Технологии менеджмента

- по степени достоверности  — достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;

- по степени готовности  для пользования ею — первичная  несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, и конечная, готовая для анализа и принятия решения по ней;

- по объему, источникам, срокам сбора и доставки, способам  получения и распространения и другим признакам.

Источниками управленческой информации могут быть: вышестоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес-документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Значительную часть времени менеджеры уделяют работе с такими источниками информации, как: бухгалтерские отчеты, акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, финансовые документы, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов — отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др. По этим причинам может быть и потеря информации.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое. Это быстротекущая, многогранная и сложная работа его головного мозга. Человек логически обрабатывает информацию, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной обстановке, а способ передачи и получения информации им знаком. Восприятие устной информации нельзя отделить от личности человека, передающего информацию, уважаемый он или нет, подчиненный или начальник, пожилой или молодой, мужчина или женщина. Все это имеет немалое значение.

Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация. [4]

 

2.2.Понятие информационной системы и технологии

 

Информационная система — это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое.

С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т. д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ) на базе интеграции инфраструктуры компаний и информационных систем. Это дает возможность руководителям быстро взаимодействовать между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

ЭВМ позволяет высвободить значительный состав учетчиков, бухгалтеров, плановиков и других работников, занятых планированием и нормированием труда, начислением зарплаты, учетом материально-производственных запасов и их управлением, реализацией продукции, статистической отчетностью. ЭВМ стала обычным явлением в процессе управления непосредственно производственными процессами. На основе быстрой обработки информации рассчитываются оптимальные режимы работ участков и цехов, конвейеров, агрегатов и машин, осуществляется диспетчеризация и оперативное управление производством.

Огромную роль в настоящее время имеет быстрая и надежная система спутниковой связи, которая существует уже около 30 лет и обеспечивает связь между удаленными точками.

В работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиорелейных, кабельных, волоконно-оптических каналов и других систем связи. Технология подготовки и передачи информации осуществляется на телевизионных центрах с предварительной магнитной записью. Это дает возможность обеспечить четкий технический контроль качества записи, хронометраж, автоматизацию передачи и перехода на передачу другой информации, производить оперативный монтаж. По наиболее важным и срочным сообщениям применяется также прямой репортаж и передачи с мест событий.

Менеджер может, как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по сети Интернет.[1]

 

2.3.Этапы обмена информацией

 

Неотъемлемым элементом любой организации является информационная система, состоящая из совокупности субъектов, осуществляющих прием, передачу, обработку, преобразование, хранение информации, а также процедур, каналов, посредством которых те связаны между собой.

Такая система, создаваемая одновременно с организацией и с учетом ее специфики, должна:

• обеспечивать своевременность поступления информации о происходящем

в ней и за ее пределами (мониторинг); формирование базы данных;

• позволить контролировать ее объективность и достоверность;

• облегчить внутренний обмен сведениями, минимизировать их потери, искажения и неточности;

• облегчать отбор, анализ, сопоставление нужных для принятия решения данных из разных источников;

• быть удобной для использования.

Информационные системы могут:

• не влиять на положение организации ни сегодня, ни в будущем;

• влиять сегодня, но не влиять в будущем;

• не влиять сегодня, но влиять в будущем;

• влиять сегодня и в будущем.

Надежные информационные системы позволяют ограничить объем первичных сведений, повысить коэффициент их использования, избежать информационных перегрузок и обеспечить соответствие между производством и потреблением информации.

Элементом информационной системы является специальный блок, осуществляющий ее защиту от всех видов угроз, создающих помехи управлению. Такой блок, затраты на создание которого должны быть меньше стоимости теряемой информации, включает правовые, технические и организационные элементы.

Управление информационной системой предполагает ее планирование, использование, модернизацию и наращивание.

Движение информации от отправителя к получателю в рамках таких систем состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор.

Он бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т. е. облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т. п. Подбирается и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации.

Если информация важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию.

Отправитель же ждет, чтобы получатель каким-то образом подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установил обратную связь.

В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую ситуации, учитывать возможности восприятия.

