Предложения по совершенствованию организационной структуры ООО «Экстрим»

 

Таким образом, ООО «Экстрим» – динамично развивающаяся коммерческая организация. Объемы его деятельности непрерывно увеличиваются. Однако в рассматриваемой организации наблюдается рост себестоимости производства и уровня издержек обращения, а также снижение рентабельности от основного вида деятельности.[17, c. 213] Анализ показателей платежеспособности организации показал, что она может рассчитаться со своими кредиторами, т.е. платежеспособна. Однако ее платежеспособность на протяжении 2003-2006 годов снижалась. Предприятие автономно в финансовом отношении, хотя на конец рассматриваемого периода увеличилась его задолженность перед кредиторами. В связи с этим снизилась маневренность предприятия, его финансовая независимость.

2.2 Анализ соответствия организационной  структуры предприятия целям  и задачам его деятельности

Организационная структура  компании по виду относится к линейно-функциональным структурам. Линейно-функциональная структура  – структура, при которой специалисты  одного профиля объединяются в структурные  подразделения и принимают решения, обязательные для производственных подразделений.

К линейным подразделениям ООО «Экстрим» относятся: отдел  полиграфии, дизайн-бюро, отдел сувенирной продукции, отдел размещения, отдел  по рекламной деятельности.

К функциональным подразделениям предприятия относятся: отдел по работе с клиентами, бухгалтерия и отдел по управлению персоналом.

Достаточно разработанная  методика анализа организационных  структур управления предприятием в  условиях рынка, которая могла бы служить основой проекта необходимых  организационных изменений, отсутствует.

Тем не менее, существуют определенные критерии, по которым  можно оценивать эффективность  структуры управления:

1. Степень надежности (работоспособности) организационной  структуры управления, характеризующаяся:

а) степенью рациональности структуризации целостной системы на элемент на основании группировки задач для определения видов работ, группировки видов работ и распределении управленческих функций, что обеспечивается соблюдением принципов актуализации и сосредоточения функций;

б) степенью рациональности структуры отношений между элементами, которая обеспечивается соблюдением принципа совместимости как условия их взаимосвязи и взаимодействия.

2. Степень использования  рыночных возможностей, характеризующаяся  способностью хозяйственной системы через свои организационные структуры вырабатывать комплекс целей и задач функционирования и развития организации.

3. Степень использования  внутренних возможностей, характеризующаяся  способностью организационных структур  управления достичь поставленных  целей при минимальных и необходимых затратах, что и обеспечивает механизм управления.

Эффективность организационной  структуры зависит от соответствия ее системе целей предприятия, принятым стратегиям и механизму распределения  минимальных, но необходимых ресурсов. В этом смысле анализ оргструктуры управления носит перспективный характер и является важнейшим информационно-образующим аспектом системы в целом.

Для оценки эффективности  организационной структуры ООО  «Экстрим» используем методику, предложенную Н.Н. Федоровой. В соответствии с данной методикой эффективность организационной структуры управления может быть определена как функция от таких параметров, как:

• степень рациональности структуризации целостной системы на элементы, характеризующаяся показателем К_сс;
• степень рациональности структуры отношений между элементами, характеризующаяся показателем К_св;
• степень использования рыночных возможностей, характеризующаяся показателем К_мц;
• степень использования внутренних возможностей, характеризующаясяпоказателем К_му., формула (2.1)

 

 

где К_сс – показатель эффективности состава системы;

К_св – показатель эффективности структуры связей;

К_мц – показатель эффективности механизма целеполагания;

К_му – показатель эффективности механизма управления.

Расчет обобщающих показателей  К_сс, К_св, К_му производится с использованием метода ранжирования частных показателей по формуле (2.2):

где - количество частных показателей, принятых для оценки соответствующего обобщающего показателя;

- коэффициент весомости показателя (он устанавливается экспертным  путем по характеру его влияния  на результаты работы фирмы,  при этом должно соблюдаться  условие  );

- оценка в баллах по шкале от 1 до m.

Показатель прогнозных возможностей системы К_мц, определяемый отношением результата к главной цели, должен также учитывать то, что вклад подсистем в достижение цели системы в целом будет различным. Необходим дифференцированный подход к их оценке через ранжирование подсистем по степени важности их вклада. В этом случае К_мц определяется по формуле (2.3):

,

где Р – результат  функционирования хозяйственной организации  за рассматриваемый период; Ц –  цель хозяйственной организации за рассматриваемый период; - количество подсистем, вносящих свой вклад в целевую эффективности системы; - оценка частных показателей эффективности целеполагания i-ой подсистемы (на основе анализа отношения ( ) соответствующей подсистемы), при этом ; - коэффициенты весомости i-ой подсистемы, при этом также должно соблюдаться условие .

Значение К_мц=1 свидетельствует о высоком качестве целеполагания и эффективности работы прогнозного блока системы. Отклонения свидетельствуют о сбоях в системе целеполагания или наличии экономического кризиса. Частные показатели, характеризующие эффективность механизма целеполагания основных блоков организации, показывают, где именно образовалась критическая зона.

