Организация участия в выставке

Для разработки дизайна рекламной продукции  с последующей печатью привлекается фирма ООО «М-20». 

Отчетность.

По прохождении начального этапа и заключительного ответственные лица должны представить отчет не позднее чем через 10 дней.

Окончательный отчет должен быть представлен не позднее чем через 14 дней после  завершения выставки. 
 

6. Временные рамки

Оптимальный срок начала подготовки к участию в выставке - не менее чем за два месяца до ее открытия. Начав подготовку заранее, можно выбрать наилучшее место в павильоне, тщательно продумать дизайн стенда и раздаточные материалы, рекламную кампанию. К сожалению, это не всегда возможно. И так средняя продолжительность подготовительных работ два с лишним месяца. Время проведения самой выставки пять дней, включая демонтаж оборудования. 

7.1. Результаты реализации

В итоге реализации проекта должны будут достигнуты следующие результаты:

- Собрана вся  информация о ситуации на рынке, проанализирована. На основании чего должна быть определена позиция  ООО «Гран При» на этом рынке.

- Заключены перспективные  контракты

- Улучшен имидж  компании 

- Расширена клиентская  база

- Собрана информация  о качестве продукции

- Собрана информация  о конкурентах, выявлены положительные  факторы у конкурентов

- Увеличено число  деловых связей 

7. 2 Оценка результатов

Отчет по каждому  заходу посетителя на стенд должен оформляться непосредственно на стенде. Результаты анализа собранных данных впоследствии сравниваются с поставленными целями. Эти отчеты используются и для поствыставочных мероприятий.

Оценка эффективности  участия, в соответствии с предварительно поставленными целями, основывается на двух типах критериев:

• Количественные критерии: количество посетителей на стенде, количество контактов (учитываются имеющиеся или новые клиенты), количество договоров о продаже, подписанных во время выставки, количество информационных материалов, переданных посетителям.
• Качественные критерии: их сложнее оценить, поскольку сюда входит полученная в ходе общения с посетителями информация, качество этого общения, интерес посетителя к представленным продуктам и услугам, их мнение о стенде и представленной информации, собранная информация о конкурентах и новые каналы распространения или потенциальные новые деловые партнеры.

Участие в выставках  имеет экономический и неэкономический  эффект, которые необходимо учитывать  при оценке эффективности участия.

Методы оценки неэкономического (психографического) эффекта:

• Исследование (например, опросы посетителей и персонала стенда)
• Анализ материалов, вышедших в СМИ
• Оценка контактов с посетителями-специалистами

Методы оценки экономического эффекта:

• Анализ бюджета (сопоставление расходов и доходов)
• Объем продаж
• Количество посетителей
• Анализ основных показателей
• Затраты на 1 квадратный метр (= общие затраты / площадь стенда)
• Затраты на 1 посетителя (= общие затраты / количество посетителей стенда)
• Затраты на 1 контакт с посетителем-специалистом (= общие затраты / количество контактов с посетителями-специалистами)
• Продолжительность пребывания посетителя на стенде (=общее время переговоров / количество переговоров)
• Критическое количество контактов (= общие расходы / стоимость контакта на 1 представителя службы продаж)

Организационно-техническая  оценка работы

Обычно  требуется оценить  правильность и эффективность:

• подготовки и реализации маркетингового плана подготовки к выставке;
• рекламной кампании;
• решений по выбору стенда (размеры, место расположения, дизайн, конструкции, застройщик);
• организации работы на стенде, в частности:
• количества менеджеров разных направлений, технических сотрудников, собственного и нанятого персонала;
• уровня профессионализма персонала, его загрузки и выбранной схемы работ;
• организации собственных мероприятий (конференций, презентаций);
• проведения маркетинговых исследований: изучения рынка и деятельности конкурентов, опросов потребителей и пр.

Оценку результатов  производит ответственный за проект- начальник отдела материально-технического снабжения.

7.3. Требования к утверждению

Утверждение результатов проекта производится генеральным директором компании ООО «Гран При» в соответствии с требованиями, предъявляемыми к приему отчетной документации.

8. Риски и пути их минимизации

Негативные  стороны участия в выставке

1. Высокая стоимость  выставочной площади.
2. Приходится перемещать торговый персонал с их прежних территорий.
3. Большие торговые показы часто хаотичны, переполнены и беспорядочны.
4. Проблемы трудовых отношений затрудняют участие в выставке (изменение условий труда).
5. На выставке много случайных зрителей, зевак, которые не собираются ничего покупать.

      6. Возможна утечка информации о продукте, технологиях к конкурентам

Риски первого приоритета

Наиболее характерные для данного этапа риски:

-Риск несовпадения темы выставки и целей экспонента

-Недостаточная известность и «доступность» места проведения выставки.

-Риск недополучения внимания целевой аудитории в силу присутствия на выставке фирм-лидеров.

-Риск неполного анализа количественного и качественного состава посетителей

-Недостаточная информация об условиях участия в выставке

-Неудачное время проведения выставки

-Риск переноса сроков выставки.