Сигналами обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется специально наблюдать. [2]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внутри организации управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для достижения поставленных ею целей. В данной работе были рассмотрены основные функции управления. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления. С помощью функции планирования в определенной мере решается проблема неопределенности в организации. Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определение порядка и условии ее функционирования. Процесс мотивации раскрывается в теориях, пытающихся объяснить, почему люди готовы осуществлять определенные действия, затрачивая большие или меньшие усилия. В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения фактически достигнутых результатов с запланированными.Основные функции обладают самостоятельностью и следуют одна за другой пока каждая конкретная не выполнится.

Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально - экономического, технического, технологического развития любой организации, она является как бы катализатором научно - технического прогресса. Известное изречение «кто владеет информацией, тот владеет миром» приобретает все более глубокий смысл. Особенностями информации как ресурса являются ее неисчерпаемость, сохраняемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.

Правильность действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте, и чем сложнее объект, тем больший объем информации ему необходим для управления. Быстрое получение всех видов информации является одной из предпосылок ускорения развития производства. Но одновременно при этом возрастает и роль самого менеджера, призванного на основе получаемой информации своевременно принимать ответственные решения в быстроменяющейся обстановке. Чем полнее удовлетворены информационные потребности руководителей в области планирования и прогнозирования, учета и регулирования производства, изучения потребительского спроса, финансовой деятельности и т.д. тем выше будет производительность его управленческого труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(обязательное)

 

Часто после рабочего дня менеджер констатирует: «Я целый день напряженно работал, однако многое из того, что я намечал сделать, осталось невыполненным!» Обычно при этом ссылаются на следующие основные причины: плохо подготовленные совещания, собрания; телефон; отсутствие выбора приоритетов; тактика отсрочек; неумение говорить «нет»; неумение доводить дело до конца; помехи со стороны других; слишком большой объем чтения.

Вопросы:

1)Какие еще причины, по  Вашему мнению, мешают Вам выполнить  все намеченное?

2)Что необходимо сделать, чтобы Вы ежедневно могли реализовывать  свои планы без перенапряжения?[9]

Ответ:1) Не умение сосредотачиваться на деле, не умение организовать рабочее место, отвлеченность на мелочи.

2)Составить план на  каждый день.

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(обязательное)

 

Вы неожиданно узнаете, что сотрудник, которому вы поручили разработку важного проекта, по этому же вопросу параллельно работает в другой фирме. Какое решение Вы примете в данной ситуации?

Ответ: Если это хороший работник, я попытаюсь заинтересовать его, чтобы он работал только в моей фирме. Если он никакой роли не играет в моей фирме, то уволю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ В

(обязательное)

 

Одна из основных функций руководителя – постоянно осуществлять сбор, переработку и передачу информации о работе коллектива. Какую с вашей точки зрения, обязательную информацию должен иметь руководитель учебного заведения в конце каждого учебного дня, в конце недели, в конце месяца? Например, некоторые опытные руководители школ считают, что к концу месяца они должны знать успеваемость по предметам и классам, выполняемость планов воспитательной работы, финансово – хозяйственное состояние школы, положение дел в семьях неуспевающих и неблагополучных учащихся, основные провалы и достижения школы.

Задание: поясните, в какой степени вы согласны с таким мнением. Всесторонне обоснуйте свою позицию по этому вопросу.[6]

Ответ: Я полностью согласна с мнением, что преподаватель должен знать всю нужную информацию о учениках,. Например, знать положение дел в семье, нужно для того, чтобы ребенку помог справиться школьный психолог. Провалы знать, чтобы работать над ошибками, достижения, чтобы всем вместе радоваться.

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

(обязательное)

 

Ниже приводится высказывание о менеджменте известного американского теоретика по организационным проблемам Питера Друкера:

«Менеджмент — это особый вид деятельности, превращающий неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную и производительную группу. Менеджмент в сущности является и стимулирующим элементом социальных изменений и локомотивом значительных социальных перемен. Именно менеджмент в большей степени, чем что-либо другое, дал толчок самому значительному социальному феномену: взрыву образования».

Задание: Внимательно прочтите высказывание П. Друкера и ответьте на поставленные вопросы: