Совершенствование кадрового обеспечения системы управления персоналом на предприятии

     Введение

     Управление  персоналом - сфера  деятельности руководящего состава организации, руководителей и  специалистов подразделений  системы управления персоналом, направленная на повышение эффективности  работы организации  за счет повышения  эффективности работы с ее сотрудниками психологическими, правовыми, экономическими и другими методами.

     Управление  персоналом заключатся: - в формировании системы  управления персоналом; - в планировании кадровой и делопроизводственной работы; - в проведении маркетинга персонала; - в определении кадрового потенциала и потребности организации в персонале.

В настоящее  время в значительной мере повысился  статус должности менеджера по персоналу, менеджер по персоналу относится  к высшему звену управления, расширились  его функции, усложнились техники подбора, отбора, расстановки, развития, мотивации, служебного продвижения персонала. В результате этих процессов должность менеджера по персоналу становится одной из важнейших для выживания организации, обеспечения ее конкурентоспособности, эффективности ее деятельности.  
 В процессе осуществления хозяйственной деятельности любой работодатель сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентации этих процессов.  
Проблема кадрового обеспечения системы управления персоналом объясняется пока еще недостаточным насыщением служб управления персоналом специалистами. Их подготовка ведется настоящее время во многих вузах страны, то тем не менее проблема хорошей организации системы управления персоналом и обеспечение ее кадрами остается острой проблемой для России.  
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой кадрового и обеспечения системы управления персоналом, а порой и отсутствием проработки и должного внимания данной сфере деятельности предприятия. Решение проблемы кадрового обеспечения системы управления персоналом обеспечит эффективное функционирование всего предприятия. Поэтому совершенствование кадрового обеспечения системы управления персоналом является важной и необходимой для изучения темой. В рамках этой темы необходимо понять, что такое кадровое обеспечение, каким должен быть квалифицированный менеджер и какие функции должен выполнять на предприятии.  
Целью данной курсовой работы является разработка рекомендаций по развитию кадрового обеспечения системы управления персоналом конкретной организации (ОАО «Ижевская республиканская типография»).  
Выполнение курсовой работы предполагает решение следующих задач:  
1.                обоснование требований к кадровому обеспечению системы управления персоналом (количественные и качественные характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом)  
2.                анализ существующего кадрового обеспечения системы управления персоналом организации (качественные и количественные характеристики персонала, выполняющего функции управления персоналом) и его влияния на качество выполнения функций управления персоналом  
3.                анализ факторов, определяющих состав звеньев системы управления персоналом и их численность в конкретной организации  
4.                расчет требуемой численности персонала, выполняющего функции управления персоналом, сравнение расчетных данных с фактическими  
5.                обоснование требований к работникам, выполняющим функции управления персоналом, составление должностных инструкций  
6.                разработка мероприятий по сокращению численности работников системы управления персоналом или по их дополнительному привлечению  
7.                разработка организационной процедуры совершенствования кадрового обеспечения системы управления персоналом  
 

     Глава 1. Методологическая характеристика проблемы

Кадровое обеспечение  системы управления персоналом организации  представляет собой необходимый  количественный и качественный состав работников кадровой службы.  
Количественный состав кадровой службы – это списочный состав работников данного подразделения организации. Качественные характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности или рабочему месту. Всю совокупность качественных характеристик персонала можно условно разделить на три основные группы:  
1.                способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки);  
2.                мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам);  
3.                свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы). 

     Количественный  состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и  уставом организации. При расчете количественного  состава службы управления персоналом должны учитываться следующие факторы:

     ·                   общая численность работников организации;

     ·                   конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов;

     ·                   социальная характеристика организации;

     ·                   структурный состав работников организации (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, служащих, научных работников), их квалификация; степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.);

     ·                   техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.).

