительно 75 % рабочего времени на различные формы коммуникаций. Время, затраченное на то, чтобы обменяться парой фраз при общении на типичном производственном предприятии, в итоге занимает приблизительно половину среднего рабочего дня. Клише типа "время - деньги" полностью справедливо. Громадная стоимость деловых коммуникаций частично объясняет интенсивный интерес к ним. 

     Эффективные коммуникации дорого обходятся организации, но неэффективные коммуникации обходятся  еще дороже.

     Рассмотрим затраты на подготовку и отправку одного делового письма в коммерческой компании. The Dartnell Institute начал изучать такие вопросы в 1930 г. Суммарные затраты на деловое письмо в 1930 г., включая планирование, диктовку, написание, материалы, почтовые расходы, составляли $ 0,30. В 1994 г. затраты на такое же деловое письмо составили уже от $ 12,64 до $ 19,13 - в зависимости от способа его написания. Исследование, проведенное Dartnell, утверждает, что создание делового письма путем диктовки персональному компьютеру является наиболее быстрым и эффективным способом с точки зрения затрат.

Неденежные  затраты.

     Денежные  затраты на коммуникации играют существенную роль в жизни организации, однако важное значение имеет и множество  других, менее ощутимых затрат. Например, хотя и трудно бывает подсчитать стоимость неудач в сфере коммуникаций, такие неудачи часто имеют долго ощущаемые последствия.

     Для иллюстрации: когда Фрэд Аткинс неправильно  понял значения допустимых отклонений при обработке трубопроводной арматуры, его ошибка была замечена, но слишком поздно. К этому времени он выполнил уже половину заказа, и законченную арматуру пришлось списать в отходы. Более того, чтобы успеть выполнить заказ точно в срок, пришлось отложить другие заказы, и график работы некоторых других станочников был нарушен. Покупатель, ожидавший выполнения своего заказа на арматуру, также испытывал неудобства и, возможно, колебания, стоит ли размещать другие заказы на предприятии, где работал Фрэд. Он считал, что начальник дал ему неверные инструкции, а его начальник это отрицал. Всю следующую неделю Фрэд испытывал отвращение и к своему боссу, и к своей работе. Товарищи по работе ему сочувствовали, а производительность мастерской временно упала. Через несколько недель ситуация нормализовалась, но Фрэд продолжал периодически поговаривать о поиске другой работы. 

     Способность коммуникационных неудач приводить  к долгосрочным последствиям может  затруднить определение точного  размера понесенных затрат. Однако несомненно, что неэффективные коммуникации порождают ошибки, неверное понимание, плохое исполнение и негативные эмоции.

[3.с. 57]

     Коммуникационный  процесс: элементы, этапы,» шумы». 

     Итак, совершенно очевидно, что коммуникационный процесс - это обмен информацией  между двумя или более людьми. Основная цель этого процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, понимание сообщений. Руководитель сообщает что-то подчиненному, и тот, в свою очередь, должен сообщить, как он понял поставленную перед ним задачу; он обязан как бы «вернуть» посланную информацию отправителю, показать ее «качество».

     Следовательно, в процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента : 1) отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее; 

     2) сообщение - собственно информация, послание, закодированное с помощью символов;

     3)канал  – средство передачи информации;

     4) получатель - лицо, которому предназначена  информация и которое интерпретирует ее.

     Этапы передачи информации.

     1.Зарождение/формирование/идеи. 
Отправитель решает, какое сообщение сделать предметом обмена. Как правило, на этом этапе начинаются первые затруднения: руководитель пытается передать идею, концепцию, не преобразовав ее в слова, не беря во внимание такие факторы, как цель послания, возможности получателя, сложившаяся обстановка, личностный смысл /эмоциональная окраска/ послания. Таким образом, идея должна быть, прежде всего, адекватна цели, контингенту получателя, обстоятельствам и настроению. 
 
2. Кодирование и выбор канала.

       Чтобы идея стала сообщением, необходимо закодировать ее с помощью символов - слов, интонации, жестов. Типу символов должен соответствовать канал передачи информации: речь, письменные материалы, рисунки, схемы, чертежи, графики, а также телефон, электронная почта, факс, видеоленты и т.д. Можно отправить одну депешу всему коллективу, можно - каждому персонально. Желательно использовать несколько каналов одновременно /например, устное и письменное сообщения/. Однако без крайней необходимости увлекаться письменными коммуникациями не следует, чтобы не увеличить потоки бумаг. Кодировка, донесение информации до получателя - это чисто физическая передача сообщения, но это еще не процесс коммуникации.

     Получив сообщение, адресат декодирует /дешифрует/ его. В процессе декодирования происходит превращение символов отправителя в мысли получателя. Если символы отправителя и получателя совпадают, получатель осознает идею отправителя. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. 
Но понимание идеи получателем может быть иным, чем у отправителя. С точки зрения отправителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которые ждал от него автор послания. 
Для подтверждения /неподтверждения/ ожидаемого результата необходима обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются местами. Теперь получатель становится отправителем ответного сообщения, которое в обратном порядке проходит все стадии коммуникативного процесса [8. с. 34]

     1.2 Роль, характеристика и методы  процесса мотивации в деятельности  организации

     В условиях формирования новых механизмов хозяйствования, ориентированных на рыночную экономику, перед промышленными  предприятиями встаёт необходимость  работать по-новому, считаясь с законами и требованиями рынка, овладевая новым типом экономического поведения, приспосабливая все стороны производственной деятельности к меняющейся ситуации. В связи с этим возрастает вклад каждого работника в конечные результаты деятельности предприятия. Одна из главных задач для предприятий различных форм собственности - поиск эффективных способов управления трудом, обеспечивающих активизации человеческого фактора. Чтобы эффективно двигаться навстречу цели, руководитель должен координировать работу и заставлять или стимулировать людей выполнять ее. Руководители воплощают свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации. Решающим причинным фактором результативности деятельности людей является их мотивация. 

