Совершенствование системы управления персоналом ИП "Полоскина С. А."

     Информационной  основой анализа хозяйственной  деятельности комбината являются данные бухгалтерской и статистической отчетности, бухгалтерские балансы. Документооборот на комбинате играет очень важную роль. Здесь очень важным является документальное оформление сделок (договоров). Очень важным аспектом является оформление платежных документов (счета-фактуры и др.)  Документация оформляется менеджерским составом (оформление сделок) и операторами (платежные документы), заверяется печатью. Процесс оформления документации контролируется бухгалтерией. Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами. К таким работам относятся: прием и регистрация, рассмотрение документов руководителем, порядок прохождения документов в организации и в исполнении, контроль исполнения, формирование дел, подготовка и передача дел в архив.

     Другой  вид деятельности - розничный продуктовый  магазин в спальном районе города. Ассортимент магазина - 700 наименований продукции. Магазин функционирует  с 1994 года, за этот период, дважды проводился капитальный ремонт с перестройкой торгового зала и заменой оборудования, сформировался круг постоянных покупателей.

     Продажа продукции происходит с открытой выкладкой. Покупатель имеет возможность  отобрать выложенные на рабочем месте  продовольственные товары (на прилавках, стеллажах). Функции продавца сводятся к консультированию покупателей, взвешиванию и упаковке. Метод позволяет ускорить операции по продаже товаров, увеличить производительность труда. При продаже товаров по этому методу особое внимание должно быть уделено размещению и выкладке их на рабочем месте продавца. Товары группируются по видам и по ценам. В магазине действует расчетно-кассовое обслуживание.

     Деятельность  фирмы обеспечивается подобранным  квалифицированным персоналом, действующим  в рамках прав и обязанностей, определённых организационной структурой управления персоналом (приложение 1). Общая численность  сотрудников предприятия на данный момент - 44 человека. Из них администрация - 8 человек, специалисты (ИТР) - 12 человек, рабочие - 24 человека.  

2.2 Анализ существующей структуры управления

     Основу  управления составляют отношения найма. В этой фирме собственник имеет  возможность командовать, в связи  с тем, что он, открывая работнику доступ к средствам труда, выступает в роли хозяина и нанимателя.

Принятая  организационная структура (линейная) совершенствуется в течение многих лет и вполне устраивает фирму  и её руководителей. Анализируя работу за длительный промежуток времени нужно  отметить достоинства работы по принятой организационной системе:

1. Единство  и чёткость распорядительства  (даже при выполнении несвойственной  или незапланированной работы);

2. Чётко  выраженная ответственность (так  за невыполненные обязательства  по поставкам товаров полностью  отвечает старший менеджер по  продажам);

3. Оперативность  в принятии решений (получивший  задание руководитель подразделения  в силу своего профессионализма, навыков руководителя немедленно  принимает решение);

4. Простота  управления (выдача задания, распоряжения  от одного руководителя и сдача  выполненного заказа в один  адрес);

5. Личная  ответственность руководителя подразделения  за результат проделанной работы (если не выполнена работа по  какой-либо причине, то отвечает  исполнитель работы, не принявший  своевременных мер по устранению  недоработок).

     В то же время у этой структуры есть и отрицательные факторы:

1) очень  высокие требования к руководителю  подразделения, который должен  быть всесторонне подготовлен  для выполнения порученной работы (в том числе - частично несвойственные  функции, но необходимые в данный  момент);

2) нет  участков по планированию и  подготовке решений (задание дано, а детали планирует и согласовывает  сам);

3) перегрузка  информацией;

4) концентрация  власти в управляющей верхушке (это очень существенно, особенно  в финансовых условиях и в  условиях рынка).

     Ввиду указанной кадровой структуры обязанности  по подбору персонала в большей  степени возложены на офис-менеджера  и далее на непосредственного  руководителя того участка, куда необходим  новый сотрудник.

     Первая  беседа - консультация, просмотр трудовой книжки проходит с офис-менеджером; если по квалификации (документально) кандидат устраивает фирму (отсутствие замечаний по трудовой дисциплине), то он направляется на участок для беседы с его руководителем и при положительном отзыве направляется на приём к генеральному директору, где объясняются правила внутреннего распорядка, система оплаты, льгот и др.

     В фирме всех работников (и ИТР и  рабочих) принимает лично генеральный  директор; что говорит об изначальном  отношении к подбору кадров в  фирме. При положительном решении вопроса о приёме на работу работник проходит медицинское обследование и инструктаж на рабочем месте, производится ознакомление нового работника с должностной инструкцией (пример - приложение 3).

     После всех указанных процедур подписывается  приказ о приёме на работу с трёхмесячным испытательным сроком (для ИТР  и рабочих), перед окончанием испытательного срока вопрос о целесообразности продолжения работы инженерно-технического работника обсуждается в администрации. На предприятии с момента зачисления на работу большое внимание уделяется адаптации (взаимного приспособления работника и организации, на основе постепенной работы сотрудника в новых профессиональных условиях труда). Работника знакомят с коллективом, указывают рабочее место, выдают под роспись должностную инструкцию для изучения и исполнения. В течение испытательного срока нового работника контролирует и консультирует непосредственно руководитель его участка, а также наиболее опытные сотрудники со схожими должностными обязанностями. 

2.3 Проблематика системы управления персоналом на предприятии ИП «Полоскина С. А.»

     Функция делопроизводителя в ИП Полоскина С.А. возложена на офис-менеджера. Ведутся дела:

- Приказы  по личному составу;

- Личные  дела на каждого работника;

     В личное дело работника включается: заявление, личная карточка, анкета и  дополнение к ней, свидетельства  о рождении детей до 14 лет, необходимые  для расчета заработной платы, трудовая книжка, копии документов об образовании, трудовой договор, копия приказа  о приеме на работу (приложение 1). Стандартный трудовой договор с работником ИП Полоскина С.А. - приложение 2.