     В 1990-х гг. в кадровых службах отечественных  организаций (в основном в отделе кадров и  отделе технического обучения) было занято всего от 0,3 до 0,8% общего числа работающих во всех отраслях промышленности и строительства. Для сравнения важно сказать, что в зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает от 1 до 1,2% общей численности работников. Качественная характеристика кадровиков тех лет также представляла весьма печальную картину. Были установлены чрезвычайно низкий уровень профессиональной подготовки, образования, неблагоприятные возрастные характеристики, низкая оплата труда кадровиков. В настоящее время в большинстве компаний ситуация с количественным и качественным составом работников кадровых служб меняется в лучшую сторону, появились специалисты по подбору и оценке персонала, психологи и социологи, менеджеры по развитию кадров.

Что касается качественной характеристики тех лет, она представляла весьма удручающую картину. Прежде всего, следует указать на чрезвычайно низкий уровень профессиональной подготовки, что объяснялось отсутствием специалистов в области управления персоналом, недостаточным количеством социологов, психологов. 

     Также присутствовал низкий уровень образования: лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании и почти каждый третий -только школьный аттестат. Примерно каждый третий-четвертый имел среднее специальное образование. Отметим неблагоприятный возрастной состав: каждый пятый в промышленности приближался к пенсионному возрасту или уже был пенсионером. Еще один отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков - на уровне канцелярских работников. Отсюда высокая текучесть кадров: четверо работников из семи задерживались в кадрах не более трех лет. В результате - некомпетентность в принятии решений по управлению персоналом.

Глава 2.Аналитическая  часть  
Неудовлетворительное положение дел в системе управления персоналом, некомпетентность принимаемых решений и некомпетентность работников систему управления персоналом приводят к неэффективной деятельности персонала организации, а следовательно, и организации в целом. Таким образом, в настоящее время много внимания стало уделяться развитию кадрового обеспечения системы управления персоналом, так как данная сфера во многом предопределяет деятельность и положение организации, ее эффективную или неэффективную деятельность, ее конкурентоспособность и многие другие факторы. 

 
Таким образом, резко увеличилась  значимость и важность хорошего специалиста по кадрам и в таких условиях (резкого повышения статуса должности менеджера по персоналу до уровня высшего звена управления в организации), значительно расширились его функции и ответственности, усложнение техники отбора, подбора и расстановки, мотивации, служебного продвижения персонала. Очевидно, что должность менеджера по персоналу или, как его еще часто называют, кадровика становиться одной из важнейших для выживания организации в рыночных условиях и обеспечения ее конкурентоспособности.  
В результате должность менеджера по персоналу и обеспечение кадрами системы управления персоналом организации является важной составляющей деятельности организации. Для разных организационно-правовых форм выделяются свои уникальные особенности построения системы управления персоналом.  
 
Таблица 1. Особенности построения системы управления персоналом 

Данная таблица  говорит нам о том, что следует  руководствоваться определенными  принципами, особенностями, закономерностями в зависимости от организационно-правовой формы организации. В настоящее время ситуация определения важности кадрового обеспечения системы управления персоналом ощущается уже более значимой, но тем не менее многие организации недооценивают его важности, что во многих случаях и является причиной неэффективной деятельности и кризисных ситуаций. Во многих организациях в отделе кадров работаю замечательные люди, трудолюбивые и желающие принести своей организации пользу от своей работы, но очень часто они не имеют необходимой и очень важной подготовки для работы с персоналом. В связи с этими недостатками очень актуальной становиться проблема профессионализации сотрудников системы управления персоналом. Это означает, что на первое место становиться вопрос о количественном, а главное качественном составе системы управления персоналом. Таким образом, происходит уменьшение численности состава системы управления персоналом путем компенсации его более высокой квалификацией работников, т.е. работники должны обладать высоким уровнем подготовки, знаний и т.д.  
Качественная характеристика кадровой службы в Российской Федерации такова: среди руководителей кадровых служб по базовому образованию с техническим образованием - 40,9%; учителей - 31,6%; юристов-правоведов - 1,5%; социологов и психологов - 3,3%. Средний возраст руководителей кадровой службы - 45 лет.  
Во многом это объясняется пока еще недостаточным насыщением систем управления персоналом специалистами. Но важность существования этих специалистов в большей мере осознана, и их подготовка ведется в течение нескольких последних лет во многих высших учебных заведениях страны по специализации «Управление персоналом» на базе специальностей «Менеджмент» и «Экономика труда».  
Для качественной характеристики работников, выполняющих функции управления персоналом используетсяквалификационная характеристика менеджера по персоналу, которая включает в себя:  
1. Что необходимо знать менеджеру по персоналу:  
·          законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, учреждения, организации по управлению персоналом; законодательство о труде;  
·          основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса;  
·           конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг;  
·           порядок ценообразования и налогообложения;  
·          основы маркетинга;  
·          современные концепции управления персоналом; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала;  
·          формы и методы обучения и повышения квалификации кадров;  
·          порядок разработки трудовых договоров (контрактов);  
·           методы и организацию менеджмента;  
·          основы технологии производства и перспективы развития предприятия, учреждения, организации, структуру управления и их кадровый состав;  
·          основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда;  
·          основы производственной педагогики;  
·          этику делового общения;  
·          передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;  
·          основы организации делопроизводства;  
·          методы обработки информации с применением современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; правила и нормы охраны труда. 