     Мотивационные аспекты управления трудом получили широкое применение в странах с развитой рыночной экономикой. В нашей стране понятие мотивации труда в экономическом смысле появилось сравнительно недавно в связи с демократизацией производства. Ранее оно употреблялось, в основном, в промышленной экономической социологии, педагогике, психологии. Это объяснялось рядом причин. Во-первых, экономические науки не стремились проанализировать взаимосвязь своих предметов с названными науками, и, во-вторых, в чисто экономическом смысле до недавнего времени понятие «мотивация» заменялось понятием «стимулирования». Такая усеченность понимания мотивационного процесса приводила к ориентации на краткосрочные экономические цели, на достижение сиюминутной прибыли. Это разрушительно действовало на потребностно - мотивационную личности работника, не вызывало заинтересованности в собственном развитии, самосовершенствовании, а ведь именно эта система сегодня наиважнейший резерв повышения эффективности производства. [10]  Теория мотивации не должна ограничивать себя исследованием защитных уловок и маневров убогого, неполноценного духа, она обязана устремляться к высшим возможностям здоровой и сильной личности. Объектом ее внимания и толкования должны стать заботы и чаяния лучших, величайших представителей человеческого рода. [5. c. 450]

     Трудовая  мотивация - это процесс стимулирования отдельного исполнителя или группы людей к деятельности, направленный на достижение целей организации, к  продуктивному выполнению принятых решений или намеченных работ. Это определение показывает тесную взаимосвязь управленческого и индивидуально-психологического содержания мотивации, основанную на том обстоятельстве, что управление социальной системой и человеком, в отличии от управления техническими системами, содержит в себе, как необходимый элемент согласование цепей объекта и субъекта управления. Результатом его будет трудовое поведение объектом управления и в конечном итоге определенных результат трудовой деятельности. [10]

     Старые  концепции мотивации. Многие руководители, особенно не имеющие специальной подготовки, испытывают сильное влияние этих концепций. Люди, являющиеся подчиненными в современных организациях, обычно гораздо более образованы и обеспечены, чем в прошлом. Поэтому их мотивы трудовой деятельности более сложны и трудны, чем раньше.

     «Метод  кнута и пряника» хорошо известен на протяжении веков. В преданиях  и мифах можно найти множество  историй, в которых цари держат награду  перед глазами героя или заносят  меч над его головой. Долгое время  считалось само собой разумеющимся, что люди будут благодарны за все, что позволило бы им и их семьям выжить. Постепенно жизнь людей стала улучшаться, и управляющие начинали понимать, что простой «пряник» не всегда заставляет человека трудиться усерднее.

     Попытки использовать методы психологии. Еще Тейлор и Гилберт писали, что «новости о теории подсознательного Зигмунда Фрейда распространились по Европе и достигли Англии». С появлением работ Э. Мэйо стало ясно, какие потенциальные выгоды сулит понимание психологии, и то, что мотивация по типу «кнута и пряника» недостаточна. Мэйо и его сотрудники в ходе восьмидесятилетних исследований поведения работника на рабочем месте пришли к осознанию того, что человеческие факторы, особенно социальное взаимодействие и групповое поведение, сильно влияют на производительность труда.

     Современные теории мотивации. Исследование поведения  человека в трудовом процессе дает общие объяснения мотивации и  позволяет создать модели мотивации  сотрудника на рабочем месте. Теории мотивации подразделяют на две категории: содержательные и процессуальные.

     Содержательные  теории мотивации основываются на идентификации  тех внутренних побуждений, называемых потребностями, которые заставляют людей действовать так, а не иначе. Этому посвящены работы А. Маслоу, Д. МакКлелланда и Ф. Герцберга.

     Процессуальные  теории  мотивации более современны, основываются на представлениях о том, как ведут себя люди с учетом их восприятия и познания. Основные процессуальные теории – это теория ожидания, теория справедливости и модель мотивации Портера-Лоулера. Несмотря на различия этих теорий, они не являются взаимоисключающими и эффективно используются в решении задач побуждения людей к эффективному труду. [13]

     Мотивация - обусловленное потребностью возбуждение  определенных нервных структур (функциональных систем), вызывающих направленную активность организма.[4 c.205 ] Мотивация персонала в организации – это опорный пункт развития всего бизнеса. Грамотная мотивация персонала способна преодолеть множество кадровых проблем на предприятии, как-то: нездоровая дисциплина, оставляющий желать лучшего имидж компании в качестве работодателя, низкая производительность труда, повышенная текучесть кадров. Решение всех этих проблем возможно только в случае, если мотивация персонала представляет собой четкую и продуманную систему. Специалисты Департамента предлагают вам внедрение эффективной индивидуальной системы, в результате осуществления которой мотивация, стимулирование персонала перейдет на совершенно новый качественный уровень. Мотивация персонала предприятия направлена на гармоничное и продуктивное профессиональное развитие кадров и реализацию всех задач бизнеса. Стимулирование, мотивация персонала от Департамента – это не просто выполнение своих профессиональных обязанностей, но желание сотрудников развиваться вместе с компанией. [15]  Мотивация, рассматриваемая как процесс, теоретически может быть представлена в виде шести следующих одна за другой стадии. Естественно, такое рассмотрение процесса носит достаточно условный характер, так как в реальной жизни нет столь четкого разграничения стадий и нет обособленных процессов мотивации. Однако для уяснения того, как разворачивается процесс мотивации, какова его логика и составные части, может быть приемлема и полезна ниже приводимая модель.