Показатель К_мц, таким образом, является мерой реализации целевых установок системы управления.[2, c. 168]

Надежность организационной структуры  управления может быть определена через комплексный показатель эффективности оргструктуры (2.4):

Степень реализации внешних  и внутренних возможностей – через  комплексный показатель эффективности  организационного механизма К_ом(2.5):

где а₁, а₂, а₃, а₄ – коэффициенты весомости соответствующих обобщающих показателей; (а₁ + а₂ + а₃ + а₄) = 1.

Этап 1. Анализ организационно-регламентирующего  обеспечения системы менеджмента.

Целью анализа оргструктуры на данном этапе является оценка уровня организационно-регламентирующего  обеспечения (классификации наличных нормативно-методических документов), степени его соответствия теории и практике менеджмента, степени  влияния на постановку регулярного менеджмента.

В таблице 2.4 приведена  классификация наличных нормативно-методических документов на предприятии.

Таблица 2.4 – Классификация  нормативно-методических документов ООО  «Экстрим»

Тип документов	Виды документов
Нормативно-справочные	Гражданский кодекс; КЗоТ; Закон РФ «О рекламе»; Закон РФ «О защите прав потребителей»; Российский рекламный кодекс
Организационно-распорядительные	Правила внутреннего распорядка; Коллективный договор; Штатное расписание
Организационно-регламентирующие	Положение о подразделении; Должностная инструкция; Тарифно-квалификационная характеристика
Организационно-методические	Рекомендации по организации подбора  и отбора персонала; Положение о системе оплаты труда; Инструкция по соблюдения правил техники  безопасности
Экономические	Положение о премировании работников

 

Из основных структурообразующих  документов, являющихся основой для  постановки регулярного менеджмента  на предприятии и перечисленных  в таблице 2.4, являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения о подразделениях. Положение об организационной структуре в ООО «Экстрим» отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

Для каждого подразделения  разработано положение о подразделении. Положение о подразделении представляет собой документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения: его задачи, права, функции, ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

В ООО «Экстрим» разработаны  должностные инструкции для всех работников аппарата управления, а  для ключевых специалистов – тарифно-квалификационные характеристики.

Так, если креатор –  создает рекламу, основную ее идею и композицию, художник, фотограф и рекламный дизайнер – развивают, обрабатывают эту идею и композицию, то менеджер по рекламе выполняет всю сопроводительную работу (осуществляет отбор патентной информации, изучает требования рекламодателя к рекламе, разрабатывает необходимую редакционно-техническую документацию на проектируемую рекламу, занимается правовой защитой товарных знаков, подготавливает материалы для проведения работ по стандартизации, осуществляет редакторский контроль, участвует в оформлении заявок на промышленные образцы и т.д.).[4, c. 389]

Таким образом, ООО «Экстрим»  имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает  основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами являются штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов. Таковым комплексным документом может быть Положение об организационной структуре.

Этап 2. Анализ целостности объекта управления

Целью анализа является оценка степени взаимосвязи и  взаимообусловленности подразделений  организации, которые обеспечивают их взаимодействие в достижении цели системы.

Взаимодействовать могут только совместимые элементы, поэтому необходим матричный анализ целесообразной совместимости различных направлений деятельности в выполнении главной функции системы, которая и определяет миссию организации, ее долгосрочные и краткосрочные цели, а также пути их достижения. [6, c. 411]

Долгосрочной целью  или стратегическим видением ООО  «Экстрим» является лидерство на рынке рекламных и полиграфических  услуг г. Барнаула.

Краткосрочной целью  ООО «Экстрим» является повышение  доходности предприятия.

Миссия предприятия  – предоставление качественных услуг  в сфере рекламного бизнеса, полиграфии и разработки фирменного стиля.

 Основными направлениями  деятельности ООО «Экстрим» являются:

• полиграфический дизайн;
• реклама;
• представительские материалы;
• фирменный стиль и имидж-реклама.

С помощью метода проекций, т.е. построения матрицы соответствия, проведем анализ взаимосвязи и взаимообусловленности  структурных подразделений предприятия.

Таблица 2.5 – Матрица  соответствия основных направлений  деятельности

	Полиграфический дизайн	Реклама	Представительские материалы	Фирменный стиль и имидж-реклама
Полиграфический дизайн	×	Соответствуют	Неразрывны	Неразрывны
Реклама	Соответствуют	×	Соответствуют	Неразрывны
Представительские материалы	Неразрывны	Соответствуют	×	Неразрывны
Фирменный стиль и имидж-реклама	Неразрывны	Неразрывны	Неразрывны	×

 

Из таблицы 2.5 видим, что  основные направления деятельности ООО «Экстрим» не только соответствуют  друг другу, некоторые направления  взаимообусловлены, т.е. неразрывны друг с другом. Так, например, неразрывно связаны направления «представительские материалы» и «фирменный стиль и имидж-реклама». Действительно, разработка графического товарного знака и логотипа, составляющих основу представительских материалов, входит в создание фирменного стиля.