Персональные данные и их документирование

 

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОСИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ СОЦИАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ

КАФЕДРА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ, ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВОВЕДЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине

«Делопроизводство в кадровой службе»

тема:

«Персональные данные и их документирование»

(на примере ООО «Гранд Тур»)

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

 студентка группы УПП-З-3

Сагитуллина Жанна Насибулловна

 

Научный руководитель:

доцент кафедры социального управления

к. и. н В.Ю.  Русанов

 

 

 

Москва   2012

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

	С.
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………….	3
Глава 1. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ  ДАННЫЕ  И  ИХ  ОБРАБОТКА…………………....	5
1.1. Понятие персональных данных …………..	5
1.2. Обработка персональных данных…………………..	7
Выводы по главе…………………………………………………………	12
Глава 2. АНАЛИЗ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ В ООО «Гранд Тур»	13
2.1. Общая характеристика ООО «Гранд Тур»	13
2.2. Обработка персональных данных в ООО «Гранд Тур»	14
Выводы по главе…………………………………………………………	18
Глава 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В ООО «Гранд Тур»	20
Выводы по главе…………………………………………………………	26
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………….	27
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ  …….	31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Сотрудникам кадровой службы постоянно приходится иметь дело с персональными данными работников организации. Причем деятельность по работе с персональными данными включает не только их получение, как у потенциальных, так и у работающих сотрудников, но и обработку, хранение, передачу и иные виды использования этих сведений. Однако не все кадровики имеют полное представление о правилах работы с персональными данными, не во всех организациях разработаны и утверждены соответствующие локальные нормативные акты.1

Нередко имеют место случаи нарушения прав работников на защиту персональных данных. Вместе с тем действующее законодательство устанавливает довольно жесткие меры ответственности за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, в связи, с чем владение информацией о правилах работы с ними является на сегодняшний день достаточно актуальным.

Процесс защиты персональных данных в кадровой службе должен быть строго регламентирован. Именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработка персональных данных и неукоснительное соблюдение всеми руководителями и работниками этих требований лежат в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.

Объект исследования – ООО «Гранд Тур»

Предметом исследования является работа с персональными данными и способы их обработки в кадровой службе ООО «Гранд Тур»

Цель исследования – разработать рекомендации по обеспечению безопасности персональных данных работников.

Для достижения поставленной цели, в работе были поставлены следующие задачи:

• изучить нормативно-правовые документы, регламентирующие вопросы обработки и обеспечения безопасности персональных данных;
• проанализировать работу с персональными данными работников в кадровой службе ООО «Гранд Тур»
• разработать организационные меры по обеспечению безопасности персональных данных.

При написании курсовой работы использовались такие методы, как изучение законодательных материалов и литературы, метод познания и анализа.

Поставленные цель и задачи обусловили структуру курсовой работы, которая состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованной литературы, глоссария и приложения.

На защиту выносится: Меры по обеспечению безопасности персональных данных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ И ИХ ОБРАБОТКА

 

1.1. Понятие персональных данных

 

Персональные данные2 отнесены Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188, к категории конфиденциальной информации3.

Основную правовую базу в сфере персональных данных составляют Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ          "О персональных данных".

Существуют разные варианты понятий персональных данных. Трудовой Кодекс РФ определяет персональные данные работника в более узкой форме, и по мнению автора, более подходящее понятие сформулировано в  Федеральном законе № 152-ФЗ «О персональных данных».

К персональным данным относятся:

• фамилия, имя, отчество;
• год, месяц, дата и место рождения;
• адрес;
• семейное, социальное и имущественное положение;
• образование и профессия;
• доходы и другая информация.4

Также персональными данными считаются биометрические персональные данные5.

Например, к биометрическим персональным данным относятся фото, видеонаблюдение и т.п.

Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» содержит довольно широкий список сведений, относящихся к персональным данным. Не все из этих данных необходимы для успешного осуществления работником его трудовых функций. К примеру, информация о социальном и имущественном положении не относится к трудовой деятельности работника.

Другими словами, персональные данные – это сведения, которые могут охарактеризовать человека именно как работника. Как правило, это информация, необходимая для заключения трудового договора, заполнения личной карточки, назначения на другую должность и т.д.

