Особенности кейтеринга в гостиничном бизнесе

Представительская комната (board-roopi) предназначена для проведения деловых встреч на высоком уровне. Это помещение повышенной комфортности с точки зрения оформления интерьера, меблировки и технического оснащения. Как правило, подобные помещения меблированы столом для переговоров на 15—20 человек, креслами и диванами. Все это выполнено из дорогого высококачественного материала. Как элементы интерьера используются дорогие картины, настенные бра и другие предметы. В отличие от залов для встреч, мебель и техническое оснащение представительских комнат являются стационарными, а аудио- и видеооборудование (проектор, слайд-проектор, оборудование круглого стола и др.) встроенное.

Танцевальный зал (ball-room) несет ту же функциональную нагрузку, что и представительская комната. Основное отличие состоит в том, что такой зал предназначен для проведения более масштабных мероприятий (100 и более человек), в связи с этим его площадь значительно больше. Здесь довольно часто используются звуконепроницаемые раздвижные стены, которые позволяют сделать данные помещения более функциональными в использовании. При проектировании гостиничного здания следует учитывать месторасположение помещений для кейтеринга. Как правило, данные помещения находятся на первом или втором этажах гостиницы, чтобы участники мероприятий, не являясь гостями отеля могли свободно попасть в банкетные и иные залы, не сталкивались с системами по охране номерного фонда.

Рассмотрим более подробно, что необходимо для организации работы службы.

Производственные площади

Для кейтеринга, обслуживающего около 8000-10000 человек в месяц, необходимо производство площадью около 400-500 м2. Безусловно, это средняя цифра, которая будет меняться при анализе задач, поставленных перед производством. Совершенно очевидно, что подобными производственными площадями обладают только очень большие гостиницы.

Первое, что можно порекомендовать, это произвести аудит имеющихся площадей и аудит производственных процессов. В мировой практике есть проекты, где при перестановке имеющегося производственного оборудования и незначительных изменениях в производственном цикле эффективность работы кухни увеличивалась на 15-30%.

Второе — это выбор того сегмента, в котором вы бы хотели развиваться. Кейтеринг дает большие возможности: событийный кейтеринг, доставка обедов и снеков, организация столовых и кафе при деловых центрах, обслуживание в номерах — это тоже одна из разновидностей кейтеринга, доставка суши, пиццы, выпечки и т. д.

Организованный на базе ресторана гостиницы кейтеринг может потребовать дополнительных помещений для персонала кухни, обслуживающего только эту услугу. Это необходимо для устранения путаницы в обязанностях персонала кухонь.

Складские площади

Наличие складских площадей – еще одна важная проблема кейтеринговой службы. Даже несмотря на то, что частичное или полное обслуживание клиентов происходит на базе площадей гостиничных помещений площадь складские площади при рациональной организации пространства, будут занимать примерно столько же, как площадь производства — 400 м2.

В случае если гостиничное хозяйство самостоятельно закупает все необходимое оборудование и организовывает производственные площади для кейтеринга, планируя использовать аутсорсинговые компании только в исключительных случаях, необходимо быть готовым к серьезным инвестициям.

Также в качестве склада в гостинице могут быть задействованы те углы, арки, подвалы, которые обычно не используются. Для хранения посуды и мелкого инвентаря можно смонтировать систему передвижных стеллажей, которые значительно экономят пространство.

Персонал

В первую очередь решается, кто будет выполнять функцию руководителя кейтерингового подразделения. Предпочтение следует отдать человеку с опытом, который понимает все бизнес-процессы в кейтеринге. Для этого можно нанять готового специалиста или вырастить специалиста из «внутренних резервов». У той и другой системы есть как свои плюсы, так и минусы.

Когда компания нанимает «готового специалиста», его можно сразу же проверить на деле, но только в том случае, если известны критерии оценки эффективности труда данного кандидата.

Шеф-повар. Меню выездного ресторана существенно отличается от меню стационарного ресторана. Система организации работы и логистики тоже имеет существенные отличия. И шеф-повар должен знать и понимать данные нюансы. У кухни нет права на ошибку! Ошибка кухни — это потерянные клиенты и репутация, восстановить которую крайне сложно. Известно множество случаев, когда из-за ошибок кухни компании были на грани закрытия и банкротства.

Менеджер по продажам. Фактически от него или их, если вы планируете создать отдел зависит, то заработает ваше направление денег или нет. Он ищет клиентов, анализирует потребности клиентов, формирует коммерческие предложения, проводит переговоры и дегустации, заключает договора, координирует подписание всех необходимых документов, формирует клиентскую базу.

Менеджер по проведению мероприятий. Это тот самый человек, который после того как заказ продан и оплачен будет составлять списки необходимого оборудования, планировать логистику, вызывать официантов, заказывать транспорт, контролировать все погрузо-разгрузочные работы. Есть компании, где функция менеджера по продажам и менеджера по проведению мероприятий совмещена. И один и тот же сотрудник продает и проводит свои мероприятия. Такая система имеет место быть и обладает как плюсами, так и минусами.

Существенным плюсом является то, что информацией управляет один человек, при передаче информации детали не теряются и клиент чувствует себя более уверенно — он не объясняет по два раза одно и то же, боясь упустить что-то важное.

