Сущность и принципы планирования как функции управления

1. Сущность и принципы  планирования  как функции управления 

Основными функциями  управления являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции  реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность  управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.  

Функция планирования являются первой в процессе управления организацией (предприятием, корпорацией). Она осуществляется менеджерским корпусом для определения целей организации, а также путей и средств  их достижения. По своей сути реализации функция планирования представляет заблаговременную и детальную подготовку к будущему [5, с.76]. 

Функция планирования может быть определена как способ, с помощью которого руководство  обеспечивает единое скоординированное  направление усилий всех сотрудников  на достижение общих целей организации (включая и формулирование самих  целей). 

Содержание планирования как функции управления состоит  в обоснованном определении основных направлений  и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и  спроса рынка. 

Планирование предусматривает  разработку целей и комплекса  мероприятий, определяющих  последовательность достижения конкретных результатов  деятельности с учетом возможностей наиболее эффективного использования  ресурсов каждым производственным подразделением и организацией в целом. 

Выполнение функции  планирования включает формирование обоснованного  ответа на три вопроса: 

Где мы находимся  в настоящее время? 

Куда мы хотим  двигаться? 

Как мы собираемся это  делать? 

Суть ответа на первый вопрос заключается в определении  реальных возможностей организации  в сфере ее основной деятельности на основе анализа ее сильных и  слабых сторон в важных функциональных областях: маркетинг, финансы, производство и др. 

При формулировании ответа на второй вопрос дополнительно  к выполненному анализу изучаются  другие факторы, определяющие успех  организации. Анализируются экономические  условия, уровень технологии, социальные и культурные изменения, а также  влияние факторов внешней среды  на деятельность организации (покупательский спрос, конкуренция, общие факторы  состояния экономики, научно-технического прогресса, политические условия и  другие факторы внешней среды). Ответ  выражается в обоснованной постановке реалистичных целей организации  и определении угроз, которые  могут помешать их достижению [5, с.76]. 

Ответ на третий вопрос содержит конкретные мероприятия, которые  должны осуществить подразделения  и сотрудники организации при  решении поставленных задач для  достижения сформулированных целей. 

При таком подходе  реализация функции планирования выходит  за рамки определения планов деятельности организации (предприятия, корпорации). Планирование в этом случае рассматривается  как способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление  усилий всех членов организации на достижение успеха путем детального представления желаемого результата и определения мероприятий по его достижению с учетом использования  возможностей предприятия и внешней  среды. 

Планирование можно  классифицировать по различным направлениям: 

по степени охвата сфер деятельности: 

общее планирование, т.е. планирование всех сфер деятельности предприятия; 

частное планирование, т.е. планирование определенных сфер деятельности [14, с.334]. 

по содержанию (видам) планирования: 

технико-экономическое  – поиск новых возможностей, создание определенных предпосылок; 

оперативно-производственное – реализация возможностей и контроль текущего хода производства. 

По объектам функционирования: 

планирование производства; 

планирование сбыта; 

планирование финансов; 

планирование кадров [14, с.334]. 

Процесс планирования включает несколько последовательных этапов (стадий) конкретных управленческих действий, в том числе [10, с.16]: 

Этап 1. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или  ваша фирма) хотите достичь? Это  самый  трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется  именно в том, какие цели он ставит.  

Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать  разными способами. Какой из них  представляется наилучшим? Какие можно  сразу отбросить как нецелесообразные? 

Этап 3. Составление  перечня необходимых действий. Что  конкретно нужно сделать, чтобы  осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей? 

Этап 4. Составление  программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего  выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой? 

Этап 5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для  реализации плана? Сколько времени  уйдет на его выполнение?  

Этап 6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный  план поставленные на этапе 1 задачи? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться  к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1. 

Этап 7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между  собой сроки выполнения отдельных  работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные  участки работы? 

Этап 8.  Контроль за выполнением плана, внесение необходимых  изменений в случае необходимости. Контроль как функцию менеджмента  обсудим в одном из дальнейших разделов настоящей главы. 

Выбирая схему планирования, следует регламентировать вариант  каждого из шести принципов этого  процесса [4, с.76]: 

Связь уровней управления: а) планирование сверху вниз, б) планирование снизу вверх (укрупнение плана); 

Привязка к календарю:  а) планирование по интервалам времени, б) привязка к календарным датам, в) привязка к датам завершения отдельных  работ, г) свободное планирование очередности; 

Длина горизонта  планирования: а) планирование на один интервал, б) скользящее планирование, в) остаточное планирование, г) гибкое планирование с выбором горизонта; 

Влияние предшествующего  результата: а) планирование с нуля (прошлые обязательства пропадают), б) возвратное планирование (прошлые  обязательства остаются); 

Описание плана: а) планирование по группам продукции, б) планирование по заказам, в) планирование по технико-экономическим показателям, г) планирование по статьям калькуляции; 

Связь планов участников производственного процесса: а) планирование по узкому месту, б) планирование от «выхода  к входу», в) планирование от «входа к выходу», г) последовательная проводка единиц продукции. 

