Особенности деятельности руководителей

Особенности деятельности руководителей.

Руководитель, являясь  составной частью коллектива, представляет собой особый вид работника. Рабочий коллектив является своеобразным механизмом, где руководитель играет роль центрального звена, вокруг которого и происходят все действия. Не правильная организация труда руководителя сказывается на работе всего коллектива.

В трудовой деятельности руководителя можно выделить 4 основные функции:

• Планирование – предполагает решение о том, какими должны быть цели организации (подразделения) и что должны делать члены организации (подразделения) для достижения данных целей;
• Организация – это процесс создания структуры предприятия (вверенного руководителю подразделения), которая даёт возможность людям эффективно работать вместе для достижения поставленных целей;
• Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации (подразделения);
• Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации (подразделения). Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Основная цель работы руководителя – это выработка  направления развития и правильная организация работы организации (подразделения).

Руководителю  присущи некоторые особенности, отличающие его от других членов коллектива:

• Непосредственная не связанность с производством материальных благ, а активное участие в организации самого производства, т.е. создание материальных благ опосредованно через труд других людей;
• В основном работа руководителя является умственной;
• Труд руководителя является абстрактной величиной и не поддается количественному исчислению;
• Повышенная нервно-психологическая нагрузка, связанная с принятием решения;
• Предметом труда является информация, средствами труда – аналитическая, вычислительная техника, результатом труда – принятие управленческого решения;

При организации  труда руководителя необходимо учитывать  данные особенности все вместе, во взаимосвязи друг с другом. 
 

 

Требования  к профессиональным и личным качествам руководителя.

 

Наиболее  необходимыми для руководителя качествами являются  его индивидуально-личностные и социально-психологические особенности, в совокупности обеспечивающие успешность его работы на конкретной управленческой должности. Эти качества изучаются экспертами на основе специально разработанных психологических тестов.

На основе тестов даются оценки основным профессиональным качествам руководителя, таким как:

• Практический интеллект – это способность человека мыслить критически и логично; способность быстро, гибко и эффективно использовать свои знания и опыт в решении практических задач;
• Социальный интеллект – способность правильно понимать и интерпретировать чувства других людей, ставить себя на место другого, знать, что можно требовать от конкретного человека, а что нет; это умение вести себя согласно ситуации, создавать при помощи общения атмосферу, наиболее благоприятную для достижения поставленной задачи;
• Адекватная самооценка – способность к самонаблюдению, самоконтролю, критичности и коррекции своего поведения;
• Профессиональные знания.

Руководители  высшего уровня должны обладать профессиональными  качествами, позволяющими:

• Выявлять проблему с учетом её взаимосвязей с другими задачами управления;
• Принимать оптимальные решения с учетом мнения различных специалистов;
• Оперативно руководить и контролировать работу сотрудников.

По мере повышения уровня управления возрастают требования к таким психологическим качествам руководителей, как чувство ответственности, способность перспективно мыслить, настойчивость и целеустремленность. Немалую роль играют способность к социальной активизации других людей, способность заражать их своей энергией, волей, уверенностью в своих силах.

На более  низких уровнях управленческой иерархии берется во внимание склонность к  систематической повседневной работе и способность к быстрой переориентации при изменении ситуации. 
Организация личной работы руководителя. 
 

Работа  с документами. 

Документы и  корреспонденция, в зависимости  от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой  организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы,  которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.

Сложнее дело обстоит  с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

       Регистрация поступающей корреспонденции.

       Сортировка в зависимости от  предназначения.

       Отбор документов, которые адресованы  руководителю или находятся в его прямой компетенции.

       Сортировка корреспонденции по  степени важности. Наиболее рациональным  и приемлемым является сортировка, позволяющая руководителю сразу оценить степень важности. Для этого можно например раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у руководителя должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет  класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Руководитель  просматривая корреспонденцию в  порядке важности должен поставить  резолюцию.

Хранит документы  в кабинете руководителя нет ни какой  необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива.  Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место. 
 

Совещания.

Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции. Они как правило  носят кратковременный характер (максимум 15 мин.) и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. Основными требованиями здесь являются краткость изложения и максимальная информативность.

Совещания, в  противоположность планеркам, более  долговременны и не носят, как  правило, столь повторяющегося характера. На совещаниях обсуждаются важные вопросы и принимаются коллективные решения. Совещание является эффективной формой выработки групповых решений. От того насколько эффективно он проводятся зависит качество принятых решений. Спланированные и организованные определенным образом совещания помогают уменьшит потери времени и повысить качество вырабатываемых решений. При подготовки к совещанию необходимо:

       Четко и однозначно определить  тему совещания и ее цель;

       Можно ли за одно совещание  решить несколько вопросов;

       Тщательно разработать повестку  дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

       Заранее познакомить участников  с теми фактами, которые могут  обсуждаться в ходе дискуссии;

       Как можно раньше послать приглашение  участникам;

       Выбрать помещение для заседаний (кабинет руководителя или специальная комната) с хорошей вентиляцией и нормальной температурой;

       Участникам совещания выработать  возможные решения по предлагаемым  вопросам.

Четкие планирование, подготовка и проведение беседы займут меньше времени, чем случайная беседа.

Последовательность  вопросов, рассматриваемых на совещании, необходимо спланировать учитывая, что в ходе совещания, в зависимости от его продолжительности, снижается работоспособность участников. Так пик работоспособности наблюдается через 15 - 20 мин. после начала совещания. Затем производительность падает и через 1,5 часа почти полностью исчезает.

Для эффективности  деловой беседы необходимо приглашать только тех, кто непосредственно  нужен при обсуждение вопросов. При  проведении совещаний необходимо учитывать, что слишком большое количество участников скажется отрицательно на ходе совещания. Оптимальное количество от 5 до 12 человек, в зависимости от решаемых вопросов. Любое совещание необходимо заканчивать протоколом совещания, где отражается исполнители, их действия и другая информация. 

1. Прием по личным вопросам.

 

Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время  между 14⁰⁰ и 16⁰⁰. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен  заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит во-первых сократить время на изложение темы разговора, во-вторых позволит руководителю подготовиться к предстоящей беседе и в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора. 

Все приемы посетителей  можно разделить на: официальные  и не официальные.

Официальные приемы можно проводить:

       за столом для конференций,  совещаний (см. рис. № 1). Это  поставит руководителя и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но руководитель хочет лучше наладить  межличностный контакт;

       за рабочим столом. За рабочим  столом лучше всего вообще  не принимать посетителей, т.к.  на нем могут находиться важные  документы, которые может увидеть  посетитель и по ряду другим  причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда руководитель сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы не критикуя работник понял свою вину.

Не официальные  приемы лучше проводить в “зоне отдыха” (см. рис. №1). Удобно расположившись на диване или в кресле руководителю и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший  с личной и интимной беседой к руководителю, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

Для того, чтобы  ограничить время затрачиваемое  на беседу (а значит сэкономить время  руководителя), необходимо, как уже  отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения  беседы руководитель должен:

       уметь активно слушать. То есть  в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли. Это, например, можно сделать путем высказываний типа: да-да, конечно, безусловно и других;

       уметь понять собеседника. Причем  “понять не значит принять”. Если руководитель может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;

       уметь направить разговор в  нужное русло.

       стараться говорить на уровне  собеседника и другое.

2. Посещение рабочих мест.

 

Посещение рабочих  мест (в большинстве случаев рабочих) позволяет: наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии. Также при посещении рабочих мест рабочие могут высказать руководителю свои пожелания или возможные варианты решения проблем.