Организация участия в выставке

1. Постановка проблемы 
 

     Рассмотрим  выставки как один из инструментов маркетинговых коммуникаций. Едва ли какой-нибудь другой из инструментов маркетинга обладает способностью представить  во всей полноте предприятие и  его продукцию, одновременно предоставляя возможность личного контакта с клиентами.

     И если раньше деятельность предприятия  на выставках была направлена непосредственно  на обеспечение сбыта продукции, то в настоящее время участие  в выставке для предприятия –  это одно из важнейших средств  коммуникации с потенциальными партнерами и потребителями. Она предоставляет организациям прекрасную возможность проведения эффективной презентации и установления личных контактов с деловыми партнерами. Можно выделить следующие маркетинговые функции выставки:

·                 Выставка является концентрированным  отображением существующей ситуации на рынке в той или иной сфере. Принимая участие в выставке, предприятие может четко прояснить для себя ситуацию на рынке: примерное количество конкурирующих организаций, диапазон и качество выпускаемой ими продукции, услуги, которые доступны покупателям подобных товаров

·                 Предприятие может проследить зависимость стоимости представленных на выставке товаров от  их качества. Это во многом помогает самой компании скорректировать свою ценовую политику.

·                 На выставке аналитики предприятия могут прояснить ситуацию на рынке, т.е. определить какие ниши сходных или сопутствующих товаров еще не заняты на рынке, а также просчитать целесообразность запуска новой линии товаров.

·                 Выставка в отличие от газетных публикаций, теле и радио сюжетов воспринимается всеми посетителями как эмоциональное событие, которое затрагивает все органы чувств человека. При непосредственном контакте со своими потребителями компания может более четко сформировать отношение к себе и своей продукции.  

     В секторе В2В выставки являются одним  из ключевых элементов маркетинга, поскольку именно здесь в концентрированном  виде собираются одновременно «спрос и предложение».  При этом предприятия затрачивают на выставочную деятельность в среднем примерно 40% своего рекламного бюджета.  Однако, это оправданные рекламные расходы – обычные каналы СМИ малоэффективны в данном секторе.

В сфере отечественного выставочного бизнеса специалисты отмечают появление важных тенденций:

1) растет количество  специализированных выставок по  сравнению с универсальными (соответственно, 76% и 24%), что весьма выгодно  фирмам- экспонентам,

2) наблюдается  рост числа российских фирм, участвующих  в международных выставках

3) стабильно  растет интерес зарубежных фирм  к России

Этот бурный рост выставочной активности в настоящее  время свидетельствует о стремлении предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные  связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках.

     Собственно  это и есть причины возникновения  потребности участия в выставке у компании ООО «Гран При».

     Натуральный камень, керамогранит и алюминиевые  композитные панели прочно заняли свое место на рынке строительных материалов и являются на сегодняшний день основными компонентами для комплектации строительных объектов. ООО «Гран При» осуществляет данный вид деятельности более 5 лет. За это время компания успела вырасти и, как говориться, встать на ноги. Компания успела выполнить множество крупных заказов от государственных служб.

Поэтому фирма «Гран При» и решила принять участие в выставке «Мосбилд 2010»,так сказать посмотреть реальную ситуацию на рынке и понять насколько прочно она обосновалась в этой отрасли. Тем более, что это прекрасный повод показать себя, а также почерпнуть опыт других участников выставки. 

2. Цели проекта 

2.1. Генеральная цель

Генеральной целью  является получение информации о  ситуации на  рынке, определение  позиции компании в отрасли. 
 

2.2. Конкретные цели 

1.  прямые продажи; увеличение объема продаж

2.  получение деловых связей; формирование сети дилеров или дистрибьюторов

3.   заключение перспективных контрактов;

4. решение PR-задач - улучшение имиджа фирмы, воздействие на целевую группу клиентов
5. исследование выпускаемой и реализуемой компанией продукции.    Одновременный сбор достоверных данных об оценке качества товара потребителем с целью возможной последующей модификации, улучшения.

      Исследования должны решить следующие вопросы:

· жизненный цикл продукции;

· удовлетворение определенных потребностей;

· конкурентоспособность.

6. Сбор информации  о конкурентах 
 

3. Содержание  проекта

 

В процессе реализации проекта все усилия будут направлены на достижение целей. И поэтому ключевым этапом, безусловно, является сама выставка. Ведь все   зависит от того, насколько эффективно будет общение с клиентами.

Таким образом, чрезвычайно важен подбор людей для работы на стенде. Это будут люди, которые высоко ценят и компанию, и выпускаемую ею продукцию. Неотъемлемый навык — знание иностранных языков.  

Самое важное, чтобы  выставочная команда хорошо работала вместе, была информирована о продуктах и услугах и настроена на то, чтобы помочь посетителям. Поэтому команда будет тщательно подготовлена теоретически и практически.

