Планирование рабочего времени

     а) телефонные звонки;

     б) заглядывающие к нам люди;

     в) проблемы с компьютерным оборудованием;

     г) изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

     д) недостаток организационного планирования;

     е) неумение слушать других людей;

     ж) неудовлетворительная организационная  структура;

     з) исправление ошибок, которых можно  было бы избежать;

     и) нерешительность в деловых вопросах;

     к) плохо организованные и скоординированные  собрания;

     л) отвлекающие факторы на рабочем  месте;

     м) чрезмерная офисная бюрократия;

     н) бесполезные дискуссии о своей  работе и работе других;

     3. Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя. Рассмотрим эти факторы:

     1) Постоянная спешка. В состоянии  постоянной спешки руководитель  не успевает сосредотачиваться  на той задаче, которую он выполняет  в данный момент. Он идет по  тому пути, который первым пришёл  на ум, вместо того, чтобы подумать  о других, возможно более рациональных  способах решения данной задачи.

     2) Постоянные доработки дома. Постоянные  доработки дома порождают замкнутый  круг, когда человек не успевает  в рабочее время выполнить  свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать  их дома за счет своего свободного  времени, отдыха и личной жизни.  Человек не имеет возможность  полноценно жить, отдыхать и в  результате у него снижается  работоспособность, что приводит  к недоработкам и снова к  необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является  следствием неправильно организованного  рабочего времени, и разрушить  его бывает очень даже тяжело.

     3) Суетливость. Суетливость является  результатом плохой организации  рабочего дня, она также зависит  от импульсивности и особенностей  человека. Суетливому человеку тяжело  выбрать, а какое дело взяться,  он часто "мечется" между  двумя делами, одинаково срочными  и одинаково длительными в  решении, он никак не может  выбрать, за какое из них  взяться, и из-за этого происходит  трата времени [7, 10]. 
 

     Планирование  времени

     Основным  же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих  перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

     Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш  во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени  в целом.

     Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует  тратить на планирование более 1% общего планового времени.

     Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей  устанавливаются цели среднесрочные  и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых  должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного  характера. В каждой из этих целей  выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного  характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут  иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы  поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой  для среднесрочного и краткосрочного планирования.

     Сам процесс планирования заключаются  в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При  этом желательно соблюдать некоторые  правила планирования.

     1. Следует осуществлять планирование  в письменном виде. Чтобы план  был не просто перечнем дел,  которые необходимо выполнить  за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом – ориентировать его на результат. Это одно из сильных мотивирующих средств.

     2. Следует учитывать результаты  предшествовавшего анализа использования  рабочего времени. В процессе  данного анализа выявляются ошибки, присущие данному руководителю  в планировании своего рабочего  времени и способы нейтрализации  последствий этих ошибок.

     3. Не следует планировать полностью  весь свой рабочий день. Считается,  что следует планировать не  более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное  время и 20% спонтанное время.

     4. Следует устанавливать четкие  временные нормы на выполнение  дел и решение проблем, которые  не допускали бы доделку недоделанного  и решение недорешенного в  незапланированное время. Если  эти дела и вопросы должны  были быть решенными в запланированное  время. Практика показывает, что  на любое дело тратится ровно  столько времени, сколько его  есть в распоряжении, поэтому  следует устанавливать четкие  временные рамки, которые бы  позволяли выполнить необходимое,  и при этом не превышали  необходимое для выполнения время.

     5. Для решения вопроса, о перепоручении  дел следует разделить дела  по степени их срочности и  важности. При этом наиболее срочные  и важные задачи следует решать  руководителю немедленно. Важные, но  не срочные можно отложить, остальные  же 2 категории дел (неважные, но  срочные и неважные и несрочные)  следует передавать для решения  подчиненным. Несрочные дела следует  проранжировать по времени, необходимому  для каждого из них и при  появлении свободного времени  можно заняться сокращением этого  списка – для этого желательно  всегда иметь его под рукой.

     6. Следует регулярно пересматривать  планы, так как в виду постоянного  изменения окружающей среды может  оказаться так, что некоторые  планы руководства организации  и менеджера уже не будут  соответствовать целям организации  и соответственно будут нуждаться  в корректировке.

     7. Планы должны быть реалистичными  и согласованными, причем согласованными  не только друг с другом, но  и с планами коллег, подчиненных,  более высокого уровня руководства.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     В данной работе была изучена одна из актуальных проблем современных руководителей: эффективное планирование и использование рабочего времени.

     В информационный век все сложнее успевать быть в курсе всего, а это очень важно любому руководителю. Сегодня цена времени становится дороже, чем деньги. Руководить организацией или небольшим отделом, да или просто работать, выполняя поручения, и одновременно полноценно уделять время семье, отдыху – задача любого менеджера.

     Так хочется все успеть: и работу выполнить, и поспать, и пообщаться с родными, друзьями. Когда мы торопимся, суетимся, время летит незаметно, поэтому  необходимо правильно планировать  и использовать его. Ведь время –  это необратимый ресурс нашей  жизни. Но, к сожалению, многие, понимая, что времени не хватает, так и  не хотят ничего менять.

     В свое время Ницше сказал, что "человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом".

     Время – это специфический ресурс, который  необратим. Оно уходит, поэтому его  эффективное использование актуально, особенно при сегодняшнем темпе  жизни.

     Данная  проблема имеет большое практическое значение, как для руководителей, так и для любого человека. 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

     1. Архангельский Г. Организация  времени: от личной эффективности  к развитию фирмы. – М.: АиСТ-М, 2003. – 455 с.

     2. Веснин В. Р. Основы менеджмента. - М.: "Элит-2000", 2001. – 472 с.

     3. Виханский О. С., Наумов А. И.  Менеджмент. – М.: Гардарики, 2003г. 528 с.

     4. Гамидуллаев Б.Н. Экономия времени  и показатели ее оценки в  процессах управления предприятием. – Пенза, 2000. – 253 с.

     5. Герчикова И. Н. Менеджмент. –  М.: ЮНИТИ, Банки и биржи, 1994г. 480 с.

     6. Завельский М.Г. Экономика и  социология труда. – М.: Логос, 2001. – 208 с.

     7. Ричард Л. Дафт. Менеджмент. – СПб.: Питер, 2001. – 832 с.

     8. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия: Учеб.-практ. пособие. – М.: Дело, 2002. – 272 с.