Проблема обеспечения обратной связи в менеджменте

     МПС РОСИИ

     РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ОТКРЫТЫЙ

     ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа по дисциплине :

«Менеджмент»

      на  тему:

«Организациионые коммуникации. Проблема обеспечения обратной связи в менеджменте»  
 
 
 
 
 
 
 

                                                                                                  Вариант 6

                                                                                            Студентки 2 курса

                                                                                        Шифр 0741-цБУ-1096

                                                                              Зыбкиной Елены Николаевны

                                                                                               Преподаватель

                                                                             Остапчук Василий Николаевич  
 
 
 

                                       г.Ярославль, 2009

Содержание 

1.Введение…………………………………………………………………………3

2.Организационные  коммуникации……………………………………………..4

3.Проблема обеспечения  обратной связи в менеджменте……………………..9

4.Заключение……………………………………………………………………..15

5.Список литературы…………………………………………………………….16 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Менеджмент  – это, прежде всего, работа с людьми, а их трудовая деятельность служит объектом управляющего воздействия. Человек принимает решение работать в той или иной организации, руководствуясь личным интересом и личными целями. В современной организации одной из главных задач менеджмента является обеспечение эффективной согласованности (гармонии) личных целей и интересов с целями бизнеса.

     В системе совместного труда решить эту задачу невозможно без обмена информацией (без разъяснений, сообщений, сведений о процессе и результате деятельности).

     Трудовая  деятельность людей в организации, их отношения в процессе управления могут опосредованно выступать  в виде информации в ее различных формах.

     Одним из главных отличий менеджмента  от прежних способов организации коллективных действий состоит в том, что в нем встроено постоянное обновление. Технологической основой постоянных обновлений является улавливание необходимой информации об объекте управления, выработка с её помощью управленческих решений и, в конечном итоге, передача информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Организационные коммуникации

     Важную  роль при осуществлении менеджерами  управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления.

     Коммуникации  - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации.

     Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к  объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.

     Рассмотрим сущность, структуру, виды, средства, способы коммуникаций в организации.

     На  обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между  людьми. На основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

     Коммуникация  может иметь место, если общающиеся люди понимают друг друга, т. е. у них  имеется общий социальный опыт или  они говорят на одном языке. Коммуникаций не бывает без информации, т. е. того, что передается в ходе коммуникативного процесса, чем люди обмениваются при коммуникации.

     Если  источником сообщения выступает  субъект управления, то говорят об управленческой информации:

     Управленческую информацию различают как:

• исходную, она кладется в основу принятия решений;
• организационную, она используется при реализации решений;
• регулирующую, она сопровождает управленческое решение и

       существует в виде определенных  правил, предписаний, норм,

       рекомендаций;

• учетно - контрольную, она использует на завершающем этапе

       управленческого цикла. 

       Управленческую информацию можно  подразделить на:

• внутреннюю;
• внешнюю.

     Внутренняя  информация - это информация непосредственно  о данной организации и ее внутренних переменах (цели, задачи, структура, технология, люди). Внешняя - об окружающей организацию среде.

     По  предназначению управленческая информация может быть:

• открытой
• для служебного пользования;
• секретной;
• совершенно секретной;
• совершенно секретной особой важности;

     Средства  передачи и получения управленческой информации на современных предприятиях самые разнообразные. Выбор средств  зависит от характера информации, ее вида, возможностей, которыми располагают  отправитель и получатель информации. В современный период все большее применение находят технические средства передачи и получения информации - радио, телефон, факс. Огромные возможности для получения и хранения информации имеют современные компьютеры. Наметились тенденции к сокращению письменной информации, но полностью избежать этого способа передачи информации нельзя.

     Управляющая информация выполняет в организации  следующие задачи:

• обслуживание функции управления - от подготовки и

     принятия  решения до подведения результатов  его выполнения;

• связывает подразделения организации и обеспечивает

       контакты с внешней средой;

• обеспечивает движение к заданной цели, позволяя выбрать

     определенную  линию поведения.

     Буквально все организации перерабатывают, используют информацию.

     Важно знать об управленческой информации:

• какая исходная информация необходима для принятия решения;
• в каких информационных документах оформляется решение;
• какими средствами доводится исходная директивная информация до объекта управления, исполнителей;
• какая информация о ходе результатов выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта;
• кто обязан давать эту информацию, в какое время и  при каких условиях;
• каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам;
• кому предназначена информация, в каком объеме и ассортименте она передается для различных уровней;
• пути и средства обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением;

     проверки  достоверности;

• место, методы и технические средства, люди, предназначенные для работы с информацией, получаемой от объекта хранения, переработки и использования, кто использует информацию;
• лица, принимающие на основе полученной информации новые решения и корригирующие старые;
• формы директивной или регулирующей информации, 
  периодичность ее передачи, получатели и исполнители, сроки доведения до исполнителей.

     Простейшая  модель коммуникации выглядит следующим  образом:

       
 

     Сообщение                                                            Обратная связь

     

     

     

     Структура процесса коммуникаций.

• источник (или отправитель);
• сообщение;
• канал;
• получатель;
• обратная связь.

     Рассмотрим  каждый из названных компонентов  в этой структуре.

     Источник - создатель сообщения, лицо, которое сообщает информацию и передает ее. Источником может быть:

• организация;
• индивид;
• группа индивидов.

     Сообщение - информация, которую источник передает получателю.

     Большинство сообщений передается в вербальной (словесной) форме,

     но  сообщение может быть и невербальным (жесты, мимика, графические изображения). Идея, которую хочет отправитель передавать, кодируется, т. е. преобразуется в слова, жесты, интонацию. Кодирование превращает идею в сообщение.

     Канал - средство, с помощью которого сообщение передается от источника к получателю. Общеизвестные каналы - передача речи и письменных материалов, электронная почта, видеоленты и т. д.

     Важно правильно выбрать канал. Чтобы  обмен информацией был эффективным, канал должен соответствовать идее, зародившейся на первом этапе, быть совместимым с типом символов, используемых для кодирования.

     Примеры неправильного выбора руководителем  каналов:

       а) Руководитель хочет указать  подчиненному на его плохую  работу, допускаемые им ошибки  и нарушения и делает это   во время легкой беседы за  чашкой кофе или высылает  ему записку. Понятно, что по этим каналам передать идею  о серьезности нарушений подчиненного не удастся. Здесь  следует выбрать такие каналы, как официальное письмо или  совещание.

       б) Руководитель хочет отметить  особые достижения  подчиненного и направляет ему служебную записку. В этом  случае эффективными каналами будут другие: разговор с  подчиненным, а затем официальное письмо с выражением  благодарности.

     Получатель  - лицо, которому предназначена информация. Ради получателя и происходит коммуникация. Получатель декодирует сообщение. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, то он будет знать, что именно имел в виду отправитель.

     Если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель, обмен информацией эффективен. Эти действия есть обратная связь.