Основные функции менеджмента: контроль

Помимо  этого важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффективного контроля — это система, которая  дает нужную информацию нужным людям  до того, как разовьется кризис.  

Гибкость  контроля  

Если  нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к  происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе контроля. Так, например, фирма, производящая 100 различных товаров, должна использовать методы контроля запасов с тем, чтобы контролировать любое относительно большое увеличение или уменьшение количества товаров, а также количество каждого из них, имеющегося в данный момент времени. Без достаточной (и весьма значительной) степени гибкости система контроля будет не действенна в тех ситуациях, для которых она предназначалась. Так, например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, скажем, необходимостью адаптации к недавно принятому новому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля фирмы, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки.  

Простота  контроля  

Как правило, наиболее эффективный контроль —  это простейший контроль с точки  зрения тех целей, для которых  он предназначен.

Простейшие  методы контроля требуют меньших  усилий и более экономичны. Но самое  важное состоит в том, что, если система  контроля слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней не понимают и не поддерживают ее, — такая система контроля не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

Существует  много примеров организаций, затративших  большие средства на разработку изощренных методов контроля, которые, однако, никогда не применялись, потому что  были чересчур сложны для людей, призванных их применять. В шестидесятые годы, например, почти все важнейшие  нью-йоркские банки постарались  расширить возможности своих  систем контроля. В результате появилось  море толстенных томов, содержавших  сложнейшую информацию обо всем на свете. Все банки, кроме одного, вынуждены были отказаться от новых подходов к контролю просто потому, что их персонал совершенно запутался в этой информации.

Менеджер  того единственного банка, который  разработал вполне применимую систему  контроля, был ни умнее и ни энергичнее других. Его подход, однако, выгодно  отличался хорошим пониманием тех  факторов, которые делают контроль и распространение информации эффективными. Секрет этого менеджера состоял  в том, что он вначале проверял все разработанные инструкции на своих дочерях-подростках. Если девочки, которые ничего не смыслили в банковском деле, понимали описанную им процедуру, то менеджер мог быть уверен, что  и банковские служащие поймут ее наверняка.   

Экономичность контроля  

Очень редко стремятся достичь при  помощи контроля полного совершенства в работе организации, поскольку  прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших  затрат усилий и средств. Так, например, количество отгрузок продукции, получаемых какой-либо обычной фирмой, почти  наверняка не очень велико. И поэтому, если только груз не очень ценный или  если его достаточно легко подсчитать, лучше оприходовать всю поставку в целом и примириться с  возможными хищениями, чем проверять  содержание каждого ящика — это  будет стоить очень дорого.

Никогда не следует забывать, что все затраты, совершаемые организацией, должны приводить  к увеличению ее преимуществ и  доходов. Затраты средств должны приближать организацию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные  затраты на систему контроля превосходят  создаваемые ею преимущества, организации  лучше не использовать эту систему  контроля вообще или же ввести менее  тщательный контроль. Вообще, поскольку  в контроле скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые  могли бы быть затрачены на решение  других задач, то для того, чтобы  контроль был экономически оправдан, отношение затрат к возможной  прибыли у него должно быть довольно низким.

Конечно, для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли  для системы контроля, необходимо рассматривать как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные. Так, например, для большинства ресторанов бессмысленно контролировать стоимость  каждого блюда в меню с точностью  до одного цента. Для сети ресторанов «МакДональд» подобный контроль может обернуться многими миллионами долларов прибыли, поскольку один цент — это заметная доля стоимости блюда в ресторанах, да к тому же умножаемая на многие миллиарды проданных порций.

Если  и существует какое-либо твердое  правило контроля, то оно, прежде всего, состоит в том, что любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения

целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом  потери контроля.

10.1. Понятие и виды  контроля

Контроль - процесс  определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Предметом контроля может быть не только исполнительская  деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким  образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 39).

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Рис. 39. Основные концепции контроля

Контроль можно  также классифицировать: 
- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний); 
- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону); 
- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами); 
- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).  

Виды и  формы контроля

В широком  смысле контроль означает проверку чего-либо. В обучении контроль является важнейшей  составной частью, поскольку он помогает и преподавателю и самому студенту определить качество усвоения пройденного  за определенный период времени материала, выявить успехи и пробелы в  учении.

