Понятие проекта и управления проектами

     УПРАВЛЕНИЕ  ПРОЕКТАМИ

     Долгих  Евгений Леонидович 

     КОНЦЕПЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

1. Понятие проекта и управления проектами

     Понятие проект объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом  общих признаков. Наиболее общими из которых являются следующие:

     - направленность на достижение  конкретных целей и определенных  результатов

     - координированное выполнение многочисленных  и взаимосвязанных действий

     - ограниченная продолжительность  во времени с определенным  началом и окончанием

     Проект  как система деятельности существует ровно столько времени, сколько  его требуется для получения  конечного результата. Концепция  проекта не противоречит концепции  фирмы или предприятия и вполне совместима с ней.

     Напротив, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

     В самом общем виде проект в переводе с англ. это что-либо, что задумывается или планируется, например, большое  предприятие.

     С точки зрения системного подхода  проект может рассматриваться как  процесс перехода из исходного состояния  в конечное – результат при участии ряда ограничений и механизмов. 
 

     (1) 

     Проект  – некоторая задача с определенными  исходными данными и требуемыми результатами (цели).

     Проект включает в себя замысел (проблему), средство его реализации (решение проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты. 

     (2)

     Инвестиционный  проект понимается как инвестиционная акция, предусматривающая вложение определенного количества ресурсов (интеллектуальных, финансовых, материальных, человеческих) для получения запланированного результата и достижения определенных целей в обусловленные сроки.

     В том случае, когда в качестве результата реализации проекта выступают некоторые  физические объекты, здания, сооружения, производственные комплексы, определение  проекта может быть конкретизировано следующим образом. Проект – целенаправленное, заранее проработанное и запланированное  создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной  документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений  и мероприятий по их выполнению.

     В ряде отраслей, таких как авиационно-космическая  или оборонная промышленность создаваемые  проекты являются настолько сложными, что работа над ними осуществляется не в составе проектов, а в составе  программ, которые можно определить как совокупность проектов или проект, отличающийся особой сложностью создаваемой  продукции или методов управления его осуществлением. При таком  подходе термин проект как правило связывается с относительно краткосрочными целями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       
 
 

     

2. Причины возникновения  управления проектами

 
 
     

3. С

 
 

     ОКРУЖЕНИЕ ПРОЕКТА

     Проект  имеет ряд свойств:

1. Проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой
2. Состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития (в нем могут появляться новые элементы, а также из его состава могут удаляться некоторые объекты)
3. Проект как и всякая система может быть разделен на элементы. При этом между выделяемыми элементами должны определяться и поддерживаться определенные связи

     Разделение  всей сферы деятельности, в которой  появляется и развивается проект на собственный проект и внешнюю  среду в определенной степени  условно. Причина этого заключается  в следующем:

1. Проект не является жестким стабильным образованием. Ряд его элементов в процессе реализации проекта могут менять местоположение переходя в состав проекта из внешней среды и обратно
2. Некоторые элементы проекта могут использоваться как в его составе, так и вне его.

     

     1 –проект

     2- ближайшее окружение: организации-участницы  проекта (персонал проекта, финансирование  проекта, обеспечение проекта,  производство)

     3 – рынок труда, капитала, сырья,  земли, производственных технологий

     Общее влияние (за пределами кругов) оказывают  наука, техника, общество, экономика, политика.

     В практике бизнес-планирования обычно подлежат изучению 3 аспекта окружения проекта: политический - отношения федеральных и местных властей к проекту; территориальный – включает изучение конкурентных предложений на рынке аналогичной продукции; экологический  
 

     УПРАВЛЕНИЕ  КОМАНДОЙ ПРОЕКТА

1. Основные понятия и характеристики команды проекта

 

     При организации работы над проектом необходимо решить 2 главные задачи:

1. Формирование команды проекта
2. Организация эффективной работы команды

     В зависимости от специфики, размера  и типа проекта, в его реализации могут принимать участие от 1 до нескольких десятков (сотен) организаций и отдельных специалистов. В зависимости от выполняемых ею функций принято объединять совершенно конкретные группы участников проекта, в состав которых входят: заказчики, инвесторы, проектировщики и поставщики ресурсов, подрядчики, консультанты, лицензиары, банки и команда проекта, возглавляемая руководителем проекта (менеджером проекта)

     Следует отметить, что участники проекта  – категория более широкая, чем  команда проекта.

     Команда проекта – группа сотрудников, непосредственно  работающих над осуществлением проекта  и подчиненных руководителю последнего, основной элемент его структуры, т.к. именно команда проекта обеспечивает реализацию его замысла. Команда  создается на период реализации проекта  и после его завершения распускается. Существует 2 основных принципа формирования команды для УП:  
 
 
 
 

     Основными характеристиками команды являются структура состав, групповые процессы.

     Структура рассматривается с т.з. функций, выполняемых отдельными членами команды, а также с т.з. межличностных отношений в ней.