Риски второго приоритета

-Риск недостаточного изучения и определения целевой группы

-Риск неправильного установления целей рекламной кампании

-Риск недостаточной/избыточной рекламы.

-Риск отклонения фактической стоимости выполненных работ от плановой

-Риск неправильного описания этапов выставочных работ, требований к ним и их взаимосвязям

-Риск неправильной оценки продолжительности работ (детализация этапов)

-Риск невыдерживания сроков этапов (длительность этапа)

-Риск неправильного определения стоимости каждого этапа проекта (бюджет этапа)

-Риск несоблюдения сроков выполнения контрагентами текущих договорных обязательств

-Риск выплаты надбавок за срочность выполнения работ

Риски третьего приоритета

-Риск неправильного определения целей и стандартов выполнения работы проекта

-Недостаточная квалификация персонала.

-Риск неверного определения численности персонала

-Отсутствие выставочного опыта.

-Неготовность персонала к выполнению поставленных задач.

-Риск неэффективного расположение стенда и экспонатов.

-Риск неверного определения размеров выставочного стенда.

-Риск неверного выбора типа стенда.

-Риск неправильного оформления и освещения

Пути  снижения рисков

1. Дополнительная информация

Важную роль в снижении рисков выставочного проекта  играет приобретение дополнительной информации, поскольку этот процесс предполагает получение, переработку и практическое использование разного рода информации. Как показывает практика, решение об участии в выставке принимается в условиях, когда результаты не определены и информация ограничена. Отсутствие полной информации является одним из существенных факторов риска, и принятие решений в условиях неполной информации служит источником дополнительных финансовых и других потерь, следовательно, недополучения прибыли. Следовательно, цель приобретения дополнительной информации – уточнение некоторых параметров проекта, повышение уровня надежности и достоверности исходной информации, что позволяет снизить вероятность принятия неэффективного решения. В рамках успешного управления рисками выставочного проекта информация о рисках выставочной деятельности может поступить от одних участников проекта к другим в форме наиболее вероятных оценок проектных параметров. Полезно посмотреть на выбранную выставку и в качестве посетителя, чтобы получить непосредственное впечатление, например в случае опоздания подачи заявки на участие или неуверенности в целесообразности участия. В этом случае можно увидеть и познать на опыте, как представлены участники и, соответственно, конкуренты (размер стенда, затраты на оформление стенда, показ товара) и как ведут себя посетители (наплывы в определенные дни, продолжительность пребывания на стендах). Можно также узнать, есть ли уже на выставке те, кто предлагает схожую продукцию, и какие аргументы приводят они посетителям. Затраты в любом случае будут ниже, чем те деньги, которые пришлось бы заплатить за участие, приняв хотя бы одно неправильное решение. Следовательно, чем полнее информация, тем больше предпосылок сделать свое участие более эффективным и снизить риск.

2. Диверсификация как метод снижения риска

Диверсификация  – процесс распределения риска  между участниками проекта. Любая  компания может рассматриваться  как совокупность некоторых активов (материальных и финансовых), находящихся в определенном сочетании.

Самостоятельное участие подразумевает использование  экспонентом индивидуального стенда по собственной инициативе и под свою ответственность и означает, что экспонент принимает на себя все организационные заботы и соответствующие им риски. Безусловно, индивидуальное участие в выставке дает самые большие шансы для успешной презентации. Но в некоторых случаях, например, для «первого выступления» на арене выставки, можно выбрать и другие формы участия, причем они освободят новичка от многих организационных хлопот.

Участие в качестве субэкспонента, как правило, знакомит компанию с практикой выставочного дела. При этом выставляемые субэкспонентом товары должны соответствовать номенклатуре товаров экспонента. Данные о субэкспонентах точно так же, как и об экспоненте, могут быть внесены в каталог. Участие в составе экспозиции павильона своей страны, как правило, обусловлено низкой стоимостью такого участия и освобождением от трудоемких и требующих времени подготовительных работ. Основная доля затрат на рекламу, организационные расходы и т.д. ложатся на экспонента, тогда как субэкспонент лишь встраивается в общую идею экспозиции.

Групповой стенд  нескольких равноправных компаний может рассматриваться как наиболее приемлемая для российских фирм-экспонентов форма участия в зарубежных выставках. Коллективные экспозиции имеют ряд преимуществ. Это способствует усилению воздействия, тем самым улучшая результат, и одновременно снижает расходы. Преимущество совместного участия еще и в том, что во время работы для участников организуются и проводятся пресс-конференции, семинары, рабочие встречи и переговоры.

Участие в корпоративных  стендах не означает, что свою выставочную  политику передали в чужие руки. Такая форма участия – выгодная возможность без особых финансовых и временных затрат приобрести опыт на выставке.

3.Страхование

В тех случаях, когда экспоненты не могут за счет собственных средств уменьшить  вероятность наступления того или иного рискового события или компенсировать его последствия, осуществляется страхование риска, которое состоит по существу в передаче определенных рисков страховой компании.