В высшем учебном  заведении основными видами конт- роля за учебной деятельностью студентов являются текущий, периодический и итоговый контроль.

Текущий контроль осуществляется преподавателем в ходе повседневной учебной работы в основном на семинарах, лабораторных и практических занятиях. Этот вид контроля имеет большое значение, так как стимулирует студентов к систематической работе, регулярному выполнению заданий.

Текущий контроль проводится с помощью систематического и планомерного наблюдения преподавателя  за работой студенческой группы в  целом и каждого студента в  отдельности, проверки знаний, умений и навыков, приобретаемых студентами в ходе изучения нового материала, его  повторения, закрепления и практического  применения.

Наряду с  наблюдением широко применяются устные, письменные и практические формы контроля. К формам устного контроля относятся: устный опрос, ответы на вопросы на семинарских занятиях, выступление с докладом, защита рефератов др.

Большим достоинством письменного контроля является то, что он позволяет за короткий период времени выявить уровень знаний студентов всей группы или курса. Основными формами письменного  контроля являются: диктант, тест, контрольная  работа, творческое сочинение, решение  различ- ных задач и др.

Практический  контроль направлен на проверку умений и навыков, приобретенных студентами. Основными его формами являются: решение "экспериментальных задач  по математике, техническим и естественнонаучным дисциплинам, постановка и проведение несложных опытов, наблюдений, сдача  спортивных нормативов и др.

Периодический и итоговый контроль

Периодический контроль (промежуточная аттестация) проводится, как правило, один раз в два месяца, обычно после изучения логически законченной части, раздела дисциплины с учетом данных текущего контроля. Он состоит в проверке учебной деятельности студентов по освоению сравнительно большого объема материала.

Итоговый  контроль осуществляется в конце каждого семестра с обязательным учетом результатов текущего и периодического контроля и проводится в форме зачетов и экзаменов. Зачет служит формой проверки успешного выполнения студетами лабораторных и практических работ, усвоения учебного материала семинарских занятий, учебных заданий практики, а также выполнении курсовой работы.

Зачеты проводятся во время зачетной недели, как правило, перед началом экзаменационной  сессии. Зачеты принимаются преподавателями, руководившими практическими занятиями  группы или читавшими лекции по данному  курсу. Зачеты предполагают устные, письменные или практические формы контроля.

По гуманитарным наукам зачеты проводятся обычно путем  устного опроса студентов. Преподавателю  предоставляется право поставить  зачет без выполнения процедуры  опроса только тем студентам, которые  активно участвовали в семинарских  занятиях на протяжении всего семестра. Зачеты по практике выставляются преподавателем на основе представленных отчетов, составляемых студентами в соответствии с утвержденной программой практики, Зачеты по курсовым работам проставляются на основе результатов их защиты студентами.

Результаты  сдачи зачетов обычно оцениваются  отметкой «зачтено», однако иногда проводятся зачеты с дифференцированными оценками «отлично», «хорошо», «удовлетворительно». Дифференцированные зачеты проставляются, как правило, по курсовым работам, практике, а также по некоторым дисциплинам.

При условии сдачи  всех зачетов, предусмотренных учебным  планом, студенты допускаются до экзаменационной  сессии, где им предстоит сдавать  курсовые и экзамены.

Введение  
Целью данной работы является анализ контроля как одной из основных функций менеджмента, причем особое внимание будет уделено рассмотрению характеристик эффективного контроля и его реализации.  
В организации менеджмент обеспечивает связанность процессов между собой. Менеджмент имеет несколько функций, таких, как планирование, организация, регулирование, учет, среди которых контроль занимает не последнее место. На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления.  
Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм.  
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью, вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.  
Равно важной является и положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность, достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.  
Тем не менее, многие менеджеры на практике пренебрегают функцией контроля, что, несомненно, снижает эффективность всей системы управления предприятием или организацией, делает достижение поставленных целей затруднительным. Особенно опасно недооценивать значимость контроля в современных российских условиях.  
 
1. Необходимость контроля в менеджменте  
 
Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.  
Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация функционировала успешно.  
Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.  
Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда нужно вносить радикальные изменения в деятельности организации.  
Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.  
Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля.