Организация управления малым предприятием

       Руководитель:

       - обеспечивает соблюдение действующего законодательства в деятельности предприятия, активно использует правовые средства для совершенствования управления, укрепление договорной дисциплины, финансового положения предприятия;

       - обеспечивает выполнение лицензионных, сертификационных и экологических требований для гарантирования непрерывности деятельности предприятия;

       - обеспечивает достоверность бухгалтерского учета в предприятии, своевременное представление отчетности в соответствующие органы;

       - обеспечивает своевременное выполнение всех обязанностей предприятия перед государством, установленных законодательством;

       - обеспечивает обязательное проведение юридической экспертизы договоров, заключаемых предприятием с юридическими и физическими лицами;

       - разрабатывает и реализовывает кадровую политику предприятия, принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, по надлежащему использованию потенциала знаний и опыта работников, по повышению уровня их квалификации;

       - обеспечивает выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, действующих на предприятии инструкций и правил, а также условий трудовых договоров; в случае совершения работниками предприятия дисциплинарных и иных проступков привлекает их к ответственности в установленном порядке;

       - обеспечивает соблюдение нормативных требований по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности на предприятии;

       - определяет состав и объем сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, определяет порядок ее защиты, обеспечивает ее сохранение; при заключении трудовых договоров с работниками предприятия устанавливает для каждого работника состав и объем сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну предприятия;

       - отслеживает с привлечением специалистов ситуацию на рынках сбыта, изучает тактику, стратегию, экономическое положение и тенденции развития конкурирующих компаний;

       - анализирует с привлечением специалистов рынок аналогичных товаров, определяет потенциал рынка, разрабатывает методы продвижения товаров предприятия;

       - осуществляет необходимые деловые, имиджевые контакты с деловыми кругами и административными учреждениями;

       - заключает договора с производителями  систем безопасности на прямую  поставку;

       - повышает собственную квалификацию;

       - исполняет функции финансового директора;

       - организует разработку, корректировку и контроль эффективности функциональной структуры предприятия;

       - организует подбор и расстановку управленческих кадров;

       - организует разработку, корректировку и контроль эффективности кадровой политики и системы оплаты труда;

       - организует разработку, корректировку и контроль эффективности финансовой политики;

       - организует разработку, корректировку и контроль эффективности торговой, сервисной и гарантийной политики;

       - организует разработку и контроль эффективности планов внедрения инжиниринговых, логистических и других методов совершенствования организации бизнес-процессов;

       - организует внедрения современных компьютерных технологий в управленческую и производственную деятельность;

       - организует эффективное планирование деятельности предприятия;

       - утверждает и контролирует бюджет всех подразделений;

       - организует разработку и корректировку должностных инструкций для персонала; оценку деятельности управленческого персонала;

       - организует разработку и контроль исполнения планов повышения рентабельности;

       - организует разработку и контроль исполнения программ развития предприятия;

       - решает вопросы кредитования крупных клиентов;

       - утверждает должностные и нормативно-технические инструкции, инструкции по вопросам техники безопасности, противопожарной безопасности и т. п.;

       - обеспечивает собеседование с желающими поступить на работу;

       - обеспечивает продвижение по службе квалифицированных и достойных служащих.

       Бухгалтер:

- контролирует  правильность расчетов с поставщиками  и заказчиками;

       - контролирует наличие и движение  материальных ценностей и денежных средств;

       - подготавливает и проводит инвентаризацию;

       - составляет и представляет в  Налоговый орган по месту регистрации организации бухгалтерскую отчетность. 

       Отдел планирования и сбыта:

       1. Организация и  ведение продаж  продукции Фирмы:

         - поиск потенциальных  клиентов;

         - ведение коммерческих  переговоров с клиентами в  интересах Фирмы;

         - оперативное реагирование  на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения руководителя фирмы;

         - выяснение потребностей  клиентов в продукции, реализуемой  Фирмой, и согласование заказа  с клиентом в соответствие  с его потребностями и наличием  ассортимента на складском комплексе Фирмы;

         - мотивация клиентов  на работу с Фирмой, в соответствии  с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

       2. Планирование и аналитическая работа:

         - составление ежемесячного  плана продаж;

         - анализ статистических  данных продаж и отгрузок клиентам Фирмы;

         - предоставление  отчетов по итогам работы в  соответствии с регламентом работы  отдела и Фирмы.

       3. Обеспечение продаж:

         - прием и обработка  заказов клиентов, оформление необходимых  документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов Фирмы;

         - осуществление информационной поддержки клиентов;

         - информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;

         - окончательное согласование  с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;

         - участие в разработке  и реализации проектов связанных  с деятельностью оптовых продаж;

         - взаимодействие  с подразделениями Фирмы с  целью выполнения возложенных  задач;

         - участие в рабочих  совещаниях;

         - ведение рабочей и отчетной документации.

         - поддержание в  актуальном состоянии данных  о клиенте в информационной  системе.

       4. Контрольная:

         - контроль отгрузок  продукции клиентам;

         - контроль финансовой  дисциплины клиента и предупреждение о сроках оплаты.

       Отдел снабжения:

       - обеспечивает производственный  отдел оборудованием;

       - через отдел сбыта реализует  поставку оборудования заказчикам;

       - составляют договора на поставку  оборудования от производителя.

       Производственный  отдел:

       - создает проектные схемы;

       - производить монтаж и установку оборудования;

       - обеспечивает программирование  и подключение систем оборудования.

       Сервисный отдел:

       - обслуживает и осуществляет текущий ремонт системы охранно-пожарной сигнализации‚ видеонаблюдения‚ контроля доступа.

     Анализ  структуры управления предприятия представлен в таблице 2.1.

     Таким образом, функции подразделений  предприятия и их иерархическая подчиненность закреплены в соответствующих нормативных документах (приказах и положениях) по предприятию. Права и обязанности отдельных сотрудников закреплены в должностных инструкциях и трудовых договорах. К недостаткам действующей структуры относятся: 1) отсутствие одела кадров; 2) отсутствие отдела маркетинга. Функции по ведению кадрового учета возложены на бухгалтерию. Вопросами сбора маркетинговой информации, разработки и подготовки рекламных материалов занимаются сотрудники отдела планирования и сбыта. Приоритеты маркетинговой политики, рекламной стратегии разрабатывают генеральный директор и начальник отдела планирования и сбыта. 
 

Таблица 2.1 Анализ структуры управления агентства

 

     Анализ  обеспеченности трудовыми ресурсами  предприятия ООО «ОМЕГА» представлен в таблице 2.2.

     Анализ  данных таблицы позволяет сделать вывод о том, что численность персонала организации имела тенденцию роста на протяжении всего рассматриваемого периода. За 2009 год численность персонала возросла на 27 %. Наиболее существенно возросла численность обслуживающего персонала на 50%, специалистов систем безопасности на 40% . Увеличение численности персонала связано с расширение деятельности предприятия, с увеличением объема реализации услуг. Вместе с тем сопоставление фактических данных с плановыми данными выявило недостаток специалистов производственного отдела (1 человек) и обслуживающего персонала (1 человек). На практике это приводит к увеличению нагрузки на персонал, выполнению дополнительных обязанностей не соответствующих должностным инструкциям и увеличению продолжительности рабочего времени.