2. Должностные  обязанности. Менеджер по персоналу  организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников. Обеспечивает укомплектование предприятия, учреждения, организации работниками необходимых профессий, специальностей и квалификаций. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами.  
Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений, с целью комплектования штата работников.  
Организует обучение, подготовку и переподготовку персонала, координирует работу по повышению квалификации сотрудников и развитию их деловой карьеры. Доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма, перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения административных взысканий или поощрений, а также увольнения работников. Разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста. Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом. Принимает участие в планировании социального развития коллектива, разрешении трудовых споров и конфликтов. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников и другую кадровую документацию. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.  
3. Требования квалификации, которые включают в себя: высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области менеджмента.  
Менеджер по персоналу характеризуется так: Он (руководитель кадровой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и внушать доверие.  
Ряд экспертов по управлению персоналом считает, что будущие высшие администраторы придут из сферы управления человеческими ресурсами. По их мнению, управление персоналом (человеческими ресурсами) может оказаться критическим фактором, определяющим успех или неудачу организации, особенно в ближайшие 10-20 лет в связи со значительным возрастанием конкуренции. Профессионал в области управления человеческими ресурсами может стать поистине лидером будущего.  
Что касается количественного состава системы управления персоналом, он определяется организационно-штатными структурами и уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:  
·       общая численность работников организации;  
·       конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями отдельных производств, наличием филиалов;  
·       социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий - рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;  
·       сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и т.п.);  
·       техническое обеспечение управленческого труда и др.  
В связи с тем, что организации самостоятельно определяют численность работников по функциям управления, их профессиональный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности систем управления носят в основном характер рекомендации, так как определение численности имеет свои особенности и для каждой фирмы и организации будут использоваться свои индивидуальные методы в соответствии с различными факторами.  
Существует несколько способов расчета численности состава системы управления персоналом:  
1 метод. Основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда, при котором учитываются специфические особенности каждой отрасли промышленности. Наиболее широкое применение метод нашел на крупных промышленных предприятиях. Однако следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики и конкуренции отсутствует жесткая зависимость между производственными факторами и численностью персонала.  
2 метод. Экономико-математические методы. Предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса. Применение экономико-математических моделей пока ограничено.  
3 метод. Метод сравнений. С использованием этого метода на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы. Предпринимаются попытки использования этого метода на основе формирования однородных групп организаций и выделения в них типовых или передовых организаций.  
4 метод. Экспертный метод. Позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений (экспертизы) группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции. Метод используется как составная часть других методов.  
5 метод. Метод прямого расчета.  
Численность работников службы кадров напрямую зависит от трудоемкости выполняемых работ, то есть времени, которое будет затрачиваться на ту или иную операцию. Типовые затраты рабочего времени на различные виды работ были определены Центральным бюро нормативов по труду Минтруда при участии многих министерств и ведомств. Уже в 1988 г. были выпущены «Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров», которые в 1991 г. были заменены на «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров», утвержденные постановлением Минтруда от 14.11.1991 № 78. они используются прежде всего при обосновании необходимой численности работников службы кадров. В них даны нормативы оперативного времени в человеко-часах на наиболее часто проводимые в кадровых службах виды работ:  