Обучение  персонала перед  выставкой

Будут проанализированы и рассмотрены следующие ключевые моменты:

• Представить каждого всей команде, включая переводчиков.
• Проверить стенд, расположение экспонатов и надписей.
• Обсудить маркетинговый план.
• Напомнить задачи каждого члена команды.
• Обсудить продукцию, которая будет представлена.
• Обрисовать план приветствия клиентов на выставке.
• Предоставить расписание для персонала.
• Обсудить работу с посетителями.
• Объяснить, как заполнять анкету потенциальных клиентов.
• Обсудить методы эффективного влияния на потенциальных клиентов с большими покупательными возможностями.

Задачи  персонала

Будет поставлена перед каждым членом команды персональная цель, которую он должен достигать на стенде каждый час. Для этого будет показано, как эффективно работать на выставке. На стенде будут работать три человека, задача которых привлекать внимание посетителей и тщательно конспектировать полученную информацию. Чем коммуникабельнее будет стендист, тем легче ему будет расположить к себе потенциального клиента.

Чем лучше подготовлен  персонал, тем больше у компании шансов добиться успеха.

В дальнейшем планируется  тщательный анализ полученных данных  и соответственная структуризация. Ведь на основе этой информации будут  выявляться ответы на главные интересующие вопросы.

Присутствующий  руководитель проекта будет представлять компанию от лица руководящего звена. Также в процессе выставки планируется  детальное общение с руководителями конкурирующих фирм и фирм-потребителей.

4.Объем  работ

4.1. Масштаб работ

В проекте принимают  участие шесть человек, из которых один руководитель проекта.

На период проведения выставки вся группа  командируется  в г.Москву. 

4.2. Задачи и этапы  их исполнения 

- Подготовительный этап

    1. Утверждение штата проекта 

           1.1.Проведение совещания выявляющего цели, задачи, планы работы сотрудников

    2. Оформление документов на участие в выставке: 

2.1. Заполнение бланка, и дальнейшее подписание директором фирмы

2.2. Выбор выставочной площади

2.3. Выбор места стенда

2.4. Дополнительные услуги: электричество, клининговые услуги

2.5. Утверждение директором бланка: подпись, печать

2.6. Оформление пропусков

2.7. Оплата регистрационного сбора

2.8. Оформление  командировки 

    3. Первичное планирование бюджета 

    4. Разработка проекта выставочной площади 

          4.1  Выбор фирмы-разработчика стенда 

         4.2. Разработка стенда, изготовление стенда

          4.3. Выбор коврового покрытия, закупка

         4.4. Выбор светового решения (закупка ламп)

          4.5. Выбор и закупка стеллажей

         4.6. Выбор и закупка мебели: столы, стулья для посетителей 

      5. Разработка плана расположения стенда и сопутствующих предметов мебели 

      6.  Подготовка экспонатов 

      7.   Разработка рекламных печатных изданий и сувенирной продукции, информационных материалов 

          7.1. Выбор типа продукции

          7.2. Определение объема продукции

          7.3. Выбор типографской фирмы

          7.4. Разработка с фирмой дизайна продукции

          7.5. Заказ продукции, изготовление 

     8. Размещение объявления об участии в выставке на сайте, информирование клиентов и партнеров 

      

 9. Заказ билетов и бронирование номеров 

10. Загрузка машины  оборудованием, материалами, отправка  машины 

11. Монтаж оборудования, стенда 

- Этап выставки

12. Проведение выставки 

          12.1 . Запись клиентов

           12.2 . Консультирование клиентов 

- Заключительный этап

 13. Демонтаж стенда и оборудования 

 14. Составление окончательной сметы 

 15.Составление отчета

            15.1 Структуризация контактов

            15.2. Составление авансовых отчетов стендистов

            15.3. Выявление горящих заказов 

 16. Подведение итогов 

5. Организация работ

Как и положено, в компании назначено ответственное лицо, отвечающее за подготовку, организацию, реализацию проекта, в данном случае организацию участия в выставке. Этим человеком был назначен начальник отдела материально-технического обеспечения.

Работу стендистов выполняют сотрудники фирмы:

- менеджеры отдела  продаж

А также возлагаются  функции подготовки экспонатов, информирования клиентов и партнеров, составления  отчетов. 

- офис-менеджер

Обязанности по оформлению всех сопроводительных документов, а также документов на участие  в выставке возлагаются также  на офис-менеджера. 

На время подготовки сотрудники нанимаются (по совместительству) на неполный рабочий день, а также включаются пять дней командировки на полный рабочий день.

Ответственные за перевозку оборудования, монтаж, демонтаж, погрузочно-разгрузочные работы:

-водитель, работающий в компании

-экспедитор, работающий в компании

Для разработки стенда привлекается нижегородская  фирма ООО «Атлантик».