Основные функции управления: их характеристика

Таким образом, организация – это вторая функция управления. Из всего множества значений термина “организация” в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

– организация – это структура системы в виде взаимоотношений, прав, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;

– организация – это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации. [7, с. 249]

Функция мотивации.

Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив поведения.

Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей – интересы людей – мотивы деятельности – действия людей.

В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность в формировании карьеры. Можно сказать, что мотивы, побуждающие человека к активной, производительной, творческой работе, многогранны, как многогранен сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.

Мотивационный подход к поведенческой деятельности является центральной функцией менеджмента. Менеджер воздействует на другого человека через его реальные цели, жизненные установки и ожидания, создавая эффективную мотивацию производственной деятельности работника. В качестве примера можно указать особенности мотивации разных категорий самих управленцев. Мотивация специалистов – ориентация на профессиональный рост, накопление знаний; они предпочитают, чтобы их оценивали профессионалы.

Мотивация через потребности отражает процесс их возвышения от простых(пища, жилище, безопасность) до сложных (самоутверждение, самосовершенствование, самоуправление). Если мотивация основана на удовлетворении высших потребностей, то такой человек склонен к самоуправлению. Для удовлетворения высших потребностей предварительно должны быть удовлетворены первичные потребности, и необходима высокая производственная и управленческая культура.

Стимулирование – основная функция, связанная с процессом активизации деятельности людей и коллективов путем использования стимулов, рычагов и способов формирования интересов и мотивов деятельности. Отсюда следует, что функция стимулирования основывается на процессах мотивации, преобразуя их в стимулы, воздействующие на поведение и деятельность преимущественно коллективов и фирм.

Наиболее действенно в настоящее время экономическое стимулирование работников. Самый чувствительный стимул, применяемый к работнику – размер заработной платы и своевременность ее выплаты. Размер заработной платы сопоставляется с прожиточным минимумом с учетом цен на формирование потребительской корзины и другими показателями и служит критерием уровня жизни населения. О недейственности экономических стимулов в период спада производства и кризиса, переживаемого экономикой России на стадии реформирования, свидетельствует значительный разрыв в доходах (в 36 раз) между богатыми и бедными.

Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники – всего лишь ресурсы, активы, которыми должны заставить эффективно работать.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цель организации своими целями.

Стремление человека реализовать себя в своем деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду –высокими, значит мотивировать сотрудников – это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

- во-первых, установить набор  критериев (принципов), которые наиболее  сильно влияют на поведение  сотрудника. Данные критерии, сведенные  воедино, формируют личную философию, которая представляет собой основополагающее  поведение. Разработав личную философию, менеджеры могут создать такую  рабочую среду окружения, которая  будет способствовать мотивации  сотрудников. Данная окружающая  среда, или организационный климат, окажет существенное влияние  на отношение к делу работников, воздействует на сотрудников, которые  значительно легче и менее  болезненно воспринимают правила  и регламент организации;

- во-вторых, создать атмосферу, благоприятную для мотивации  рабочих;

- в-третьих, активно общаться  со своими сотрудниками, поскольку, для того чтобы работник был  полностью мотивирован и работал  с полной отдачей, он должен  четко представлять себе и  понимать, чего от него ждут. Это  важно не только потому, что  сотрудники знают об ожиданиях  своих менеджеров, но им нужно  говорить и о том, как они  выполняют свою работу. Прямое  общение с руководителем свидетельствует  о его доступности в одинаковой  мере для всех работников. Обратная  связь обеспечивает крепкую основу  для мотивации. [1, С. 256]

Функция контроля.

Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, – это контроль.

Контроль, как правил, ассоциируется с властью, командованием, “поймать”, “улучшить”, “схватить”. Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля.

В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Некоторые организации создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами идеятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот, кто имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.

Окончательная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента.

Различают следующие виды контроля.

1. Предварительный контроль. Он осуществляется до фактического  начала работ. Основным средством  осуществления предварительного  контроля является реализация  определенных правил, процедур и  линий поведения. В процессе предварительного  контроля можно выявить и предвидеть  отклонения от стандартов в  различные моменты. Он имеет разновидности: диагностический и терапевтический. Диагностический контроль включает  такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы  и т.п., указывающие на то, что  в организации что-то не в  порядке. Терапевтический контроль  позволяет не только выявить  отклонения от нормативов, но  и принять исправительные меры.

