Связующие процессы

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ УКРАИНЫ

ВОСТОЧНОУКРАИНСКИЙ  НАЦИОНАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

  им. В. ДАЛЯ 
 

кафедра: Администрирования 

предмет: Менеджмент 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

на тему: 

« Связующие  процессы в менеджменте »

                           
 
 
 
 
 
 
 
 

выполнил: ст. гр. ММ-3Б41

Миндруль  М.Ю.

                                                                                           

                                                                                            проверил: Бугаевский А.Е. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЛУГАНСК 2008 г. 
 
 
 
 
 
 
 
 

План: 
 
 

Введение 

1.Коммуникационные  процессы управления. 

1.1. Разновидности  коммуникаций и содержание коммуникационного  процесса. 

1.2. Межличностные  коммуникации. 

1.3. Организационные  коммуникации. 

2. Процессы и  методы принятия решений. 

2.1. Решение как  элемент управления. 

2.2. Классификация  управленческих решений. 

Заключение 

Список использованных источников 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Едва  ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует принятия надежных решений и эффективного обмена информацией. Опыт выдающихся менеджеров и практика преуспевающих компаний свидетельствует о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций и выбора правильных управленческих решений.

    Эффективные коммуникации и надежные решения  являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления. Например, для  разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Принятие решений - неотъемлемый и доминирующий процесс при осуществлении любой из отдельных функций управления. И качеством стратегических и текущих решений, принимаемых руководителем, определяется уровень развития организации и степень ее выживаемости. Для принятия решений о миссии, стратегии осуществляется обмен информацией с другими организациями - исследовательскими, консультационными, контролирующими и т.д. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации, т.е. в системе управления персоналом.  Западные исследователи давно заметили, что современный руководитель от 50 до 90% своего рабочего времени тратит на коммуникации. И что успех руководителя в условиях рынка на 85% определяется его коммуникативными качествами и лишь на 15% — профессиональными знаниями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Коммуникационные  процессы управления. 

1.1. Разновидности коммуникаций  и содержание коммуникационного  процесса. 

   Функции управления – прогнозирование, планирование, организация, мотивация и контроль – имеют две общих характеристики: 1) все они требуют принятия решений; 2) для выполнения всех функций необходима коммуникация, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Так как эти две характеристики связывают все управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

   Коммуникация  – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между людьми. Коммуникация представляет собой процесс, связанный с межличностным и организационным общением при передаче информации как внутри организации, так и с внешней средой. Поэтому коммуникации можно разделить на внешние  и внутренние. Внешние – это коммуникации между организацией и ее окружением (средой). Факторы внешней среды оказывают всевозрастающее влияние на деятельность организации. Эти факторы (потребители, поставщики, конкуренты и т.п.) и определяют состав и содержание внешних коммуникаций. Более того, внутренние коммуникации зачастую являются реакцией на меняющуюся характеристику внешнего окружения. Организации пользуются разнообразными средствами коммуникации с внешней средой:

              С потребителями общаются с помощью разнообразной рекламы;

              В налоговую инспекцию представляют  письменные отчеты;

              В сфере отношений с общественностью  формируют свой имидж,    осуществляют благотворительную деятельность;

              С поставщиками используют рекламу, на материалы и сырье, заключают договоры о поставках.

   Внутренние  – это коммуникации между структурными подразделениями и отдельными исполнителями.

   Коммуникационный  процесс – это процесс обмена информацией между двумя или  более людьми. Коммуникация – это ключ к эффективности управления. Коммуникации – устные и письменные, формальные и неформальные – идут по многим каналам и в различных направлениях. Администрации необходимо так осуществлять передачу общего курса, директив, целей и задач, чтобы все служащие их поняли и приняли. Чтобы держать людей в руках и контролировать их, нет лучшего управленческого средства, чем понимание.  

1.2. Межличностные коммуникации. 

    Межличностная  коммуникация имеет огромное  значение для эффективного управления. С одной стороны, от 50 до 90% своего времени руководитель тратит на разговоры. А с другой, - во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных ситуаций; и, во-вторых, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Преграды или шумы, встречаются в межличностной коммуникации, принято группировать следующим образом: преграды, обусловленные восприятием; семантикой; использованием в обмене невербальной информации; неэффективной обратной связью и плохим умением слушать.