     Выделяют  структуры предпочтений, власти и  коммуникаций. Состав – совокупность характеристик членов команды, важных для анализа ее, как единого  целого. К групповым процессам  относятся такие показатели динамики, как процесс развития, сплочение  группы, процесс группового давления, выработки решения.

     Совокупность  показателей, определяющих положение человека в команде включает:

1. Систему групповых ожиданий
2. Систему статуса и ролей членов группы

     По  отношению к каждому члену  группы есть система ожидания в отношении  его поведения. Поведение, соответствующее  групповым нормам и правилам, поощряется, не соответствующее – наказывается. Статусно-ролевые отношения отражают систему взаимосвязей, складывающихся в группе.

     Каждый  человек занимает определенное положение  в группе по вертикали руководства  и подчинения, по горизонтали –  сотрудничества.

     Это отражается на статусе каждого сотрудника. Статус реализуется через систему  ролей, т.е. функций, выполняемых человеком  в соответствии с его положением. 
 

     2. Принципы формирования  команды

     - специфика  проекта. Команда проекта организуется  для его реализации . Поэтому такая характеристика, как специфика проекта – одна из главных в образовании команды.

     Специфика проекта определяет формальную структуру  команды, которая утверждается руководством, ролевой состав, перечень знаний, умений и навыков, которыми должны владеть  члены команды (сроки, этапы и  виды работ проектов)

     - организационно-культурная среда. ОКС команды проекта  делится на внешнюю и внутреннюю . Внешняя включает в себя окружение проекта во всех аспектах. Внутренняя среда (организационная культура самой команды) включает такие характеристики, как принятые и разделенные всеми участниками нормы, способы распределения власти, сплоченность и связанность членов команды, характерные способы организации и протекания командного взаимодействия, организация ролевого распределения, особенности личного стиля взаимодействия ее руководителя или лидера с другими членами команды. Эти характеристики основываются на понятии «тип лидера», которое понимается ка характерные особенности, определяющие всю систему взаимоотношений лидера с подчиненными. 

     3. Организационные  аспекты формирования  команды

     При реализации проекта специфика управления команды заключается в том, что  она как правило, не является традиционной самостоятельной организацией.

     Соответствующая организационная форма должна быть индивидуально подобрана под  конкретный проект. При формировании команды могут возникнуть 2 варианта:

1. Проект реализуется в рамках предприятия или организации (реструктуризация или диверсификация деятельности):

- работа  над проектом как дополнительная  задача в рамках повседневной  деятельности. Это означает включение  управления проектом в обычный  вид работы. Руководство организации  определяет руководителя проекта,  который в рамках организационной  схемы одновременно выполняет  свои обязанности и при этом  дополнительно руководит проектной  командой, имея доступ к значимым  сотрудникам.

- классическая организация проекта (отдельная оргструктура в рамках оргструктуры предприятия). Данная модель выбирается при комплексных и объемных задачах. Работа в команде проекта имеет приоритет перед иерархическими и дисциплинарными отношениями подчинения классической структуры подразделения предприятия. Проект находится под патронажем непосредственно руководства предприятия, полностью или частично освобождаются от своей обычной деятельности члены команды проекта.

- смешанные  формы – назначается освобожденный  от иных видов деятельности  менеджер проекта и в зависимости  от проекта привлекаются специализированные  сотрудники, которые одновременно  занимаются своей обычной деятельностью.  При этом вся ответственность  лежит на менеджере проекта,  полностью может сконцентрироваться  на реализации проекта. 
 

2. Проект реализуется  вне рамок одной организации

Команда формируется  преимущественно из представителей различных организаций. Как правило, проекты реализуются далеко не всегда в рамках отдельного предприятия. В  таких случаях под конкретный проект создаются специфические  структурные образования, как правило являющиеся адаптивными организационными структурами. 
 

4. Эффективность команды проекта

 
 
 

Эффективную команду можно охарактеризовать общепринятыми критериями эффективности  любой организационной структуры. Однако, есть специфические черты, присущие только команде. Различают эффективность позиций профессиональной деятельности по проекту и организационно-психологического климата деятельности. В профессиональном отношении эффективность это, прежде всего, нацеленность всей команды на конечный результат, инициатива и творческий подход к решению задач, высокая производительность и ориентированность на лучший вариант решения, активное и заинтересованное обсуждение возникающих проблем дополняет ее характеристику. С позиций организационно-психологического климата эффективной можно назвать такую команду, в которой:

1. Неформальная атмосфера
2. Задача хорошо понята и принимается
3. Ее члены прислушиваются друг к другу
4. Обсуждают задачи, в которой участвуют все члены коллектива
5. Ее выражают как свои идеи, так и чувства
6. Конфликты и разногласия присутствуют, но выражаются и центрируются вокруг идей и методов, а не личностей
7. Группа осознает, что делает, решение основывается на согласии, а не на голосовании большинства