Основные понятия деловой беседы

Министерство культуры Российской Федерации

Федеральное государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Хабаровский  государственный институт искусств и культуры» 
 
 

Контрольная  работа

по дисциплине « Теория и практика социально- культурного

менеджмента»  
 
 

                         Выполнил:

                                          Кожаева Юлия Владимировна

                                   студентка  331 группы

                                         Проверил: Тихонова Е.А. 
 
 
 
 
 

Хабаровск

2011 г.

      Содержание

Введение………………………………………………………………..….…4 стр.

1. Понятие деловой беседы ………………………………………….….… 6 стр.
2. Виды деловых бесед ……………………………………………….…… 8 стр.
3. Этапы деловой беседы …………………………………………………. 8 стр.

Заключение………………………………………………………………… 18 стр.

Список  литературы………………………………………………………... 19 стр.

 

      Введение

      Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

      Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

      В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней  мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

      Актуальность. На сегодняшний день практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой.

      Деловая беседа является «генератором», движущей силой бизнеса. Почти все дела начинаются, осуществляются и завершаются  при помощи различных деловых бесед. Их значение для деятельности человека можно сравнить со значением речи для всего человечества и его развития.

      Деловая беседа – система целесообразно  подобранных мыслей и слов, посредством  которых один или несколько собеседников хотят оказать определенное влияние  на другого собеседника  или на группу собеседников в целях изменения  существующей деловой ситуации, то есть с целью создания новой деловой ситуации или нового делового отношения.

      Беседа  является благоприятной и часто  единственной возможностью убедить  собеседника в обоснованности вашей  позиции с тем , чтобы он согласился ней.

      Цель  реферата: охарактеризовать деловую беседу как вид коммуникативного взаимодействия.

      Задачи:

1. рассмотреть понятие деловой беседы;
2. познакомиться с видами беловых бесед;
3. изучить этапы деловой беседы.

 

       1. Понятие деловой беседы.

      Понятие "деловая беседа" весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

      Под деловой беседой понимают речевое  общение между собеседниками, которые  имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

      Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить  собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

      К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителями соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

      В сравнении с другими видами речевой  коммуникации деловая беседа обладает преимуществами:

      1) быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей;

      2) повышение компетентности руководителя  благодаря учету, критической  проверке и оценке мнений, предложений,  идей, возражений и критических  замечаний, высказанных в беседе;

      3) возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

      При проведении деловых бесед желательно следовать сформулированным правилам:

      1) четко определять цели своего сообщения;

      2) делать сообщение понятным и  доступным для восприятия разными  группами работников, находить конкретные  иллюстрации общих понятий, развивать  общую идею, используя яркие примеры; 

      3) делать сообщения по возможности  краткими и сжатыми, отказываться от изменений информации, привлекать внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно;

      4) в разговоре с сотрудниками  следовать правилам активного  слушания, демонстрировать им сигналы  вашего понимания и готовности  к совместным действиям.

      В то же время деловую беседу  как непосредственное взаимодействие  двух её участников нужно строить  на основе следующих важных  принципов:   1)сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;

      2) рациональная организация процесса  беседы, что, прежде всего, означает  краткое изложение собеседниками  содержания информации по обсуждаемой  теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняет усвоение самого существенного;

      3) простота, образность, четкость языка  как условие доходчивости информации  до собеседника 
 
 

      2. Виды деловых бесед

      1. Беседа при приёме на работу  носит характер «приёмного» интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу.

      2. Беседа при увольнении с работы  имеет две разновидности: ситуацию  незапланированного, добровольного  ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять или сокращать.

      3. Проблемные и дисциплинарные  беседы, вызваны к жизни либо  возникновение сбоев в деятельности  сотрудника и необходимостью  критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины. В процессе подготовки проблемной  беседы руководитель должен заранее ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах решения проблемы, стремясь к тому, чтобы в ходе беседы подчиненный принял позицию руководства. При этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы в форме «разноса» и провести её с конструктивными результатами. Для этого следует:1)получить необходимые сведения о сотруднике и его работе; 2) построить беседу, соблюдая следующую очередность в сообщении информации: сообщение, содержащее положительную информацию о деятельности сотрудника; сообщение критического характера; сообщение похвально-поучительного характера; 3)быть конкретным и избегать неясностей (например таких оборотов как: «Вы сделали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания»); 4)критиковать выполнение задания, а не личность. 

3 . Этапы деловой беседы

      Основными этапами деловой беседы являются:

1. начало беседы;
2. информирование партнеров;
3. аргументирование выдвигаемых положений;
4. принятие решения;
5. завершение беседы. 

      Максимальную  трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они хотят получить. Но практически всегда появляется "внутренний тормоз", когда речь идет о начале беседы.

      Некоторые считают, что начало беседы, определяют обстоятельства, другие, — что начинать беседу необходимо с конкретного  вопроса, третьи попросту не задумываются над этим. И лишь некоторые понимают и задумываются над этой проблемой, осознавая ее важность. Образно говоря, этот процесс можно сравнить с настройкой инструментов перед концертом. В любом случае на этом этапе беседы нужно выработать правильное и корректное отношение к собеседнику. Ведь начало беседы — это своеобразный мостик между нами и собеседником.

      На  первой фазе беседы ставяться следующие задачи:

1. установить контакт с собеседником;
2. создать благоприятную атмосферу для беседы;
3. привлечь внимание к теме разговора;
4. пробудить интерес собеседника.

      Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию и т.д.). Причина заключается в том, что первые фразы беседы оказываются слишком незначительными. Не следует своими первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время с точки зрения психологии это промах.

      Существует  множество способов начать беседу, но практика выработала ряд "правильных дебютов". Вот некоторые из них.

      1. Метод снятия напряженности позволяет  установить тесный контакт с  собеседником. Достаточно сказать  несколько теплых слов — и  вы этого легко добьетесь. Нужно  только задаться вопросом: как  бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.

      2. Метод "зацепки" позволяет  кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

      3. Метод прямого подхода означает  непосредственный переход к делу  без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является "холодным" и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.

      Основное  правило начала беседы заключается в том, что беседа должна начинаться с так называемого "вы-подхода". "Вы-подход" — это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: "Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?"; "Как бы мы реагировали на его месте?". Это уже первые шаги в направлении "вы-подхода". Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.