·                   оформление документов при приеме на работу  
·                   оформление документов при увольнении  
·                   оформление и учет трудовых книжек  
·                   оформление документов по учету движения кадров  
·                   составление статистической отчетности по учету личного состава  
·                   составление справок  
·                   участие в разработке планов и другие работы, выполняемые по учету и комплектованию кадров  
·                   работы по табельному учету  
·                   работы в бюро пропусков  
·                   работы в военно-учетном столе  
·                   прочие работы  
численность работников, необходимых для работы в кадровой службе вычисляется по формуле:  
Ч=То/Фп, где  
Ч – численность работников, чел.,  
То – общая годовая трудоемкость работ,  
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 часов).  
Общая годовая трудоемкость работ складывается из годовой трудоемкости нормируемых работ и годовой трудоемкости ненормируемых Центральным бюро нормативов по труду, т.е.  
То=Тн+Тнн, где  
Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч.,  
Тн – годовая трудоемкость ненормируемых работ, чел.-ч.  
По нормируемым видам работ нормативы времени определены и берутся из «Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работу по комплектованию и учету кадров». Они рассчитаны по формуле Нвр=Топ(I+К\100), где  
Нвр – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч.,  
Топ – норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный в сборнике нормативов времени,  
К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы в процентах от оперативного времени. К принимается равным 8%.  
Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:  
Тн=∑Нврi * Vi, где  
Нврi – нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работ, чел.-ч.,  
Vi – объем конкретного вида работы, выполняемого за год,  
i = 1,2,…,n – виды выполняемых работ.  
(также рассчитывается если в отделе кадров выполняют работы, не имеющие типовых установленных норм: Тнн=∑Нврj * Vj).  
Объектом управления персоналом по проблеме кадрового обеспечения системы управления персоналом выбрано открытое акционерное общество «Ижевская республиканская типография» («ИРТ»).  
Ижевская республиканская типография основана в 1921 году. Это первая типография республики, с нее началась полиграфия и книгоиздание Удмуртии. Сегодня она – крупнейшее в Удмуртской республике полиграфическое предприятие.  
ИРТ начинала свою трудовую деятельность с печати газет, в настоящее время насчитывается более 900 наименований печатной продукции. Это книги, брошюры, буклеты, бланки с различными степенями защиты, журналы бухгалтерского учета, этикетки, картонная упаковка, еженедельники, блокноты, грамоты и дипломы, потребительская бумага, а также более 100 видов бланков медицинского направления, которые пользуются постоянным спросом не только на территории Удмуртии. Ижевская республиканская типография сотрудничает с 64 областями Российской Федерации – от Архангельска до Якутии, странами СНГ (Казахстан, Киргизия, Узбекистан), а также с Финляндией. Самым главным направлением предприятия было и остается производство книги. В течение многих лет идет сотрудничество со многими издательствами Удмуртии. Итогом плодотворного сотрудничества стали тысячи наименований изданных книг и брошюр на русском и удмуртском языках. Многие книги отмечены дипломами и призами на конкурсах Удмуртии, России, Германии. ИРТ обеспечивает полный цикл по производству выпускаемой продукции, учитывая все пожелания заказчика. В настоящее время в типографии работает 150 человек, осваиваются и внедряются в производство новые технологии и оборудование. Что касается состава работников, в основном это люди среднего возраста 35-50 лет, которые имеют среднее или средне – специальное образование, процент работников с высшим образованием, в частности в области полиграфии достаточно маленький. Структура кадров предприятия приведена в таблице ниже:  
Таблица 2. Структура кадров предприятия ОАО «ИРТ» (динамика за 2006-2008 гг.)