Планирование личного времени руководителя

5. Избегать  незапланированных импульсивных  действий (импульсивное отклонение  от разработанного плана снижает  производительность, поскольку не  соблюдаются установленные приоритеты).

6. Своевременно  делать паузы / соблюдать размеренный темп (нужно рассматривать паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха; но злоупотреблять ими тоже нельзя, может исчезнуть способность к концентрации).

7. Небольшие  однородные задачи выполнять  сериями (необходимо расправляться  с мелочами (телефонные звонки, "летучки", диктовка писем, чтение корреспонденции), объединяя однородные задачи  в блоки).

8. Рационально  завершать начатое (отвлечение от  основной задачи стоит немало  времени, т.к. по возвращении к  ней приходится вновь повторять  уже проделанное; вследствие такого  нарушения систематичности в  работе существенно ограничиваются  способности к творчеству и  решению проблем).

9. Использовать  временные промежутки (не оставляйте  незаполненными незапланированные  промежутки времени, уходящие на  ожидания, используйте их с наибольшей  пользой).

10. Работать  антициклично (в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач; "беспокойный" период используйте для выполнения дел, запланированных "про запас").

11. Выкраивать  спокойный час (необходимо каждый  день резервировать одного спокойного, или закрытого, часа, в течение  которого никто не будет беспокоить - это время для себя; используйте  это время для важных, но не  срочных, носящих долговременный  характер, например для повышения  уровня квалификации).

12. Контролировать  время и планы (наряду с отслеживанием  своего времени, необходимо перепроверять  свои планы дня с точки зрения  выполненных задач, установления  новых приоритетов).

Конец дня:

1. Завершать  несделанное (завершение небольших  начатых дел, отсрочка которых  может привести к дополнительным  затратам труда, например просмотр  корреспонденции).

2. Контроль  за результатами и самоконтроль (сравнение намеченного в распорядке  дня объема работы с реально  выполненной).

3. План  на следующий день (нужно разработать  план на следующий день с  установлением целей, приоритетов  и т.п.).

4. Домой  с хорошим настроением (нужно  радоваться предстоящему заслуженному  отдыху после трудового дня  и не переносить проблемы на  работе в семью).

5. Каждый  день должен иметь свою кульминацию (в смысле позитивного образа  жизни важно осознать, какое качество  и какую ценность имеет каждый  день для жизни руководителя; нужно каждый прожитый день  по возможности делать в целом  удавшимся днем).

Таким образом, применяя на практике организационные принципы начала, середины и конца дня, руководитель сможет составить свой собственный распорядок дня и руководствоваться им в своей повседневной деятельности.

Значительную часть рабочего времени руководитель проводит в своём кабинете, где он принимает посетителей, ведёт телефонные переговоры, просматривает деловые бумаги и принимает самые важные решения по тем или иным управленческим вопросам. Поэтому правильная организация рабочего места руководителя экономит его физическую и умственную энергию, способствует повышению эффективности его труда.

Теперь рассмотрим пример рабочего дня: руководителя в СПК «Заветы Ильича»:

время	Действия	количество затраченного на действие времени
1	2	3
	Личное время
6.45	Подъем, утренние процедуры, чашка кофе	30 мин.
7.15	Выход из дома, проезд на работу.	45 мин.
	Рабочий день
8.00	Прибытие на работу, просмотр почты	25 мин.
8.25	Пришел Сашка, перекурили, поговорили о том, о сем	20 мин.
8.45	Набросал план статьи (5 пунктов)	15 мин.
9.00	Перезвонила сестра, поговорили о жизни	15 мин.
9.15	Начал писать статью (написал пункт 1 плана)	35 мин.
9.50	Вызвал к себе руководитель и дал поручение подготовить срочный документ	10 мин.
10.00	Подготовка срочного документа	45 мин.
10.45	20-ти минутный перерыв	20 мин.
11.05	Продолжил работу над статьей, написал п.2 и 3	115 мин.
13.00	Обеденный перерыв	60 мин.
14.00	Всем отделом обговаривали продвижение проекта года нашей организации “Новое слово в образовании”.	70 мин.
15.10	Написал п. 4. Статьи	55 мин.
16.05	Коллеги из отдела подкинули интересный журнал. Просмотрел, кое-что почитал.	55.00
17.00	Конец рабочего дня
	Личное время
17.00	Выход с работы, проезд домой.	45 мин.
17.45	Ужин	30 мин.
18. 15	Пообщался с женой	15 мин.
18. 30	“Плаванье” в Интернете.	120 мин.
20.30	Чтение сказки ребенку	20 мин.
20.50	Просмотр телевизора	180 мин.
23.50	Отход ко сну