Планирование не является самостоятельной целью, поэтому  предпочтительный вариант процесса планирования в конкретных  условиях определяется особенностями функционирования управляемого производства, задачами, которые ставятся перед производством [4, с.76]. 

Для обеспечения  эффективного управления деятельностью  предприятия должна обеспечивать полноту  и максимальную достоверность планирования, ясность  и однозначность планов, гибкость планирования, возможность  контроля за выполненными планами, а  также непрерывность планирования. 

Обеспечение полноты  и достоверности планирования означает, что планы должны отражать все  виды деятельности организации и  ее подразделений, необходимые для  достижения успеха, определяемого как  соответствующие конкретные цели и  задачи. При планировании должны учитываться  все факторы и ситуации, которые  могут оказать влияние на развитие организации. При этом необходимо использовать современные подходы, методы, средства и процедуры, обеспечивающие повышение  достоверности прогнозов и рациональное использование всех привлекаемых ресурсов. 

Ясность и однозначность  планов означает, что цели и задачи должны иметь понятные и воспроизводимые  формулировки, доступные для недвусмысленного понимания всеми членами организации. Они должны иметь количественные показатели и быть измеримыми [5, с.77]. 

Непрерывность планирования отражает факт, что планирование не является одноразовым актом, а представляет непрерывный процесс. Это находит  выражение в цикличности осуществления  планирования, реализация которого сама также представляет много этапный  процесс. 

Гибкость планирования означает возможность оперативной  корректировки планов. 

Таким образом, планирование является первоочередной функцией управления. Планирование – это не дискретный, а непрерывный процесс.

2. Типы планов 

В практической деятельности  организаций существуют различные  формы планирования, использующие соответствующие  им методы, и виды планов. В зависимости  от содержания, целей и задач, а  также в зависимости от длительности планового периода можно выделить следующие формы планирования [14, с.335]: 

долгосрочное планирование; 

среднесрочное планирование; 

краткосрочное (текущее  или оперативное) планирование. 

Долгосрочное планирование заключается в основном в определении  главных целей деятельности организации  и ориентировано на определение  намечаемых конечных результатов с  учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения  необходимыми для этого ресурсами. Долгосрочное планирование охватывает период 5-10 лет и более, относится  к предприятию в целом, имеет  отдаленные последствия, влияет на функционирование всей системы управления и основывается на привлечении значительных ресурсов [3, с.291]. 

 Среднесрочные  планы охватывают период в  2-5 лет. Такой план обычно содержит  количественные показатели, в том  числе и в отношении распределения  конкретных ресурсов. В среднесрочном  плане приводятся детальные сведения  по всей номенклатуре продуктов,  данные о капиталовложениях (инвестиции  в основной капитал) и источниках  финансирования. Среднесрочные планы  относятся к предприятию в  целом, а также к его отделениям, дочерним компаниям и другим  структурным подразделениям, определяющим  основные направления предпринимательской  деятельности предприятия. 

Краткосрочное (текущее)  планирование  заключается в определении  промежуточных (краткосрочных) целей  и задач. Горизонт планирования составляет 1 год. При этом детально разрабатываются  средства и способы решения всех предусмотренных планом задач, использование  конкретных ресурсов, в том числе  внедрение новой технологии. Основными  звеньями текущего производства являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые, годовые), которые представляют собой детальную конкретизацию  целей и задач, определенных перспективным  и среднесрочным планированием. Краткосрочные планы отражают деятельность подразделений и предприятия  в целом [4, с.80].  

Однако каждая из этих форм имеет свои разновидности. Форма долгосрочных планов включает разработку перспективного и долгосрочного  стратегических планов организации. Среднесрочное  планирование предусматривает формирование среднесрочного стратегического и оперативного планов.  

Реализация среднесрочных  и текущих планов осуществляется через систему бюджетов или финансовых планов, которые составляются по каждому  отдельному подразделению (по видам  деятельности, продуктам и бизнесам) на соответствующий период, а затем  консолидируется в единый бюджет или финансовый план организации (предприятия). Основу бюджета составляет прогноз  продаж и оценка издержек на производство и реализацию продукции и услуг. Бюджет организации охватывает все  стороны ее деятельности и базируется на планах отделений и других структурных  образований предприятия (корпорации). Поэтому план и бюджет являются также  средством координации работы всех звеньев организации. 

Различают три типа текущих планов [9, с.152]: 

функциональные планы  – необходимы для внедрения управленческих решений в различных функциональных сферах производства, подверженных стремительным  изменениям. Они описывают действия, которые стоит предпринять в  ближайшем будущем в конкретной сфере производства. Данные планы  обычно содержат перечень ближайших  целей и временные рамки для  их достижения;