2. Текущий контроль. Он  осуществляется в ходе проведения  работ. Чаще всего его объект  – сотрудники, а сам он является  прерогативой их непосредственного  начальника. Он позволяет исключить  отклонения от намеченных планов  и инструкций. Для того, чтобы осуществить текущий контроль, аппарату управления необходима обратная связь. Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями для достижения этих целей.

3. Заключительный контроль. Цель такого контроля – помочь  предотвратить ошибки в будущем. В рамках заключительного контроля  обратная связь используется  после того, какработа выполнена (при текущем – в процессе ее выполнения). Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

Контроль хотя и важен, но может быть весьма дорогостоящим. Поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и поведении контроля следует учитывать ряд факторов и дать ответ на следующие вопросы:

- понимают ли сотрудники  цели организации?

- спроектирована ли система  контроля так, чтобы обеспечить  существенные, а не тривиальные  измерения?

- представляет ли действующая  система контроля менеджерам  информацию, на основе которой  можно действовать в разумных  временных рамках?

Несомненно, что в будущих контрольных системах будут использованы новые приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.

Функция контроля не является конечным пунктом всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, т.к. каждая управленческая функция движима другой. Возникает своего рода постепенное круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление функций планирования и контроля, а более низкого уровня больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров на всех уровнях оценивают по двум основным критериям: результативности (т.е. возможности достичь желаемого результата) и эффективности (возможности достичь результата с наименьшими затратами). [7, С. 265]

Функция координации.

Координация –совместное приведение в порядок, упорядочение действий разных частей управляемой системы. Координировать в менеджменте – значит, прежде всего, согласовывать все операции на предприятии таким образом, чтобы облегчить их функционирование и успех, придать материальному и социальному организму каждого подразделения надлежащие пропорции, четко выверить все по времени, надежно все застраховать. Главная задача координации – обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей между ними.

Обеспечивая взаимосвязь всех функций менеджмента, координация способствует бесперебойной работе предприятия. Для выполнения этой функции могут использоваться различные формы: отчеты, аналитические материалы, совещания и т.д. Но при всем многообразии основу координации составляет обмен информацией. Большую часть своего времени менеджеры тратят на коммуникации. Содержание коммуникаций зависит от координируемых процессов. С помощью различных форм связи обеспечивается единство и согласованность всех стадий процесса управления. В условиях расширения самостоятельности и ответственности руководителей всех уровней повышается значение неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры.

Координация синхронизирует не только текущую деятельность организации, но позволяет осуществлять согласованные действия по ее изменению, адаптации к меняющимся требованиям рынка. Это имеет особое значение в современных условиях, когда приспособляемость к внешней среде становится одним из основных факторов развития. [4, С. 114]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

В данной работе были рассмотрены важнейшие функции менеджмента, такие как планирование, организация, мотивация, контроль и координация, раскрыты их сущностные характеристики, а также их значимость для современного менеджмента. Важная особенность функций менеджмента заключается в высокой степени адаптивности к внешним и внутренним изменениям. Это означает, что система средств воздействия и взаимодействия по каждой функции должна обладать гибкостью и обеспечивать наименьшие потери при изменении социально-экономических и организационно-технических факторов. В связи с тем, что менеджмент, как наука, постоянно, по мере развития общества, развивается, возникла необходимость в выделении в отдельную группу дополняющих функций менеджмента, например процессных функций, функций развития, функций управления системами, функций профессионализации менеджмента. Также, в данной работе, были представлены и другие, с точки зрения различных ученых, подходы к классификации функций, выявлены взаимосвязи между ними и основными функциями управлениями.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.

1. Бубенников А.Н. Пути развития менеджмента в России. г. Москва, 2009,- 363с.

2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: г. Москва, изд-во Гардарики, 2011. – 528 с.

3. Гришанков Д.Э. 7 нот менеджмента. Лучшая практика управления. г. Москва, изд-во ЗАО «Эксперт РА», 2012. – 340 с.

4. Данилин Г.Д. Мировой рынок: конкуренция или сотрудничество. г. Москва. – 1993.- 114-122 с.