   Преграды, обусловленные восприятием. Руководитель должен иметь представление о  процессе восприятия, поскольку именно это определяет реальность для индивида. Люди реагируют не на то, что в  действительности происходит в их окружении, а на то, что воспринимается как происходящее. Учет фактов, влияющих на восприятие в процессе обмена информацией, позволяет своевременно устранить преграды, обусловленные восприятием. Одна из таких преград возникает по причине несовпадения сфер компетенции отправителя и получателя. Люди могут по-разному интерпретировать одну и ту же информацию в зависимости от накопленного опыта. Отсюда возникают трудности организации в обмене информацией, различиями в интерпретации получаемых  ими сообщений, и идеи, закодированные отправителем, могут оказываться искаженными и не полностью понятыми получателем.

     Еще  одна причина трудностей восприятия  в процессе коммуникаций состоит в существовании преград, обусловленных социальными установками людей.

     Семантика  изучает способ использования  слов и значения, передаваемые  словами. Поскольку слова (символы)  могут иметь разные значения  для разных людей, то соответственно  интерпретация сообщения будет зависеть от этих различий.

     Символ  не имеет неповторимого неотъемлемого  значения. Значение символа выявляется  через опыт и варьируется   в зависимости от контекста,  ситуации, в которой использован  символ. Поскольку у каждого человека свой опыт и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же самое значение использованному символу.

    Невербальные  преграды. Хотя вербальные символы (слова) – основное средство для кодирования идей, предназначенных для передачи, люди используют для передачи сообщений и невербальные символы. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. К невербальным символам относятся такие, как улыбки, жесты, интонации и модуляции голоса, темп и ритм речи и т.п. Некоторые исследования показали, что зачастую основная часть информации при устных контактах передается через невербальные символы.

   Так, позы, интонации и жесты руководителя в процессе его общения с подчиненными способны повлиять на поведение последнего гораздо больше, чем слова, которые он при этом произносит.

     Дело  в том, что эффект большинства  сообщений создается невербальной  информацией: 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, а 38% через интонации и модуляции голоса, т.е. словам остается только 7% воспринимаемой информации.

   Невербальные  коммуникации в большинстве случаев  имеют бессознательную основу, так  как свидетельствуют о действительных эмоциях участника коммуникационного процесса и являются индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать, и ее трудно скрывать в любой межличностной коммуникации.

     Неэффективная обратная связь. Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие адекватной обратной связи по поводу посланного вами сообщения. Обратная связь важна, поскольку позволяет установить, действительно ли передаваемое вами сообщение правильно истолковано получателем. Поскольку существует масса источников шумов, искажающих содержание сообщений, обратная связь является единственным средством, позволяющим гарантировать достоверность коммуникации.

     Неумение слушать. Эффективный обмен информацией возможен лишь тогда, когда как отправитель, так и получатель информации одинаково нацелены на коммуникацию. В частности, необходимо уметь слушать. К несчастью , многие так и не научились слушать с той степенью эффективности, которая в принципе возможна. Люди традиционно не уделяют достаточно внимания развитию умения слушать. Многим кажется, что слушать означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательно сосредоточенного слушания. Как показали исследования, средний управляющий слушает по сути дела лишь с 25%-ной эффективностью. Но мало воспринимать факты – нужно прислушиваться к чувствам. 

1.3. Организационные коммуникации. 

     Хотя коммуникации в организациях часто носят характер межличностных, однако далеко не всегда проблемы их организации исчерпываются межличностными барьерами. Зачастую на пути эффективных коммуникаций и, соответственно, успешной работы организации встают специфические преграды, связанные с различными проблемами организаций как целостностных систем. Эти организационные преграды в коммуникациях заслуживают отдельного внимания, поскольку их природа связана не со спецификой индивидуального или группового поведения людей, а с некоммуникационными проблемами организации, т.е. речь идет об искажении сообщений, информационных перегрузках и неудовлетворительной структуре организации.

     Искажение сообщений. Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений может искажаться. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно  в силу затруднений в межличностных контактах, о чем говорилось выше. Однако значительную роль в появлении искажений играют и другие факторы.

     Во-первых, возможно сознательное искажение информации источником. Такое искажение может иметь место, например, когда сообщение служит для оценки деятельности источника и модифицирует его так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.

     Во-вторых, еще одна важная проблема связанна с так называемой фильтрацией информации. Фильтрация представляет собой процесс утраты части смысла сообщения в связи с неизбежными потерями любой природы при движении вверх или вниз по уровням управления или внутри одного уровня организации одного сотрудника к другому.

     Фильтрация  осуществляется при агрегировании  сообщений, при их движении  вверх по уровням управленческой  иерархии, при селективном отборе  информации при ее распределении  между различными получателями, при целенаправленном отсечении руководителем общей информации и упрощении сообщений в случае передачи конкретных указаний подчиненным и т.п.