Персональные данные работника содержатся в следующих документах кадровой службы:

• в документе, удостоверяющем личность работника;
• в трудовой книжке работника;
• в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования;
• в документах воинского учета;
• в документах об образовании, квалификации или о наличии специальных знаний или подготовки;
• в иных документах, представляемых работником (справки, резюме, грамоты и др.);
• в приказах по персоналу;
• докладных и аналитических записках;
• в материалах служебных проверок и расследований.6

Перечень документов, из которых можно почерпнуть персональные данные работника является открытым. Кроме того, в зависимости от конкретной ситуации информация может быть предоставлена работником и устно либо путем заполнения различных анкет, опросных листов. Значительная часть бумаг, содержащих персональные данные работника, находится в его личном деле.

Работодатель должен обеспечить "секретность" персональных данных работника. Как правило, сбором и обработкой персональных данных в конкретной организации занимаются сотрудники кадровых служб или бухгалтеры. В трудовом договоре с работниками, обрабатывающими персональные данные, должны быть предусмотрены обязанности по обеспечению и сохранению конфиденциальности персональных данных. Не требуется обеспечивать конфиденциальность обезличенных7 и общедоступных8 персональных данных.

 

1.2. Обработка персональных данных

 

Поскольку персональные данные являются информацией, с которой нужно работать, законодательство вводит такое понятие, как обработка9 персональных данных, и устанавливает конкретные требования к работе с ними.

Действия с персональными данными включают в себя: сбор систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование10, распространение11, обезличивание, блокирование, уничтожение.12

Под блокированием персональных данных понимается временное прекращение операций по их обработке по требованию субъекта персональных данных при выявлении им недостоверности обрабатываемых сведений или неправомерных действиях в отношении его данных.

Таким образом, под обработкой персональных данных подразумеваются любые действия, производимые с персональными данными. Например, формирование списков работников по организации, по структурным подразделениям, профессии, образованию и др.

Установлены следующие требования к обработке персональных данных работника и гарантии их защиты:

1. Обработка персональных данных  работника может осуществляться в строго определенных целях, а именно для соблюдения действующего законодательства, содействия работникам в трудоустройстве, обучения и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.13 Следовательно, в каких-либо иных целях организации обработка персональных данных запрещена.

2. При определении объема и  содержания, обрабатываемых персональных данных работника, работодатель должен руководствоваться действующим законодательством. То есть сведения, непосредственно не характеризующие человека как работника, не могут быть истребованы у него или переданы третьим лицам.

3. Все персональные данные работника должны быть получены от него самого. В случае, когда указанные сведения можно получить только у третьей стороны, работника следует уведомить об этом заранее.14 Одного уведомления недостаточно, необходимо также получить его письменное согласие. При уведомлении работника следует сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, о характере этих данных и о последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Соответственно, сбор сведений о работнике без его ведома, не допускается.

4. Во всех случаях работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и о частной жизни.15

5. Работодателю запрещается получать  и обрабатывать персональные  данные работника о его членстве в общественных объединениях или о его профсоюзной деятельности.16

6. При принятии решений, затрагивающих  интересы работника, нельзя основываться  на его персональных данных, полученных  исключительно путем их автоматизированной  обработки или электронного получения.17

7. Защита персональных данных  от неправомерного их использования  или утраты обеспечивается работодателем  за счет его средств и в порядке, установленном Трудовым Кодексом и другими федеральными законами.18

8. Работники и их представители  должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.19 Такими документами могут быть положение, инструкция и др.

9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.20

10. Работодатели, работники и их  представители должны совместно  вырабатывать меры защиты персональных  данных.21 Примером таких мер является принятие локальных нормативных актов о персональных данных.

Работодатель должен установить порядок хранения и использования персональных данных работников с соблюдением вышеуказанных требований. Соответствующие нормы могут быть включены в локальный акт организации о персональных данных.

Основные документы, содержащие персональные данные работника, объединяются, как правило, в его личное дело. Порядок ведения и хранения личного дела устанавливается работодателем. Вместе с тем сроки хранения документов, содержащих персональные данные работника, определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г., в ред. Решения от 27 октября 2003 г.). Так, личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно. Личные дела остальных работников хранятся в течение 75 лет.