     Решения о приеме на работу, увольнении, предоставлении внеочередного отпуска принимается  непосредственно руководителем. Приказы и договоры составляются офис-менеджером и передаются директору на подпись.

     Набор представляет собой создание определенного  резерва на планируемые должности, как из внешних, так и из внутренних источников. Организация использует внешние и внутренние источники  для приема на работу. Внешние источники - это и кадровые агентства, и центры занятости, также предприятие помещает объявления в СМИ о своих потребностях в специалистах. Или организация  предлагает людям, уже работающим на предприятии порекомендовать своих  близких и знакомых. Такой способ является не только дешевым, но и дает возможность работникам поучаствовать  в решении проблем фирмы. Внутренними  источниками являются люди, уже работающие на определенных должностях, но имеющие  большие способности, чем могут  проявить в данный момент. Продвижение  по службе сильно мотивирует работника, а организации не приходится обучать  нового специалиста многим нюансам  работы в организации. Риск при внутренней кадровой политике может заключаться  в том, что в организацию не поступают новые люди со свежими  взглядами и идеями и это может  привести к застою.

     По  причине отсутствия кадровой службы обучение персонала проводится непосредственно  на рабочем месте. Менеджер может  предупредить отсутствие профессиональных умений только на собеседовании, хотя даже наличие свидетельств о дополнительной подготовке не всегда может свидетельствовать  о практических навыках соискателя. К сожалению, это приводит к тому, что очень большое значение имеют  рекомендации с предыдущих мест работы, то есть субъективные показатели. Аттестация на предприятии проводится только в  менеджерском составе - по личной инициативе руководителя участка - старшего менеджера. Оценка трудовой деятельности остальных  работников происходит по результатам  их работы.

     Основные  минусы кадровой политики предприятия:

· Социальная незащищенность персонала.

· Высокая  вероятность ошибок по причине сосредоточения всех обязанностей в одних руках  не специалиста кадрового профиля.

· Необъективность  подбора персонала вследствие невозможности  применения специальных методик (тестирований, аттестаций и прочего). Немалую роль играют личные симпатии руководства.

· Отсутствие обучения и курсов повышения квалификации.

     Для анализа степени удовлетворённости  сотрудников нужна первичная  информация, которую можно получить с помощью различных методов  – анализа статистических данных, наблюдения за работниками, опроса, анкетирования.

     Была  разработана анкета (см. приложение № 3), которая позволяет получить первичную информацию об уровне удовлетворенности работников с позиций долговременности их отношений с данным работодателем, возможностей их развития и состояния социальной политики организации. Данные, полученные от анкетирования, позволяют определить:

• половозрастной, социально-демографический и профессионально - квалификационный состав работников организации;
• их мотивационно-психологические установки;
• политику вознаграждения за труд;
• возможность карьерного роста для работников организации;
• содержание, интенсивность и условия труда;
• долгосрочность отношений работников и работодателя.

     Результаты  опроса 20 работников показали, что:

• 81% работников организации – женщины;
• работники в возрасте от 25 до 35 лет составляют 23,1%, от 35 до 45 лет – 47%;
• 80,85% работников организации – семейные люди, имеющие одного (30,8%) или двоих детей (50,1%);
• образование работников соответствует профилю организации: среднее специальное и незаконченное высшее образование имеют 55,1% работников, высшее – 35%, прочее образование – около 10% работников, экономическое образование имеют 20%, а техническое – 77% работников.

     Кроме этого, было выявлено, что 50% работников организации в ближайшее время  не собираются покинуть ее. Однако если бы пришлось менять работу, то 75% опрошенных ушли бы из данной организации по причине низкой зарплаты

     Работа  в данной организации нравится, но 82% опрошенных не удовлетворяет уровень  заработка, а получение достойной  заработной платы является определяющим фактором для 45% работников.

     Однако  не только фактор высокой заработной платы определяет выбор места  работы. Вторым и третьим по значимости фактором были названы “возможность долговременных отношений с работодателем” (40%) и “возможность получения социальных благ” (40%).

     Чуть  больше половины (53,2%) опрошенных работают во внеурочное время, при этом они  не проявляют негативных эмоций по этому поводу (46,2% относится положительно к сверхурочной работе). Это серьезный  повод задуматься о пересмотре систем стимулирования труда.

     Относительно  возможностей карьерного роста сотрудников  анкетирование позволило выявить, что понятие карьеры работники  в первую очередь связывают с  ростом благосостояния (наибольшее количество ответов), со служебным ростом и ощущением  уверенности и стабильности (второе и третье места по количеству ответов). Однако возможность карьерного роста в рамках данной организации у работников невелика: 50% опрошенных не видят такой возможности, а 46,2% – затруднились ответить. При этом подавляющее большинство работников отмечают, что стремление к карьерному росту руководство либо поощряет не в полной мере, либо не поощряет вообще. Известно, что карьерный рост невозможен без дополнительного обучения. Среди опрошенных 96% стремятся к повышению своей квалификации, хотя 57,8% заявляют, что на сегодняшний момент руководство не использует их профессиональные возможности в полной мере. Руководство ИП«Полоскина С. А.» имело не вполне адекватное представление об удовлетворенности сотрудников своей фирмы. Результаты анкеты неприятно удивили директора, уверенного, что работники полностью удовлетворены условиями труда, заработной платой, знают о проводимой в организации кадровой и социальной политике.