Планирование личного времени руководителя

7. Совершенствование  деятельности организации в целом.

Необходимо заметить, что в задачи управления не включена важнейшая составная часть деятельности - выполнение запланированных мероприятий. Естественно, что выполнение этих мероприятий тоже следует планировать, но задача управления не содержит в себе функций руководителя, которые предусматривали бы его практическое участие в непосредственном осуществлении работ. Другое дело, если руководитель сам в рамках своего рабочего времени пожелает принять участие в той или иной практической работе. Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Названные выше задачи, входящие в должностные обязанности руководителя, направлены на управление деятельностью организации и людьми. Сами руководители указывают следующий перечень своих задач:

1. Планирование  своей работы по управлению  и выполнению заданий.

2. Планирование  использования своего рабочего  времени.

3. Контроль  и совершенствование своей эффективности.

4. Поддержание  своей мотивированности.

5. Самосовершенствование  для выполнения задач сегодня  и в будущем.

6. Поддержание  и совершенствование качества  своей жизни.

 

1.3 Характер и содержание работы руководителя

 

По своему характеру работа руководителя является управлением действиями людей с целью получения конкретного результата. Работа по управлению людьми предполагает, что руководитель хорошо знает себя, свои способности и возможности. Он должен хорошо знать и своих подчиненных, их интересы на работе, да и вообще в жизни. Чем лучше руководитель знает своих подчиненных, как по работе, так и вне ее, тем больше у него возможностей для успеха.

К основным качествам руководителя относится необходимость быть примером и опорой для других, именно с него подчиненные берут пример, как надо планировать свое рабочее время и действовать эффективно. Руководитель не может самоизолироваться от других, он работает у всех на виду и вместе со всеми. Руководитель, который сторонится руководимой им группы, не способен оказывать эффективное влияние на результаты работы. Руководитель должен быть досягаемым. Когда и в какое время - это целиком зависит от принятого способа управления.

В обязанности руководителя, особенно в небольших организациях и на невысоких уровнях управления, входит готовность при необходимости выполнять работу своих подчиненных. В этом отношении руководитель должен быть хорошим примером гибкости для других. Он может, например, выполнять временно работу своих подчиненных в пиковых ситуациях и во время отпусков персонала. Усвоение трудовых операций, выполняемых подчиненными, может происходить, например, во время ознакомления с производством.

Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по управлению. Важнейшими задачами руководителя являются:

1. Забота  о мотивации персонала. Эту задачу  с точки зрения достижения  высоких результатов следует  считать буквально ключевой, так  как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.

2. Управление  деятельностью персонала, в частности  путем постановки задач, оказания  поддержки и контроля. При выполнении  этой задачи руководители многих  организаций прибегают к проводимым  регулярно встречам-беседам со  своими работниками.

3. Сотрудничество  и информация. Руководитель должен  позаботиться о том, чтобы его  подчиненные знали о перспективах  своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях  организации. Положение руководителя  группы само по себе подчеркивает  важность сотрудничества.

4. Определение  потребности своего участка в  рабочей силе, ее наем и тщательный  подбор.

5. Обучение  и совершенствование персонала.

6. Вопросы  трудовых отношений и заработной  платы.

7. Вопросы  охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана  здоровья).

8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение

психологического микроклимата на производстве, методов труда и других

вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.

Как видите, содержание работы руководителя является весьма многогранным. На практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самого руководителя. Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.

 

1.4 Требования к руководителю

 

Нетрудно определить и требования, выдвигаемые перед руководителем. Он несет ответственность за данное подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.

Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в этой области. Он должен решать на своем участке все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством.

От руководителя требуется умение обнаруживать и решать противоречия, так как всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается в тупике. Здоровая организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования.

Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных. Однако руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника.

 

1.5 Типичные ошибки руководителя

 

Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое

время более эффективно, может осуществить это желание. Для этого нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно пользующиеся высокой репутацией, часто допускают ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

1. Перенос принятия решения  проблемы на завтра

Эта ошибка — самая распространенная. Главная причина такой ситуации наша несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут — начать, преодолеть свои сомнения, страх перед безотлагательным решением. Как правило, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

а) письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы.

Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;

б) построение «дерева целей».

2. Выполнение работы не  до конца

Быть до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной производительности, результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее окончательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

3. Стремление сделать все  сразу

Одновременное решение нескольких проблем — это самый верный путь к стрессам и неврозам, Многие из нас привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Эти папки постоянно у нас перед глазами, а в результате мысли наши все время скачут с одной проблемы на другую.

Глаз наш — это наш гид. Чтобы мысли не прыгали между делами, как туристы

между памятниками старины, нужно прежде всего убрать все папки. На столе

должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе на самом видном месте. Это позволит «не потерять за деревьями леса» и сконцентрировать свои усилия на решении главного.

4. Стремление сделать все  самому

Очень часто руководящие работники тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя.

Руководство — это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать,

организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других, обеспечить на этой основе решение главных задач. Мы обязаны создать такие условия, чтобы в нашем подразделении, отделе, фирме сотрудники работали эффективно, должны направлять и контролировать ход запланированных работ.

Считается, что руководителям платят деньги за то, что они эффективно

координируют деятельность своих подчиненных, а не работают вместо них.

5. Неумение правильно разграничить  функции между подчиненными

Отсутствие четкого разграничения задач, ответственности и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает. Ненужное личное соперничество.

Самым эффективным средством борьбы с дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности.

Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и ответственность каждой службы и каждого работника в организации.

6. Желание в случае неудачи  переложить вину на подчиненных

К сожалению, многие руководители имеют привычку во всех проблемах винить своих подчиненных, тем самым занимаясь делом совершенно бесполезным. Типичный пример — перекладывание вины на других в случае неудачи. Ценная энергия в этом случае направляется в прошлое, хотя исправить уже практически ничего нельзя. Куда полезнее вместо всего этого нацелить свою деятельность в будущее — на то, что необходимо сделать незамедлительно.

Задача руководителя — установить объективные причины неудачи, а не искать козла отпущения.

7. Полное пренебрежение  вопросами организации и планирования личной работы Эта ошибка, возможно, самая основная.

Руководители часто и справедливо жалуются на все возрастающую в последние годы лавину бумаг. Как справиться с ней?

Выход может быть:

• во-первых,в том, чтобы как можно больше полномочий передавать подчиненным, брать на себя решение только самых важных вопросов,

• во-вторых, в наш век, когда все жалуются на бумажный поток, единственный

способ уменьшить его — это всерьез заняться бумагами.

Мы говорим о тех полезных бумагах, без которых немыслимо сегодня руководить:

речь идет о технике планирования, учета, о должностных инструкциях,

протоколах, ведении архива и пр. Без поддержания в порядке этих документов

хаотический поток других бумаг вырастает в десятки раз.

8. Руководитель считает, что  эффективная организация его  личного времени в принципе невозможна Это мотивируется тем, что он, руководитель, зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств.

 

 

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Планирование личного времени руководителя

2.1 Техника планирования личного времени руководителя

 

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.