Начальник склада. Этот сотрудник необходим только тем компаниям, у которых действительно большой склад оборудования и расходных материалов. При небольших объемах данный функционал вполне может быть возложен на менеджера по проведению мероприятий.

Также необходимо создать собственную базу почасового/разового персонала: официанты, стюарды, повара, кастелянша, водители с автомобилями различной грузоподъемности, дизайнеры-оформители, ведущие шоу программ, а также некоторое количество вариантов развлекательной программы.

Оборудование для обслуживания мероприятий

  Это основные инвестиции, которые  предстоят гостинице. Размер инвестиций зависит от многих факторов, и усреднить его практически невозможно. Для того чтобы правильно выбрать оборудование, необходимо ответить на ряд вопросов:

1. Какого формата мероприятия гостиница планирует проводить? — фуршеты, банкеты, выезды на природу с барбекю party, коктейли, гала-ужины, выездные обеды, доставка блюд без обслуживания, тематические или национальные праздники, детские мероприятия, обслуживание в медицинских учреждениях.
2. Целевая аудитория? — экономичный сегмент, средний сегмент, премиум сегмент.
3. Объем планируемых мероприятий? — до 100 персон, 200-500 персон, 1000 и более.
4. Будет ли использовать текстиль при оформлении столов, стульев, фуршетных линий и если да, то какой? Будет ли использоваться брендовый текстиль? Будет ли он отшиваться по специальному заказу или гостиница воспользуется ассортиментом постоянных коллекций? Какая цветовая гамма будет использована?
5. Какую мебель планируется использовать? — круглые столы: высота, диаметр, материал, из которого изготовлена мебель, прямоугольные или квадратные столы: высота и опять же материалы, из которых изготовлена мебель.
6. Где и как будут готовиться блюда? — на производстве, на месте проведения мероприятия, или вариант, когда часть блюд готовится на производстве, а часть — на месте проведения мероприятия.
7. В чем вы будете готовить на месте проведения мероприятия? В чем будете доставлять горячие блюда? В чем будут доставляться напитки собственного производства?
8. Как будут одеты сотрудники? — повара, официанты, стюарды, менеджеры по проведению, шеф-повар.
9. Какую посуду, фарфор, предметы сервировки будут использовать? При планировании данной категории товаров необходимо учитывать тот факт, что если заказано мероприятие на 100 персон, то нельзя привести ровно 100 комплектов посуды. По стандартам кейтеринг индустрии, для банкетов планируется посуда с коэффициентом 3, то есть для банкета на 100 персон вы должны привести 300 комплектов посуды. А для фуршета — с коэффициентом 5-10 в зависимости от формата и продолжительности мероприятия.

Выводы

Главной особенностью кейтеринга в гостиничном бизнесе является, то что гостиничный ресторан, который изначально находится в более выгодных условиях, может активно выходить на рынок не только собственно выездных мероприятий, но и расширить поле своей деятельности за счет других вышеупомянутых услуг.

В этом случае кейтеринг создает возможность для дополнительной «оптовой» продажи услуг в любое время — это может быть и завтрак, и обед, и вечернее мероприятие. За один вечер можно обслужить в десять, двадцать, пятьдесят раз больше гостей, чем может вместить ресторан гостиницы, не закрывая его. Выездной банкет автоматически прибавит к имеющимся ресурсам еще несколько десятков, сот, а может быть, и тысяч посадочных мест.

И именно хороший отель, ежедневно практикующий буфетное обслуживание постояльцев, проводящий банкеты и корпоративные мероприятия на своей базе, изначально имеет больший потенциал на рынке кейтеринговых услуг. В первую очередь привлекательность этого бизнеса состоит в наличии необходимой материальной базы (кухни, складских помещений, части оборудования, посуды, мебели), управленческого персонала среднего звена — банкетных менеджеров, старших официантов и т.д. Кроме того, если большинство клиентов, проводивших мероприятия в ресторане отеля, удовлетворены уровнем сервиса, вопрос с формированием клиентской базы для нового вида бизнеса практически решен. А это крепкий стартовый капитал.

Единственным и, пожалуй, самым серьезным вопросом остается организация всего цикла оказания данных услуг, постановка этой новой для организации деятельности и освоение новых технологий работы. Для этого чаще всего привлекают экспертов, способных передать имеющийся опыт и избавить гостиницу от необходимости «изобретать велосипед».

Список, использованной литературы

1. Ардонская И.И. Ресторанный бизнес. Кейтеринг / И. И. Ардонская. – СПб.: ГУСиТ, 2005.
2. Бондаренко Г.А. Менеджмент гостиниц и ресторанов / Г. А. Бондаренко. – М.: Новое знание, 2008.
3. Гостиничные комплексы. Организация и функционирование / В. АА. Романов, С. Н. Цветкова, Т. В. Шевцова, В. В. Каращенко. – М.: МарТ, 2007.
4. Кейтеринг: путь к увеличению прибыли в гостиничном ресторане [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://guest-marketing.com/kejtering-put-k-uvelicheniyu-pribyli-v-gostinichnom-restorane. – Дата доступа: 10.12.2014.
5. Организация кейтеринга в гостинице [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.horeca62.ru/articles/68-organizatsiya-kejteringa-v-gostinitse. – Дата доступа: 10.12.2014.