 

 

 

 

2.3 Постановка цели

 

Это анализ и формирование личных целей.

• Значение постановки целей

Именно в постановке целей заключаются азы деятельности предприятий и его успешное будущее. Цель описывает конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь понимается ни то, что мы делаем, а то ради чего мы это делаем. Цели – это своего рода вызов, который побуждает к действиям. Даже самый лучший способ работы безнадёжен, если мы заранее чётко не обозначим то, чего мы хотим. В свою очередь, чтобы поставить эти цели надо думать о будущем. Цель даёт ясность о том, в каком направлении необходимо двигаться. Без неё можно потеряться в мелочах и сойти с верного пути.

Постановка целей – это временный процесс, поскольку в течении деятельности предприятия может выясниться, что те или иные параметры изменились, что приводит к необходимости изменения цели. Для само менеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим, а также не попасть туда куда нас хотят привести другие. Если у руководителя существует осознанная цель, то туда же направлены и все неосознанные силы руководителя, т.е. цели служат концентрации сил на важных направлениях. «Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще».

Для того, чтобы добиться успеха необходимо правильно выбрать цели. Для этого могут использоваться различные технологии. Необходимо ответить для себя на следующие вопросы:

• Каких целей Вы хотите достичь?
• Согласуются ли они между собой?
• Существуют ли так называемая высшая цель и определённые промежуточные цели на пути к главной?
• Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам ещё надо работать (слабые стороны)?

Одним словом, необходимо добиться ясности цели.

• Ситуационный анализ

Представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем ещё надо работать (слабые стороны).

Путём анализа своих способностей мы определяем, что вообще мы можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идёт о дальнейшем развитии этого потенциала. С другой стороны, мы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.

Возможно также составление баланса своих крупнейших неудач и поражений и выделение, следствием отсутствия каких качеств они были. «Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны».

Анализ «цель – средство»

В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

• Формулирование целей.

Это последняя ступень при постановки целей. Это конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования. «Установить сроки – сформулировать результаты».

При этом необходимо помнить о физическом состоянии, здоровье, о самообразовании и о своём культурном просвещении. Необходимо не брать на себя слишком много и устанавливать также краткосрочные цели, согласованные с достижением своих долгосрочных глобальных целей.

 

 

Заключение

 

Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят:» Время – деньги». Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

 

 

 

 

Список использованной литературы.

 

1. Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках: (Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время): Пер. с нем. - М.: 1995. - 436 с.
2. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. - М.: 1988. - 347 с.
3. Персональный менеджмент: Учебник/ С.Д. Резник, С.Н. Соколов, Ф.Е.

4. Персональный менеджмент: Учебник / С.Д. Резник и др. - 2-е изд., перераб. и доп. - М: 2002. - 622 с.

5. Свистунов В.М. Персональный менеджмент. // Служба кадров. - 2004. №2. с.35 – 50.
6. Удалов Ф.Е., Удалов О.Ф., Алехина О.Ф.. Рабочее время руководителя и эффективность его использования. Уч. пособие. Н. Новгород: ННГУ, 1996.

7. Управление персоналом: курсовые проекты, практика, государственный экзамен, дипломный проект: Учеб. пособие / под ред. А.Я. Кибанова. - М: 2003. - 47 с.
8. http://time-manage.com/primer-fotografii-rabochego-dnya.html

9. http://studentam.net/

10. Материалы сайта http://www.improvement.ru

 

 

.